Vorstandsassistenz / Vorstandssekretariat (m/w/d) Vollzeit

Arbeitgeber: Ev. Diakoniestiftung Herford

**Das bringen Sie mit**

- **Qualifikation & Erfahrung:** **Mehrjährige Berufserfahrung in der direkten Vorstands- oder Geschäftsführungsassistenz/Sekretariat kombiniert mit einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung, einer vergleichbaren Qualifikation oder einem BWL-Studium ist erforderlich**
- **IT-Kenntnisse:** Fundierte MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Word, Excel und PowerPoint)
- **Persönlichkeit:** Hohe Kommunikations- und Organisationsfähigkeit, verbindliches Auftreten sowie ausgeprägte soziale Kompetenz
- **Arbeitsweise:** Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und absolute Diskretion

**Über uns**

Die **Evangelische Diakoniestiftung Herford** mit rund 900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und 16 verschiedenen Einrichtungen, Beratungsstellen und Angeboten engagiert sich in den Bereichen der teil- und vollstationären Pflege ebenso wie in den Bereichen der Integrationshilfen durch Beratungs-, Wohn- und Beschäftigungsangebote im Kreis Herford. Für unser Vorstandssekretariat in der Hauptverwaltung suchen wir ab sofort eine tatkräftige Unterstützung.

**Ihr Aufgabenbereich**

- **Termin- und Veranstaltungsmanagement:** Planung, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen, einschließlich der Organisation von Bewirtung für interne und externe Gäste, Gremien und Netzwerke
- **Versicherungsmanagement:** Bearbeitung aller versicherungsrelevanten Vorgänge 
- **Dokumenten- und Aktenverwaltung:** Digitalisierung, Pflege und strukturierte Ablage von Dokumenten sowie Sicherstellung einer effizienten Dokumentation
- **Korrespondenz und Kommunikation:** Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Verwaltung des zentralen E-Mail-Postfachs sowie professionelle schriftliche und telefonische Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
- **Empfangs- und Telefonzentrale:** Freundliche und professionelle Betreuung der Telefonzentrale sowie erste Anlaufstelle für Besucher und externe Anfragen
- **Allgemeine Büroorganisation und Verwaltung:** Beschaffung und Verwaltung von Büro- und Werbematerialien, Überwachung der Lagerbestände, Erstellung von Mailings, Rechnungsprüfung, Bearbeitung von Spenden, Pflege interner Listen und Handbücher, Einholung und Vergleich von Angeboten sowie Beauftragung externer Dienstleister

**Das bieten wir Ihnen**

- 30 Tage Urlaub (ab 2027: 31 Tage), eine tarifliche Vergütung nach dem BAT-KF, zusätzliche Altersversorgung (KZVK), Kinderzulage, Jahressonderzahlung, Krankengeldzuschuss (ab dem 2. Beschäftigungsjahr)
- Fahrradleasing über Lease a Bike
- Hervorragende Möglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung
- Mitarbeiterangebote in über 1.500 Onlineshops namhafter Anbieter
- Eine kooperative, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit guter Arbeitsatmosphäre

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. 
**(Bitte ausschließlich im PDF-Format)**
**Kontakt Rückfragen:**
Meike Schrage, Tel.: 05221-9149-29
[karriere@diakoniestiftung-herford.de](https://mailto:karriere@diakoniestiftung-herford.de)