Universitätsklinikum Jena
07747 Jena - Deutschland
Sekretär/in - Gesundheitswesen
Arbeit
Teilzeit Abend
ab 17.03.2026
Beschreibung
**Organisation möglich machen. Struktur geben. Für Patient:innen da sein.**
Im Klinikalltag entscheidet gute Koordination über Qualität, Zeit und Vertrauen. Genau hier kommen Sie ins Spiel.
Für einen klinischen Bereich am **Universitätsklinikum Jena (UKJ)** suchen wir eine strukturstarke Persönlichkeit mit Herz für Organisation und einem klaren Blick für Prozesse. Als zentrale Schnittstelle zwischen Ärzt*innen, Patient*innen und externen Zuweisenden sorgen Sie dafür, dass Abläufe reibungslos f... weiter lesen
Im Klinikalltag entscheidet gute Koordination über Qualität, Zeit und Vertrauen. Genau hier kommen Sie ins Spiel.
Für einen klinischen Bereich am **Universitätsklinikum Jena (UKJ)** suchen wir eine strukturstarke Persönlichkeit mit Herz für Organisation und einem klaren Blick für Prozesse. Als zentrale Schnittstelle zwischen Ärzt*innen, Patient*innen und externen Zuweisenden sorgen Sie dafür, dass Abläufe reibungslos f... weiter lesen
**Organisation möglich machen. Struktur geben. Für Patient:innen da sein.**
Im Klinikalltag entscheidet gute Koordination über Qualität, Zeit und Vertrauen. Genau hier kommen Sie ins Spiel.
Für einen klinischen Bereich am **Universitätsklinikum Jena (UKJ)** suchen wir eine strukturstarke Persönlichkeit mit Herz für Organisation und einem klaren Blick für Prozesse. Als zentrale Schnittstelle zwischen Ärzt*innen, Patient*innen und externen Zuweisenden sorgen Sie dafür, dass Abläufe reibungslos funktionieren – von der Aufnahmeplanung bis zur Dokumentation.
### Das sind Ihre Aufgaben:
- **Patientenkoordination mit Überblick**
Terminierung und Organisation stationärer sowie teilstationärer Aufnahmen – vorausschauend, verbindlich und serviceorientiert.
- **Kommunikationsdrehscheibe im Klinikalltag**
Ansprechperson für Hausärzt*innen, externe Zuweiser*innen und Patient\*innen. Informationen bündeln, Transparenz schaffen, Sicherheit geben.
- **Medizinische Dokumentation professionell umgesetzt**
Arztbriefe anlegen und bearbeiten (Copra, A430 / A530) – sorgfältig, fristgerecht und qualitätsbewusst.
- **Digitale Aktenführung**
Archivierung und Dokumentenmanagement via Scan-Programm – strukturiert und datenschutzkonform.
- **Datenqualität sichern**
Quartalsweise Pflege und Ergänzung fehlender Angaben in der Gemindas-Datenbank.
Kurzum: Sie halten organisatorisch die Fäden zusammen – damit sich das medizinische Team auf die Versorgung konzentrieren kann.
### Darauf kommt es uns an:
- Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich
- Erfahrung im Arztsekretariat, in der Patientenaufnahme oder im klinischen Umfeld wünschenswert
- Grundkenntnisse in der medizinischen Terminologie
- Sicherer Umgang mit medizinischer Dokumentation und idealerweise mit Krankenhausinformationssystemen
- sicherer Umgang mit der üblichen Software (MS-Office, Outlook, SAP)
- sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1-Niveau)
- gute Schreibfähigkeiten (10-Finger-System nach Phonodiktat)
- Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise und ausgeprägtes Organisationsgeschick
- Serviceorientierung, Diskretion und Freude an Kommunikation
- Souveränität auch bei höherem Abstimmungsbedarf
Wichtig ist uns nicht Perfektion in jedem System – sondern Verantwortungsbewusstsein, Lernbereitschaft und ein professioneller Umgang mit sensiblen Informationen.
### Wir bieten noch mehr:
- Arbeiten in einem professionellen, kollegialen Umfeld
- Strukturierte Prozesse und moderne digitale Systeme
- Klare Zuständigkeiten und transparente Kommunikation
- Ein Team, das Zusammenarbeit schätzt und sich gegenseitig unterstützt
- Ein sicherer Arbeitgeber im öffentlichen Dienst mit verlässlichen Rahmenbedingungen
- Die Eingruppierung erfolgt nach TV-L in der Entgeltgruppe E5 bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen.
Kennziffer: 113/2026
\* Befristet für 2 Jahre mit Option auf Verlängerung.
Auch als Langzeitvertretung sind Sie vollwertiges Teammitglied – mit klarer Einbindung und wertschätzender Einarbeitung.
*Unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht oder [Behinderung](https://www.uniklinikum-jena.de/Beruf+_+Karriere/Bewerberguide+_+Hinweise/Schwerbehinderte+Bewerbende.html) – bei uns am Universitätsklinikum Jena sind Sie willkommen.*
Im Klinikalltag entscheidet gute Koordination über Qualität, Zeit und Vertrauen. Genau hier kommen Sie ins Spiel.
Für einen klinischen Bereich am **Universitätsklinikum Jena (UKJ)** suchen wir eine strukturstarke Persönlichkeit mit Herz für Organisation und einem klaren Blick für Prozesse. Als zentrale Schnittstelle zwischen Ärzt*innen, Patient*innen und externen Zuweisenden sorgen Sie dafür, dass Abläufe reibungslos funktionieren – von der Aufnahmeplanung bis zur Dokumentation.
### Das sind Ihre Aufgaben:
- **Patientenkoordination mit Überblick**
Terminierung und Organisation stationärer sowie teilstationärer Aufnahmen – vorausschauend, verbindlich und serviceorientiert.
- **Kommunikationsdrehscheibe im Klinikalltag**
Ansprechperson für Hausärzt*innen, externe Zuweiser*innen und Patient\*innen. Informationen bündeln, Transparenz schaffen, Sicherheit geben.
- **Medizinische Dokumentation professionell umgesetzt**
Arztbriefe anlegen und bearbeiten (Copra, A430 / A530) – sorgfältig, fristgerecht und qualitätsbewusst.
- **Digitale Aktenführung**
Archivierung und Dokumentenmanagement via Scan-Programm – strukturiert und datenschutzkonform.
- **Datenqualität sichern**
Quartalsweise Pflege und Ergänzung fehlender Angaben in der Gemindas-Datenbank.
Kurzum: Sie halten organisatorisch die Fäden zusammen – damit sich das medizinische Team auf die Versorgung konzentrieren kann.
### Darauf kommt es uns an:
- Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich
- Erfahrung im Arztsekretariat, in der Patientenaufnahme oder im klinischen Umfeld wünschenswert
- Grundkenntnisse in der medizinischen Terminologie
- Sicherer Umgang mit medizinischer Dokumentation und idealerweise mit Krankenhausinformationssystemen
- sicherer Umgang mit der üblichen Software (MS-Office, Outlook, SAP)
- sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1-Niveau)
- gute Schreibfähigkeiten (10-Finger-System nach Phonodiktat)
- Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise und ausgeprägtes Organisationsgeschick
- Serviceorientierung, Diskretion und Freude an Kommunikation
- Souveränität auch bei höherem Abstimmungsbedarf
Wichtig ist uns nicht Perfektion in jedem System – sondern Verantwortungsbewusstsein, Lernbereitschaft und ein professioneller Umgang mit sensiblen Informationen.
### Wir bieten noch mehr:
- Arbeiten in einem professionellen, kollegialen Umfeld
- Strukturierte Prozesse und moderne digitale Systeme
- Klare Zuständigkeiten und transparente Kommunikation
- Ein Team, das Zusammenarbeit schätzt und sich gegenseitig unterstützt
- Ein sicherer Arbeitgeber im öffentlichen Dienst mit verlässlichen Rahmenbedingungen
- Die Eingruppierung erfolgt nach TV-L in der Entgeltgruppe E5 bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen.
Kennziffer: 113/2026
\* Befristet für 2 Jahre mit Option auf Verlängerung.
Auch als Langzeitvertretung sind Sie vollwertiges Teammitglied – mit klarer Einbindung und wertschätzender Einarbeitung.
*Unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht oder [Behinderung](https://www.uniklinikum-jena.de/Beruf+_+Karriere/Bewerberguide+_+Hinweise/Schwerbehinderte+Bewerbende.html) – bei uns am Universitätsklinikum Jena sind Sie willkommen.*
Ref-Nr.: 9950414
Aktualisiert:
31.03.2026
Quelle: Bundesagentur für Arbeit
weitere Infos Rechtliche Hinweise zur Nutzung
Ob die Stelle noch verfügbar ist und weitere Informationen findest du direkt auf der Website der Bundesagentur für Arbeit. Bitte beachte: OPROMA ist nicht der Anbieter dieser Stelle und kann keine Auskünfte geben.
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