Beschreibung

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet in Vollzeit (39,83 Std./Woche = 100 %; 29,87 Std./Woche = 75 %; 19,915 Std./Woche = 50 %) eine*n

Abteilungsassistenz (m/w/d)

Unsere Abteilungen 5.7 „Planen und Bauen“ und 5.8 "Nachhaltigkeit und Energie (NE)" sind Teil des Dezernats für Bau und Gebäudemanagement und gehören zur zentralen Hochschulverwaltung der Ruhr-Universität Bochum (RUB). Die Abteilung 5.7 „Planen und Bauen“ umfasst die Sachgebiete Projektentwicklung, Planung und Baumanagement. Von der ersten Idee bis zur Umsetzung begleiten wir den gesamten Projektzyklus – sei es bei Umbauten, Kernsanierungen oder Erweiterungsbauten. Die Abteilung 5.8 "Nachhaltigkeit und Energie (NE)" ist die zentrale Koordinations- und Kontaktstelle für Nachhaltigkeit an der Ruhr-Universität und setzt die Nachhaltigkeitsstrategie im Handlungsfeld Organisation um. Als Team gestalten wir gemeinsam die Zukunft unseres Campus aktiv mit und bearbeiten gemeinsam nicht nur die nachhaltige konzeptionelle und strategische Entwicklung des Hochschulstandorts, sondern sorgen auch dafür, dass Visionen Wirklichkeit werden.

Umfang: Vollzeit
Dauer: unbefristet,
Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Bewerben bis: 03.10.2025

Ihre Aufgaben:

- Sie unterstützen die Abteilungsleitungen und ggf. Teams beider Abteilungen in vielfältigen organisatorischen und administrativen Belangen. Sie tragen maßgeblich dazu bei, dass Projekte und Abläufe effizient und reibungslos umgesetzt werden.
- Sie unterstützen die Abteilungsleitungen und Teams bei der Organisation, Koordination und Umsetzung von Projekten sowie bei der allgemeinen Abteilungsorganisation
- Sie übernehmen die Terminplanung, bereiten Besprechungen vor und kümmern sich um die Protokollführung sowie die Nachverfolgung von Aufgaben.
- Sie koordinieren die Kommunikation zwischen internen und externen Ansprechpartner:innen und sorgen für einen effizienten Informationsfluss.
- Sie sind verantwortlich für die Pflege und Verwaltung projektbezogener Unterlagen, erstellen Präsentationen und unterstützen bei der Erstellung von Berichten und Dokumentationen.
- Sie unterstützen bei der Budgetüberwachung und bei administrativen Aufgaben im Rahmen des Projektmanagements.
- Sie bringen eigene Ideen ein, um Prozesse zu optimieren, und tragen aktiv dazu bei, die Projektziele gemeinsam im Team zu erreichen.
- Sie behalten auch in stressigen Situationen den Überblick und sorgen mit Ihrer strukturierten Arbeitsweise für einen reibungslosen Ablauf im Projektalltag.

Ihr Profil:

- erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung wünschenswert
- Idealerweise verfügen Sie über erste Berufserfahrung im Bereich Abteilungs-/Projektassistenz, Verwaltung oder im organisatorischen Umfeld.
- Sie sind sicher im Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen und bringen idealerweise Erfahrung im Umgang mit digitalen Tools und Projektmanagement-Software mit.
- Sie arbeiten strukturiert, sorgfältig und eigenständig und behalten auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick.
- Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein zeichnen Sie aus.
- Sie bringen eine ausgeprägte Serviceorientierung sowie Teamfähigkeit mit und unterstützen gerne andere bei der Umsetzung gemeinsamer Ziele.
- Sie können sich schnell in neue Themen einarbeiten und zeigen Eigeninitiative bei der Entwicklung von Lösungen.
- Kommunikationsstärke, Diskretion und ein freundliches Auftreten runden Ihr Profil ab.
- Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens auf C1-Niveau).

[https://jobs.ruhr-uni-bochum.de/jobposting/6431936bab30a3aac1bcc6644a8d9280bea5251e0?ref=AfA](https://jobs.ruhr-uni-bochum.de/jobposting/6431936bab30a3aac1bcc6644a8d9280bea5251e0?ref=AfA)