Ihre Aufgaben
* Sie übernehmen die vollständige Terminplanung, Terminkoordination und Terminüberwachung für die Bereichsleitung. Hierzu zählen auch die Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops, Vorträgen und Sitzungen. Begleitende Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Dokumentationen werden von Ihnen eigenständig, einheitlich und professionell erstellt.
* Korrespondenz, sowohl schriftlich als auch telefonisch, wird von Ihnen wo möglich eigenständig bearbeitet oder entsprechend für die Bearbeitung durch die Bereichsleitung vorbereitet.
* Sie übernehmen die vollumfängliche Dienstreiseorganisation, inkl. der Buchung, Vorbereitung sowie der kaufmännischen Abrechnungsprozesse für die Bereichsleitung sowie die Weiterbildungskoordination für den Gesamtbereich. Auch die jeweilige Zeiterfassung sowie administrative Sonderaufgaben gehören zu Ihrem Aufgabenbereich.
* Durch Koordination, Organisation und Eigeninitiative unterstützen Sie die Bereichsleitung bei der Arbeitsorganisation und effizienten Tagessteuerung. Sie erstellen Wiedervorlagen, halten Termine und Ergebnisse nach und sorgen als Schnittstelle ins Team sowie zu anderen Fachbereichen und externen Partnern für einen reibungslosen Kommunikations- und Informationsfluss.
* Anlassbezogen führen Sie entweder eigene Bestellungen durch oder erstellen die benötigten Bedarfsanforderungen und Finanzanträge. Die ergänzende Rechnungsprüfung- und Rechnungsbearbeitung erfolgt anschließend in SAP.
* Sie unterstützen bei der Budgetüberwachung und arbeiten dem Bereichscontrolling zu. Hierzu zählt auch die Pflege von Statistiken, Übersichten und Datenbanken.
* Digitale Arbeits- und Kommunikationstools nutzen und pflegen Sie selbstständig und zuverlässig und sorgen so für eine strukturierte Qualitätssicherung von Unterlagen und Dokumentationen.
* Sie unterstützen bei der Weiterentwicklung interner Arbeits- und Organisationsprozesse sowie bei Prüfungs-, Audits- und Sonderthemen.

Ihr Profil
* Sie haben eine kaufmännische Ausbildung erfolgreich abgeschlossen oder verfügen über eine vergleichbare Qualifikation.
* In Ihren bisherigen Positionen konnten Sie mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Sekretariatsfunktion, idealerweise im Umfeld von Führungskräften sammeln.
* Sehr gute Kenntnisse in SAP sowie eine sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache setzen wir voraus. Kenntnisse der Energiewirtschaft oder eines vergleichbaren regulierten Umfelds sind von Vorteil.
* Das Arbeiten in und mit digitalen Arbeitsprozessen ist mehrjährig praxiserprobt. Hierzu zählen sowohl fundierte Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen (insbesondere PowerPoint, Excel und Outlook) als auch der routinierte Umgang mit digitalen Kommunikations- und Kollaborationstools.
* Ihre Arbeitsweise würden Sie als äußerst eigenständig und geprägt durch eine hohe Selbstorganisation und Eigeninitiative beschreiben. Sie arbeiten zuverlässig, diskret und stets loyal gegenüber der Bereichsleitung und dem Unternehmen.
* Auch in stressigen Situationen und bei der Bearbeitung von zeitkritischen Aufgabenstellungen agieren Sie souverän und generieren belastbare Arbeitsergebnisse.
* Sie verstehen es vorausschauend zu planen, Aufgaben und Themen strukturiert vorzubereiten und zu bearbeiten und letztlich durch Ihre freundliche und unterstützende Art adressatengerecht zu präsentieren und kommunizieren.

Unser Angebot
* Wir bieten Ihnen die Mitarbeit in einem leistungsfähigen, lokal verankerten Unternehmen sowie eine spannende Herausforderung in einem auf Nachhaltigkeit bedachten Konzern.
* Wir zahlen die branchenübliche Vergütung nach dem bei uns gültigen TV-V (Tarifvertrag für Versorgungsbetriebe).
* Wir fördern Sie mit einer maßgeschneiderten Weiterbildung - intern und extern.
* Wir unterstützen Sie bei einer guten Work-Life-Balance mit flexiblen Arbeitszeiten (Gleitzeit) und mobilem Arbeiten.
* Wir bieten eine vom Arbeitgeber mitfinanzierte betriebliche Altersversorgung.
* Wir haben außerdem für unsere Mitarbeiter (m/w/d) eine eigene Kantine, Parkplätze und die Möglichkeit, ein Jobticket zu nutzen.

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Ihre Ansprechpartnerin für Rückfragen:

Lisa Merle
Tel.: 0561/782-2122
Lisa.Merle@kvvks.de