Über uns Unser Kunde ist ein etabliertes Industrieunternehmen aus dem
sicherheitsrelevanten Technologiebereich und gehört zu den führenden
Herstellern hochwertiger technischer Systeme und Komponenten. Am
Standort im Raum Neuss werden in einer modernen Produktionsumgebung
präzise Baugruppen und industrielle Komponenten gefertigt, die in
anspruchsvollen technischen Anwendungen weltweit eingesetzt werden.
Das Unternehmen steht für hohe Qualitätsstandards, strukturierte
Arbeitsprozesse sowie ein verantwortungsbewusstes und langfristig
ausgerichtetes Arbeitsumfeld. Mitarbeitende profitieren von klaren
Abläufen, moderner Fertigungstechnik und einer stabilen Auftragslage
in einem zukunftsorientierten Industriezweig. Aufgaben Organisation
des Sekretariats: Koordination und Überwachung der Abläufe im
Sekretariat. Unterstützung: Assistieren der/des Vorgesetzten bei
administrativen und organisatorischen Aufgaben. Verwaltung:
Beschaffung von Büromaterialien und -ausstattungen sowie Organisation
von Umzügen und internen Maßnahmen. Bearbeitung: Urlaubsanträge und
Krankmeldungen verwalten. Reiseorganisation: Dienstreiseanträge,
-genehmigungen und -abrechnungen in SAP bearbeiten.
Konferenzmanagement: Vorbereitung und Betreuung von Konferenzen,
Workshops und Besprechungen (in- und extern), inklusive Hotel, Flüge
und Mietwagen. Präsentationen: Erstellung von Präsentationen,
Berichten und Übersichten, teilweise nach Vorgabe. Korrespondenz:
Erledigung der Korrespondenz und Entgegennahme sowie Weiterleitung von
Telefonaten in Deutsch und Englisch. Ablage: Sichtung und Verteilung
der eingehenden und ausgehenden Post nach Dringlichkeit und
Zuständigkeit. Protokollführung: Protokolle bei Besprechungen
führen. Vorgaben: Erstellung von Vorgaben für die Sekretärinnen im
zuständigen Bereich. Fachliche Unterstützung: Entlastung des/der
Vorgesetzten durch fachliche Unterstützung. Projektunterstützung:
Unterstützung bei Projekten oder internen Kleinprojekten nach
Absprache. Recherchen: Durchführung von Recherchen, Bewertung und
Aufbereitung der Inhalte sowie Vorbereitung von Entscheidungen. Profil
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar.
Mehrjährige Erfahrung im Sekretariat. Zusatzqualifikation im Bereich
Assistenz oder einem Fachgebiet des zugeordneten organisatorischen
Bereiches. Erfahrung in der Unterstützung und Abwicklung von
Projekten. Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Gute SAP Kenntnisse. Sehr gute Anwendungskenntnisse in MS Office. Hohe
Organisationsfähigkeit, auch unter Druck. Zielorientierte und
selbständige Arbeitsweise; hohe Einsatzbereitschaft und
Eigeninitiative. Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung. Team- und
Kommunikationsfähigkeit. Souveränes und freundliches Auftreten.
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