Teamleitung Auftrags- & Kundenmanagement (m/w/d)

Auftragssteuerung | Kundenservice | Logistik | Fachliche Teamführung

250.000 Kundenbestellungen. 40 Onlineshops. Fünf Marktplätze. Und jede Bestellung muss ihren Weg zum Kunden finden.

Ob Gaming, Sammelkarten, Merchandise internationaler Musikkünstler oder Sportartikel – bei der Protrade Integra gGmbH ist täglich einiges los.

Damit unsere Kunden ihre Bestellungen zuverlässig erhalten, müssen viele Dinge ineinandergreifen: Kundenservice, Auftragsbearbeitung, Zahlungsmanagement, Kommissionierung und Versand.

Und manchmal funktioniert eben nicht alles nach Plan.

Genau deshalb suchen wir eine Persönlichkeit, die den Überblick behält, Menschen fachlich anleitet, Probleme löst und dort mit anpackt, wo Unterstützung gebraucht wird.

Wir suchen keinen Schreibtischmanager. Wir suchen jemanden, der Verantwortung übernimmt, sein Team mitnimmt und dafür sorgt, dass die Arbeit erledigt wird.

Deine Aufgaben

Aufträge steuern und Kunden unterstützen

• Die tägliche Auftragsabwicklung organisieren und Prioritäten setzen.

• Bestellungen aus Onlineshops und Marktplätzen überwachen und kritische Vorgänge erkennen.

• Kundenanfragen per E-Mail, Telefon und über Verkaufsplattformen koordinieren und selbst bearbeiten.

• Reklamationen, Retouren, Erstattungen und Zahlungsfragen zuverlässig klären.

• Sicherstellen, dass offene Vorgänge nicht liegen bleiben und Kunden verbindliche Rückmeldungen erhalten.

Logistische Prozesse verstehen und verbessern

• Die Abläufe zwischen Auftragsbearbeitung, Lager, Kommissionierung und Versand aktiv begleiten.

• Kommissionierstrategien verstehen, bewerten und gemeinsam mit den Kollegen optimieren.

• Fehlerquellen bei Lagerbeständen, Artikeln, Picklisten und Versandprozessen erkennen.

• Problematische Bestellungen nachverfolgen und fehlende oder falsch zugeordnete Artikel bei Bedarf selbst im Lager suchen.

• Engpässe identifizieren und praktische Lösungen entwickeln.

• Bei hohem Auftragsaufkommen selbst mithelfen – auch beim Kommissionieren, Verpacken oder beim Versand der letzten dringenden Pakete.

Denn manchmal entscheidet nicht die nächste Besprechung, sondern das letzte gepackte Paket darüber, ob ein Kunde zufrieden ist.

Menschen fachlich führen und unterstützen

• Die tägliche Arbeit des Teams organisieren und Aufgaben sinnvoll verteilen.

• Kollegen entsprechend ihren individuellen Fähigkeiten und Stärken einsetzen und fördern.

• Neue Mitarbeiter einarbeiten, Wissen weitergeben und bei Herausforderungen unterstützen.

• Auch in stressigen Situationen Orientierung geben, Prioritäten setzen und Entscheidungen treffen.

• Ein respektvolles, zuverlässiges und motivierendes Miteinander fördern.

Abläufe weiterentwickeln

• Wiederkehrende Fehler und unnötige Arbeitsschritte erkennen.

• Prozesse zwischen Kundenservice, Auftragssteuerung und Logistik verbessern.

• Gemeinsam mit IT, Lager und weiteren Fachbereichen praktikable Lösungen erarbeiten.

• Digitale Systeme sinnvoll einsetzen und bestehende Arbeitsweisen hinterfragen.

Das bringst du mit

• Berufserfahrung im kaufmännischen Auftragsmanagement, Kundenservice, in der operativen Logistik oder einer vergleichbaren Tätigkeit.

• Idealerweise erste Erfahrung in der Teamleitung oder Teamkoordination – alternativ eine ausgeprägte Motivation und die persönliche Eignung, Führungsverantwortung zu übernehmen.

• Verständnis für logistische Abläufe und die Bereitschaft, dich intensiv mit Kommissionierung, Lagerprozessen und Versand auseinanderzusetzen.

• Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei hohem Arbeitsaufkommen den Überblick zu behalten.

• Sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsabläufen und die Bereitschaft, unsere ERP- und Auftragsmanagementsysteme kennenzulernen.

• Freude am Umgang mit Menschen, Geduld und eine klare, wertschätzende Kommunikation.

• Entscheidungsfreude, Verantwortungsbewusstsein und eine pragmatische Arbeitsweise.

Besonders wichtig ist uns deine Einstellung.

Du bist jemand, der nicht nur Probleme erkennt, sondern Lösungen sucht. Der Kollegen unterstützt, statt nur Aufgaben zu verteilen. Und der sich nicht zu schade ist, selbst ein Paket zu packen, wenn dadurch eine dringende Bestellung noch rechtzeitig beim Kunden ankommt.

Was dich bei uns erwartet

Verantwortung mit Gestaltungsspielraum

Du übernimmst die fachliche und operative Teamleitung im Tagesgeschäft. Die disziplinarische Personalverantwortung verbleibt bei der übergeordneten Leitung.

Ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld

Gaming, Musik, Sport und Merchandise – bei uns treffen unterschiedlichste Produkte, Marken und Kunden aufeinander.

Menschen mit unterschiedlichen Stärken

Als Inklusionsunternehmen arbeiten bei uns Menschen mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Unterstützungsbedarfen. Das erfordert manchmal individuelle Lösungen, klare Kommunikation und Geduld.

Du unterstützt deine Kollegen, erkennst Potenziale und trägst dazu bei, dass jeder seine Stärken einbringen kann.

Kurze Wege und praktische Lösungen

Wir schätzen Menschen, die mitdenken, Vorschläge machen und Verbesserungen selbst vorantreiben. Gute Ideen sollen nicht in langen Abstimmungsprozessen verschwinden.

Eine Aufgabe mit gesellschaftlichem Mehrwert

Als gemeinnütziges Inklusionsunternehmen verbinden wir wirtschaftliche Leistung mit sozialer Verantwortung. Wir schaffen Arbeitsplätze und berufliche Perspektiven für Menschen mit Behinderung und fördern die Zusammenarbeit von Menschen mit und ohne Behinderung.