Assistenz der Geschäfts- und Verwaltungsleitung/Chefsekretariat

Unsere Vogtland-Klinik Bad Elster ist eine spezialisierte Fachklinik für medizinische und berufsorientierte Rehabilitation und Anschlussheilbehandlung (AHB nach einem Krankenhausaufenthalt): Urologie, Uroonkologie, Gynäkologie, Gyn. Onkologie, Nephrologie, Traumatologie.

Für unsere modern aufgestellte und patientenorientierte Rehabilitationsklinik suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen:

Assistenz der Geschäfts- und Verwaltungsleitung/Chefsekretariat

Gemeinsam stark im Hintergrund: Werden Sie das organisatorische Herzstück unserer Klinikleitung! 💼✨

Sie suchen einen krisensicheren Arbeitsplatz, an dem Treue und Teamgeist noch großgeschrieben werden? Bei uns ist das gelebte Realität: Unsere erste Sekretärin ist seit stolzen 35 Jahren an Bord – ein starkes Fundament, auf das wir unglaublich stolz sind! Da wir wachsen und uns weiterentwickeln, suchen wir nun genau Sie als Verstärkung an ihrer Seite.

Für das Team unserer Geschäfts- und Verwaltungsleitung / Chefsekretariat suchen wir zum 01.03.2027 eine engagierte und organisationsstarke Persönlichkeit als Assistenz (m/w/d).

Das bringen Sie mit (Unsere Erwartungen an Sie):

• Qualifikation: Eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung (oder eine vergleichbare Qualifikation) sowie einschlägige Berufspraxis.

• Digitale Fitness: Einen sicheren Umgang mit gängiger Bürosoftware, E-Mail-Programmen, Dokumentenverwaltung und digitalen Kommunikationsmitteln.

• Arbeitsweise: Ausgeprägte Organisationsstärke, eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie einen sicheren, serviceorientierten Kommunikationsstil.

• Vertrauenswürdigkeit: Besondere Diskretion und Zuverlässigkeit beim Umgang mit sensiblen Geschäfts-, Personal- und Patientendaten.

• Teamgeist & Organisationstalent: Echte Freude an der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit sowie am Planen von Terminen und Veranstaltungen.

Ihre Aufgaben bei uns im Überblick:

• Sekretariatsorganisation: Zuverlässige Führung des Leitungssekretariats inklusive der E-Mail-, Post- und Faxbearbeitung sowie der gezielten internen und externen Kommunikation.

• Korrespondenz & Kommunikation: Selbstständiges Erstellen und Versenden von Schriftstücken sowie professionelle Telefonaufnahme und Koordination externer Kontakte (z. B. Krankenkassen, Besucher).

• Termin- & Reisemanagement: Vorausschauende Planung, Abstimmung und Überwachung von Terminen, Besprechungen und Dienstreisen.

• Gästebetreuung: Herzlicher Empfang und Betreuung von Besucherinnen, Besuchern sowie Tagungsgästen.

• Meeting-Support: Vor- und Nachbereitung von Besprechungen inklusive Protokollführung und dem Nachhalten offener Aufgaben.

• Eventmanagement: Organisation von Tagungen und Veranstaltungen (Raumabstimmung, Abläufe und Gästebetreuung).

• Daten & Qualitätsmanagement: Erstellen von Statistiken und Unterlagen für die Klinikleitung sowie Mitarbeit im Qualitätsmanagement (QM-Ablage).

• Öffentlichkeitsarbeit & Feedback: Administrative Mitwirkung an der Öffentlichkeitsarbeit (Aushänge, Präsentationen) sowie datenschutzkonforme Sichtung und Weiterleitung von Klinikbewertungen.

• Struktur & Vertretung: Organisation von Wiedervorlagen und Fristen sowie gegenseitige Unterstützung bei wichtigen Sekretariatsaufgaben.

Das erwartet Sie (Unser Arbeitgeber-Plus für Sie):

• 🤝 Eine herzliche, freundliche Atmosphäre in einem krisensicheren Umfeld

• 💼 Ein eingespieltes Team, das sich auf den gemeinsamen Austausch mit Ihnen freut

Was Sie von uns erwarten können: Das bieten wir Ihnen ✨

🤝 Sinnstiftende & verantwortungsvolle Aufgabe: Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einer modernen Rehabilitationsklinik, bei der der Mensch im Mittelpunkt steht.
📈 Strategische Schnittstellenfunktion: Sie arbeiten auf Augenhöhe und in direkter Abstimmung mit unserer Geschäftsführung und der Verwaltungsleitung.
👥 Starkes Netzwerk: Ein professionelles, interdisziplinäres und kollegiales Team, das sich gegenseitig unterstützt.
🏡 Work-Life-Balance: Wir leben die Vereinbarkeit von Familie und Beruf – flexible Strukturen für Ihren Alltag.
💰 Attraktive Vergütung: Eine Ihren Aufgaben und Ihrer Verantwortung entsprechende, leistungsgerechte Vergütung.
🚀 Berufliche Weiterentwicklung: Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, um Ihr Potenzial voll auszuschöpfen.

📅 Bewerbungsfrist: 30.11.2026

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!