Verwaltungsleiter (m/w/d)

Wir als Verein „Haus der Familie Guben e. V.“ bauen auf über 35 Jahre Erfahrung und Kompetenz in der sozialen Arbeit mit dem Schwerpunkt der Kinder- und Jugendhilfe.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet eine engagierte, verantwortungsbewusste und vertrauenswürdige Persönlichkeit als

Verwaltungsleitung (m/w/d) in Vollzeit

in der schönen Neißestadt Guben.

Ihre Aufgaben bei uns im Überblick:

Verwaltung und Organisation

• Organisation, Koordination und Sicherstellung der allgemeinen Verwaltungsabläufe

• Bearbeitung allgemeiner administrativer und kaufmännischer Aufgaben

• Pflege und Verwaltung von Stamm- und Personaldaten

• Fachliche Koordination der Verwaltungsaufgaben und Unterstützung der Mitarbeitenden bei administrativen Fragestellungen

• Enge Zusammenarbeit mit dem Vorstand, den Leiterinnen und Leitern der Einrichtungen und Arbeitsbereiche sowie den Mitarbeitenden

• Weiterentwicklung und Optimierung interner Verwaltungsprozesse

• Sicherstellung einer strukturierten und transparenten Dokumentation

Finanz- und Rechnungswesen

• Fachliche Koordination und Organisation des Rechnungswesens gemeinsam mit einer Mitarbeiterin

• Aktive Mitarbeit in der laufenden Finanzbuchhaltung (Debitoren, Kreditoren und Sachkonten)

• Prüfung, Kontierung und Buchung laufender Geschäftsvorfälle

• Überwachung des Zahlungsverkehrs sowie der Zahlungseingänge und -ausgänge

• Abstimmung und Pflege der Konten sowie Klärung offener Posten

• Führung der Bargeld- und Portokasse

• Durchführung der Haushalts- und Kassenangelegenheiten einschließlich Rechnungslegung

• Erstellung von Haushaltsplanentwürfen und betriebswirtschaftlichen Auswertungen

• Mitwirkung bei der Liquiditätsplanung und Überwachung der finanziellen Entwicklung des Vereins

• Erstellung und Vorbereitung der Jahresabschlüsse

• Zusammenstellung und Prüfung sämtlicher erforderlicher Abschlussunterlagen

• Verwaltung des Vereinsvermögens einschließlich Anlagenbuchhaltung

• Erstellung von Jahresrechnungen, Auswertungen und finanziellen Übersichten für Einrichtungen und Projekte

• Vorbereitung und Begleitung steuerlicher und wirtschaftlicher Prüfungen

• Aufbereitung der finanziellen Ergebnisse und regelmäßige Berichterstattung an den Vorstand und Aufsichtsrat

Fördermittel- und Projektmanagement

• Kaufmännische Begleitung und Verwaltung unserer Einrichtungen und Projekte

• Bearbeitung und Kontrolle von Fördermittelabrechnungen

• Überwachung von Fördermittelabrufen, Zahlungseingängen und zweckgebundener Mittelverwendung

• Vorbereitung und Erstellung von Verwendungsnachweisen

• Korrespondenz mit Zuwendungsgebern und Fördermittelstellen

• Überwachung von Abrechnungsfristen und Förderbedingungen

• Mitwirkung bei der Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Mittelverwendung

Zusammenarbeit und Berichtswesen

• enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Vorstand und Aufsichtsrat

• Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Auswertungen und Berichten für den Verein und Mitgliederversammlung

• regelmäßige Berichterstattung über die wirtschaftliche und administrative Entwicklung des Vereins

• Umsetzung und Begleitung der durch Vorstand und Aufsichtsrat gefassten Beschlüsse im eigenen Zuständigkeitsbereich

• Zusammenarbeit mit den Leiterinnen und Leitern der Einrichtungen auf Augenhöhe

• Unterstützung der Leitungskräfte in kaufmännischen und administrativen Fragestellungen

Das bringen Sie mit

• eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation

• Berufserfahrung in einer Verwaltung, im Rechnungswesen oder in einer vergleichbaren kaufmännischen Tätigkeit

• fundierte Kenntnisse in der Buchhaltung, insbesondere im Debitoren-, Kreditoren- und Sachkontenbereich

• Kenntnisse in der Vorbereitung und Erstellung von Jahresabschlüssen

• gute Kenntnisse im Vereinsrecht, Steuerrecht und idealerweise im Gemeinnützigkeitsrecht

• wünschenswert sind Erfahrungen im Fördermittelmanagement und Zuwendungsrecht

• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in Word und Excel

• ein gutes Zahlenverständnis sowie analytisches und lösungsorientiertes Denkvermögen

• eine schnelle Auffassungsgabe und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise

• Organisationstalent, Flexibilität und eine ausgeprägte Serviceorientierung

• Kommunikationsstärke und die Fähigkeit, Arbeitsabläufe fachlich zu koordinieren

• Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Eigeninitiative

• ein hohes Maß an persönlicher Integrität, Loyalität und absoluter Vertrauenswürdigkeit

• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Finanz-, Personal- und Vereinsangelegenheiten

• die Fähigkeit zu einer vertrauensvollen, konstruktiven und verbindlichen Zusammenarbeit mit Vorstand und Aufsichtsrat

• Führerschein Klasse B

• Identifikation mit den Aufgaben, Werten und Zielen unseres Vereins

Das bieten wir Ihnen

• eine unbefristete Beschäftigung in Vollzeit

• eine zentrale Position mit engem Austausch zum Vorstand und Aufsichtsrat

• eigenständiges Arbeiten im Rahmen der vereinbarten Zuständigkeiten

• gute Arbeitsbedingungen

• leistungsgerechte Vergütung

• kostenlose Weiterbildungsmöglichkeiten

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, freuen wir uns auf Sie und Ihre Bewerbungsunterlagen.

Diese richten Sie bitte schriftlich an:

Haus der Familie Guben e.V.

z. Hd. Vorstand

Goethestraße 93

03172 Guben

oder gerne auch via E-Mail im PDF-Format an:

j.sobe@haus-der-familie-guben.de