Arbeitgeber: Hays Professional Solutions GmbH

### Ihre Vorteile:

- 30 Tage Urlaub
- Arbeit in einem internationalen Unternehmen

### Ihre Aufgaben:

- In dieser Rolle unterstützen Sie das Marketing- und Administrationsteam im operativen Tagesgeschäft und tragen zu einem reibungslosen Ablauf interner Prozesse bei
- Ein Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit liegt in der Unterstützung bei der Erstellung und Koordination von Verträgen. Hierbei arbeiten Sie mit bestehenden Templates und definierten Prozessen
- Darüber hinaus organisieren und koordinieren Sie Kongresse, Veranstaltungen und interne Meetings und unterstützen bei deren Vor- und Nachbereitung
- Die Abstimmung und Nachverfolgung von Rechnungen gehört ebenso zu Ihrem Aufgabenbereich wie die Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
- Sie übernehmen die Koordination von Terminen und sorgen für eine effiziente Kalender- und Ressourcenplanung innerhalb des Teams
- Zudem erstellen Sie Meeting-Agenden, führen Protokolle und stellen eine strukturierte Dokumentation relevanter Inhalte sicher
- Im Marketingumfeld unterstützen Sie bei administrativen und organisatorischen Aufgaben sowie bei der Umsetzung kleinerer Marketingmaßnahmen
- Abgerundet wird Ihr Aufgabenbereich durch die enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen und die Unterstützung eines neu aufgebauten Teams im Zuge einer Produkteinführung

### Ihre Qualifikationen:

- Eine abgeschlossene Ausbildung oder ein Studium sind willkommen, entscheidend ist jedoch Ihre praktische Erfahrung in vergleichbaren Aufgabenbereichen
- Für diese Position bringen Sie idealerweise Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion mit, beispielsweise im Marketing-, Vertriebs-, Market-Access- oder Pharmaumfeld
- Erfahrung in der Organisation von Kongressen, Veranstaltungen oder Meetings sowie in der Koordination administrativer Prozesse ist von Vorteil
- Sie verfügen über ein gutes Verständnis für Rechnungsprozesse, Terminmanagement und die Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen Schnittstellen
- Der sichere Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen ist für Sie selbstverständlich, erste Erfahrungen mit Microsoft Viva und KI-gestützten Tools sind wünschenswert
- Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse ermöglichen Ihnen die Kommunikation in einem internationalen Umfeld
- Sie arbeiten strukturiert, eigenständig und zuverlässig und behalten auch bei mehreren parallel laufenden Themen den Überblick
- Eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität, hohe Motivation sowie Freude an organisatorischen und koordinativen Aufgaben zeichnen Sie aus
- Empathie im Umgang mit unterschiedlichen Kulturen und Persönlichkeiten sowie eine offene und teamorientierte Arbeitsweise runden Ihr Profil ab

### Über Hays:

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