Odilienschule Freie Schule für Erziehungshilfe und Freie Förderschule
68199 Mannheim - Deutschland
Sekretär/in
Arbeit
Teilzeit Vormittag
ab 26.02.2026
Beschreibung
Wir sind eine staatlich anerkannte Schule und Sonderberufsfachschule mit den Förderschwerpunkten der Emotional – Sozialen Entwicklung und Lernen.
Die Waldorfpädagogik ist die Grundlage unserer schulischen Arbeit, sowie des gesamten Schulleben.
Wir suchen eine engagierte Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d), die unser Führungsteam bei der Organisation und Koordination im Tagesgeschäft unterstützt. In dieser Schlüsselposition tragen Sie maßgeblich dazu bei, die Geschäftsprozesse effizient zu ge... weiter lesen
Die Waldorfpädagogik ist die Grundlage unserer schulischen Arbeit, sowie des gesamten Schulleben.
Wir suchen eine engagierte Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d), die unser Führungsteam bei der Organisation und Koordination im Tagesgeschäft unterstützt. In dieser Schlüsselposition tragen Sie maßgeblich dazu bei, die Geschäftsprozesse effizient zu ge... weiter lesen
Wir sind eine staatlich anerkannte Schule und Sonderberufsfachschule mit den Förderschwerpunkten der Emotional – Sozialen Entwicklung und Lernen.
Die Waldorfpädagogik ist die Grundlage unserer schulischen Arbeit, sowie des gesamten Schulleben.
Wir suchen eine engagierte Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d), die unser Führungsteam bei der Organisation und Koordination im Tagesgeschäft unterstützt. In dieser Schlüsselposition tragen Sie maßgeblich dazu bei, die Geschäftsprozesse effizient zu gestalten und die Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen zu optimieren. Sie arbeiten eigenverantwortlich und sind die zentrale Schnittstelle für interne sowie externe Ansprechpartner:innen. Ihre Aufgaben wird es sein, die unsere Geschäftsführung bei allen anfallenden Aufgaben im Tagesgeschäft zu unterstützen, Dokumente zu verwalten, Serienbriefe zu verfassen und Datenbanken zu pflegen. Für unsere kleine Schule mit großer Gemeinschaft wünschen wir uns eine aufgeschlossene Person in unserer Mitte, die sich gut in unser Schulleben einfinden und Dieses mitgestalten kann.
**Aufgaben**
- Unterstützung der Geschäftsführung
- Vor- und Nachbereitung von Meetings inklusive Protokollführung
- Erstellung, Bearbeitung und Digitalisierung von Dokumenten
- Unterstützung bei der Projektplanung sowie bei administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft
- Kommunikation mit internen Teams, Geschäftspartner:innen sowie externen Dienstleister:innen auf professionellem Niveau in Deutsch und Englisch
- Überwachung und Koordination von Fristen, Terminen und Aufgaben im Rahmen der Geschäftsführungstätigkeiten
- Pflege und Aktualisierung relevanter Datenbanken sowie administrativer Systeme
- Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen, Konferenzen oder Sitzungen
**Qualifikationen**
- Nachweisbare Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion oder im Office Management
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word und Excel
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten sowie Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen
- Computerkenntnisse im Allgemeinen sowie Erfahrung im Sekretariat oder in der Büroverwaltung
- Hohes Maß an Eigeninitiative, Flexibilität und Teamfähigkeit
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, wenn Sie eine engagierte Persönlichkeit mit ausgeprägtem Organisationstalent sind und Freude daran haben sich in unser Schulleben zu integrieren.
Art der Stelle: Minijob
Die Waldorfpädagogik ist die Grundlage unserer schulischen Arbeit, sowie des gesamten Schulleben.
Wir suchen eine engagierte Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d), die unser Führungsteam bei der Organisation und Koordination im Tagesgeschäft unterstützt. In dieser Schlüsselposition tragen Sie maßgeblich dazu bei, die Geschäftsprozesse effizient zu gestalten und die Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen zu optimieren. Sie arbeiten eigenverantwortlich und sind die zentrale Schnittstelle für interne sowie externe Ansprechpartner:innen. Ihre Aufgaben wird es sein, die unsere Geschäftsführung bei allen anfallenden Aufgaben im Tagesgeschäft zu unterstützen, Dokumente zu verwalten, Serienbriefe zu verfassen und Datenbanken zu pflegen. Für unsere kleine Schule mit großer Gemeinschaft wünschen wir uns eine aufgeschlossene Person in unserer Mitte, die sich gut in unser Schulleben einfinden und Dieses mitgestalten kann.
**Aufgaben**
- Unterstützung der Geschäftsführung
- Vor- und Nachbereitung von Meetings inklusive Protokollführung
- Erstellung, Bearbeitung und Digitalisierung von Dokumenten
- Unterstützung bei der Projektplanung sowie bei administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft
- Kommunikation mit internen Teams, Geschäftspartner:innen sowie externen Dienstleister:innen auf professionellem Niveau in Deutsch und Englisch
- Überwachung und Koordination von Fristen, Terminen und Aufgaben im Rahmen der Geschäftsführungstätigkeiten
- Pflege und Aktualisierung relevanter Datenbanken sowie administrativer Systeme
- Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen, Konferenzen oder Sitzungen
**Qualifikationen**
- Nachweisbare Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion oder im Office Management
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word und Excel
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten sowie Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen
- Computerkenntnisse im Allgemeinen sowie Erfahrung im Sekretariat oder in der Büroverwaltung
- Hohes Maß an Eigeninitiative, Flexibilität und Teamfähigkeit
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, wenn Sie eine engagierte Persönlichkeit mit ausgeprägtem Organisationstalent sind und Freude daran haben sich in unser Schulleben zu integrieren.
Art der Stelle: Minijob
Ref-Nr.: 9582563
Aktualisiert:
26.02.2026
Quelle: Bundesagentur für Arbeit
weitere Infos Rechtliche Hinweise zur Nutzung
Ob die Stelle noch verfügbar ist und weitere Informationen findest du direkt auf der Website der Bundesagentur für Arbeit. Bitte beachte: OPROMA ist nicht der Anbieter dieser Stelle und kann keine Auskünfte geben.
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Ob die Stelle noch verfügbar ist und weitere Informationen findest du direkt auf der Website der Bundesagentur für Arbeit. Bitte beachte: OPROMA ist nicht der Anbieter dieser Stelle und kann keine Auskünfte geben.
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