Administrative Assistenz

1 Ziel der Stelle

Unterstützt die Geschäftstätigkeit des Unternehmens in Deutschland und die Personalabteilung in administrativen Belangen durch die Bearbeitung der Korrespondenz, die Verwaltung von Dokumenten und digitalen Unterlagen, den laufenden Kontakt mit lokalen Institutionen und Dienstleistern sowie die Nachverfolgung von Anfragen bis zu deren Erledigung.

2 Korrespondenz und Archivierung

• Nimmt postalische und elektronische Korrespondenz entgegen, sortiert, erfasst und verteilt sie; scannt Dokumente und leitet sie an die zuständigen Personen weiter.

• Meldet dringende Dokumente, behördliche Mitteilungen und Antwortfristen am Tag des Eingangs; bewahrt Umschläge und Empfangsnachweise auf, soweit diese relevant sind.

• Bereitet Post- und Kuriersendungen einschließlich Einschreiben vor; bewahrt Versandnachweise auf und verfolgt die Zustellung.

• Ordnet, benennt und archiviert physische und digitale Dokumente gemäß den internen Verfahren; stellt sicher, dass Versionen und Originale schnell identifiziert werden können.

• Führt einen Nachweis über ausgeliehene oder übergebene Dokumente und wendet die internen Regeln zu Zugriff, Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten an.

3 Administrative Unterstützung der Personalabteilung

• Legt Personalstammdatensätze und Personalakten im digitalen System auf Grundlage der von der Personalabteilung geprüften Daten und Dokumente an; scannt Dokumente, lädt sie hoch und aktualisiert sie.

• Prüft die Vollständigkeit der Unterlagen anhand der Einstellungscheckliste und fordert fehlende Unterlagen an; aktualisiert freigegebene administrative Daten und meldet Unstimmigkeiten.

• Bereitet die von der Personalabteilung freigegebenen Dokumente und Formulare zur Unterzeichnung vor; verfolgt deren Rücklauf und archiviert die unterschriebenen Exemplare.

• Sammelt die von der Personalabteilung für Lohnabrechnung, Urlaub oder Fehlzeiten angeforderten Dokumente und Informationen und übermittelt sie fristgerecht.

• Unterstützt administrativ den Eintritt und Austritt von Beschäftigten, einschließlich Terminvereinbarungen, Übergabeunterlagen und der Erfassung zugewiesener Arbeitsmittel.

4 Zusammenarbeit mit den Krankenkassen

• Führt die administrative Korrespondenz mit den Krankenkassen, bei denen die Beschäftigten versichert sind, in Abstimmung mit der Personalabteilung und dem externen Lohnabrechnungsdienstleister.

• Sammelt und übermittelt Mitgliedschaftsbestätigungen, Formulare und Nachweise; verfolgt den Eingang von Antworten und die Vervollständigung angeforderter Unterlagen.

• Dokumentiert die von den einzelnen Beschäftigten angegebene Krankenkasse sowie bestätigte Änderungen und leitet die Informationen an die Personalabteilung und die Lohnabrechnung weiter.

• Unterstützt Beschäftigte beim Verständnis eingegangener administrativer Anfragen und bei der Zusammenstellung von Unterlagen, ohne in ihrem Namen über die Wahl oder den Wechsel der Versicherung zu entscheiden.

• Meldet Abweichungen zwischen den Unternehmensunterlagen, den Bestätigungen der Krankenkassen und den Angaben des Lohnabrechnungsdienstleisters und verfolgt deren Klärung.

• Leitet Anfragen zu Entgeltbescheinigungen, Arbeitsunfähigkeitszeiten oder zum Beitragskonto an die zuständigen Personen weiter und verfolgt deren Bearbeitung; greift nur im Rahmen der erteilten Berechtigungen auf personenbezogene Daten zu.

5 Verwaltung der Firmen Pkw

• Stellt die Unterlagen für die Zulassung, Außerbetriebsetzung, Umschreibung oder Änderung der Fahrzeugdaten zusammen und vereinbart Termine bei der Zulassungsstelle.

• Reicht Unterlagen ein, holt Dokumente ab, beantragt Kennzeichen und verfolgt den Abschluss der Vorgänge auf Grundlage der Vollmachten und Freigaben des Unternehmens.

• Beschafft bei den zuständigen Personen die erforderlichen Unterlagen einschließlich der elektronischen Versicherungsbestätigung (eVB) und prüft die Unterlagen vor der Einreichung auf administrative Vollständigkeit.

• Aktualisiert die Übersicht über Firmen-Pkw, Fahrzeugdokumente, Versicherungspolicen, Hauptuntersuchungen (HU), Wartungen und Fälligkeiten; informiert die für den Fuhrpark zuständige Person rechtzeitig vor Fristablauf.

• Vereinbart auf Anforderung des operativen Bereichs Werkstatt- und Untersuchungstermine und archiviert die zugehörigen Unterlagen; führt einen Nachweis über übergebene Schlüssel und Dokumente.

• Sammelt Übergabe- und Rückgabeprotokolle sowie freigegebene Fahrzeugzuweisungen; leitet Mitteilungen zu Vorfällen oder Bußgeldern an die dafür benannte Person weiter.

6 Administrative Zusammenarbeit mit Behörden

• Bereitet Unterlagen und Formulare vor und vereinbart Termine bei lokalen Behörden oder Institutionen gemäß den Anforderungen der Geschäftsleitung und im Rahmen des erteilten Auftrags.

• Unterstützt die Aktualisierung der administrativen Unternehmensdaten einschließlich Anschrift und Kontaktdaten und archiviert eingegangene Bestätigungen.

• Reicht Unterlagen ein oder holt sie ab und verfolgt den Bearbeitungsstand von Anträgen; leitet Anfragen, die einer fachlichen Prüfung bedürfen, an die Personalabteilung, die Geschäftsleitung oder die zuständige Beratung weiter.

7 Büroorganisation und Unterstützung vor Ort

• Nimmt Anrufe entgegen, empfängt Besucher und organisiert Termine, Besprechungen sowie lokale Dienstgänge und Dienstfahrten für Verwaltungsaufgaben.

• Stellt die Versorgung mit Büromaterial, Verbrauchsmitteln und Büroausstattung im Rahmen der genehmigten Budgets und Freigaben sicher; dokumentiert Bestellungen und Wareneingänge.

• Hält Kontakt zu Anbietern von Kurierdiensten, Telefonie, Versorgungsleistungen, Instandhaltung und anderen administrativen Dienstleistungen; verfolgt die angeforderten Einsätze.

• Sammelt Rechnungen und Belege, prüft das Vorhandensein der administrativen Angaben und leitet die Unterlagen zur Prüfung und Zahlung an die Finanzabteilung weiter.

• Unterstützt die administrative Erfassung der Mitarbeiterunterkünfte, der Schlüssel sowie der Übergabe- und Rückgabeunterlagen auf Grundlage der vom operativen Bereich übermittelten Informationen.

• Führt eine Übersicht über Anfragen und Fristen und berichtet der direkten Führungskraft regelmäßig über abgeschlossene, laufende und blockierte Vorgänge.

8 Verantwortlichkeiten und Befugnisse

• Ist für die korrekte Ausführung der übertragenen Tätigkeiten, die Unversehrtheit der verwalteten Dokumente, die Einhaltung mitgeteilter Fristen und die unverzügliche Meldung von Fehlern verantwortlich.

• Behandelt Mitarbeiter- und Unternehmensdaten vertraulich, verwendet ausschließlich freigegebene Kommunikationswege und Systeme und meldet den Verlust oder die unbefugte Offenlegung von Dokumenten unverzüglich.

• Vertritt das Unternehmen und unterzeichnet Dokumente ausschließlich auf Grundlage einer ausdrücklichen Bevollmächtigung; Bestellungen, Zahlungen und finanzielle Verpflichtungen bedürfen der internen Freigaben.

• Überlässt Entscheidungen zu Einstellungen, Lohnabrechnung, Beiträgen, Arbeitsberechtigung und Rechtsstreitigkeiten der Personalabteilung oder den zuständigen Fachpersonen und trifft hierzu keine eigenständigen Entscheidungen.

• Beachtet die internen Verfahren und Arbeitsschutzanweisungen. Übernimmt weitere administrative Aufgaben, die mit der Funktion, der Qualifikation und dem erteilten Auftrag vereinbar sind.

9 Anforderungen an die Stelle

Abgeschlossene weiterführende Schulbildung; Erfahrung in der Verwaltung oder in der Unterstützung einer Personalabteilung ist von Vorteil. Deutschkenntnisse auf dem für die Kommunikation mit Institutionen und Dienstleistern erforderlichen Niveau, empfohlen mindestens B2; Rumänischkenntnisse. Sicherer Umgang mit Microsoft Office, E-Mail und digitalen Archivierungssystemen. Organisationsfähigkeit, Genauigkeit, Diskretion und klare Kommunikation.

10 Beurteilungskriterien

Einhaltung von Fristen; vollständige und leicht auffindbare Dokumente; Richtigkeit der erfassten Daten; Bearbeitung und Nachverfolgung von Anfragen; rechtzeitige Information der zuständigen Personen; Wahrung der Vertraulichkeit und Einhaltung der erteilten Befugnisse