Teamassistenz / Office Management (m/w/d)

Arbeitgeber: Abberior Instruments GmbH

* Du hältst der Geschäftsführung und dem Managementteam bei administrativen und organisatorischen Themen den Rücken frei und unterstützt bei der Vor- und Nachbereitung interner Meetings.
* Du unterstützt unser HR-Team bei administrativen und organisatorischen Aufgaben und übernimmst eigenständig definierte Themen und Prozesse im HR-Tagesgeschäft.
* Du bist zentrale Ansprechperson rund um Geschäftsreisen. Du unterstützt unsere Teammitglieder bei der Reiseplanung und -buchung und prüfst Reisekostenabrechnungen.
* Du entwickelst administrative Abläufe und Standards gemeinsam mit uns weiter und sorgst dafür, dass relevante Prozesse nachvollziehbar und verlässlich dokumentiert sind.
* Du sorgst dafür, dass sich unsere Besucher und Gäste von Anfang an willkommen fühlen. Du koordinierst Besuche, bereitest diese organisatorisch vor und stellst einen professionellen Empfang sicher.
* Nicht jede Aufgabe lässt sich langfristig planen. Kurzfristige Anfragen, neue Themen und kleinere Projekte siehst Du als willkommene Abwechslung und gehst sie pragmatisch und lösungsorientiert an.

* Du hast eine kaufmännische Berufsausbildung erfolgreich abgeschlossen oder verfügst über eine vergleichbare Qualifikation.
* Du bringst idealerweise mehrere Jahre Berufserfahrung im Assistenz-, Office-Management- oder administrativen Bereich mit. Diskretion und ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen sind für Dich selbstverständlich.
* Du bist ein echtes Organisationstalent: Auch wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren, behältst Du den Überblick, setzt Prioritäten und denkst einen Schritt voraus. Du hast Freude daran, Strukturen zu schaffen, Abläufe zu verbessern und Themen eigenständig voranzutreiben.
* Du arbeitest selbstständig, sorgfältig und verbindlich und hast einen hohen Anspruch an die Qualität Deiner Arbeit. Du überzeugst durch Deine proaktive, serviceorientierte Art.
* Ein sicheres Auftreten sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse runden Dein Profil ab. Du kommunizierst souverän mit unterschiedlichen Ansprechpartner\*innen – vom neuen Teammitglied über externe Dienstleister bis zur Geschäftsführung.