Administrative Assistenz (m/w/d) - Arbeitsgruppe Medical Machine Learning bei Herrn Prof. Jens Kleesiek
(Entgeltgruppe: EG 8 TV-L)
Einsatzbereich: Institut für Künstliche Intelligenz in der Medizin (IKIM)
Stellen ID: 12870
Eintritt: Nächstmöglicher Zeitpunkt
Umfang: Vollzeit / 38,5 Std.
Vertragsart: Befristet
Befristung: 5 Jahre ab Besetzung Projektbefristung gem. §14 Abs. 1 TzBfG

Ihre Aufgaben:

- Eigenverantwortliche Übernahme allgemeiner organisatorischer und administrativer Aufgaben für den Leiter des Instituts/der AG sowie dessen Arbeitsgruppe
- Koordination der Terminplanung und Organisation von Dienstreisen
- Planung und Organisation von Sitzungen, Veranstaltungen und Lehrveranstaltungen, Gästebetreuung
- Umsetzung von Beschaffungsvorgängen, Kostenkontrolle, Kalkulation der Sachmittelausgaben sowie Rechnungsstellung und -überwachung
- Aufbau, Koordinierung und Etablierung von Prozessen innerhalb der Arbeitsgruppe (u.a. Qualitätsmanagement, Beauftragtenwesen)
- Administrative Unterstützung bei Drittmittelprojekten sowie der Personal- und Finanzverwaltung
- Mitbetreuung der institutseigenen Website
 

Ihr Profil:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium mit Schwerpunkt Betriebswirtschaft, Projektmanagement oder vergleichbarer Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung in administrativen oder assistierenden Tätigkeiten, idealerweise in einem klinischen Umfeld oder Forschungseinrichtung
- Exzellente Organisations- und Planungsfähigkeiten mit Sinn für Prioritäten und Deadlines
- Proaktive und eigenverantwortliche Arbeitsweise mit hoher Lösungsorientierung
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
- Interkulturelle Kompetenz und Erfahrung im Umgang mit internationalen Teams
- Versierter Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Idealerweise Erfahrung mit Projektmanagement-Tools und Datenbanksystemen
- Grundkenntnisse in digitalen Kollaborationsplattformen
- Deutsch: Muttersprachliches Niveau oder C2 
- Englisch: (sehr) gute Kenntnisse (B1/B2) für internationale Korrespondenz, Telefonate und Gästebetreuung wünschenswert
- Flexibilität und Teamgeist in einem dynamischen, internationalem Forschungsumfeld
- Neugier und Lernbereitschaft für neue Technologien und Prozesse

Freuen Sie sich auf:

- Einen **sicheren Arbeitsplatz** im öffentlichen Dienst des Landes NRW
- **Faire Bezahlung** nach Tarif (TV-L) inkl. Jahressonderzahlung und betrieblicher Zusatzversorgung
- **30 Tage Urlaub** im Kalenderjahr (bei einer 5-Tage-Woche)
- **Interdisziplinäres Arbeiten** mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Fachbereichen
- Arbeiten mit **moderner Ausstattung** und zertifizierten Qualitätsstandards
- **Familienfreundliche Unternehmenskultur**, z. B. Betriebskindertagesstätte, Ferienprogramm für schulpflichtige Kinder, Beratung und Unterstützung durch die Abteilung für Familie & Gesundheit in allen Lebenslagen
- **Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten**, bspw. in der Bildungsakademie des UK Essen
- **Gesundheitsmanagement**, z. B. Betriebliches Eingliederungsmanagement, Impfungen, Förderung von Sportangeboten
- **Attraktive Zusatzleistungen**, bspw. vergünstigtes Kantinenessen, Gemeinschaftsevents, Wohnheimplätze

Rahmenbedingungen: Die Eingruppierung richtet sich nach den persönlichen und tariflichen Voraussetzungen., Schwerbehinderte Bewerberinnen / Bewerber und Gleichgestellte i.S. des § 2 Abs. 3 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt., Die ausgeschriebene Stelle ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte geeignet., Im Falle einer schriftlichen Bewerbung reichen Sie Ihre Unterlagen nur als unbeglaubigte Kopien ein und verwenden Sie keine Mappen, da keine Rückgabe erfolgt. Eine Vernichtung entlang der datenschutzrechtlichen Bestimmungen wird zugesichert., Das UK Essen strebt eine Erhöhung des Frauenanteils in Bereichen an, in denen Frauen unterrepräsentiert sind. Sie werden zur Bewerbung aufgefordert und im Sinne des LGGs bei gleicher Qualifikation vorrangig berücksichtigt., Eine Bescheinigung gemäß §23a Infektionsschutzgesetz (IfSG) über den Impf- und Serostatus bzgl. Masern ist erforderlich.