Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Fokus Organisation & Follow-up

Standort: Leverkusen (FNS Ventures GmbH) FNS Ventures ist eine inhabergeführte Holding mit operativen Gesellschaften in Deutschland und der Türkei – unter anderem im Bereich Bautechnik und Spezialbeschichtungen.

Über die Rolle

Wir suchen keine klassische Assistenz, die auf Aufgaben wartet.

Wir suchen jemanden, der/die selbst sieht was offen ist – und konsequent dafür sorgt, dass es erledigt wird. Die Rolle ist direkt der Geschäftsführung zugeordnet und ist die zentrale Schnittstelle für Struktur, Kommunikation und Nachverfolgung über mehrere Gesellschaften hinweg.

Ihre Aufgaben

1.         Follow-up & Nachverfolgung – das ist Ihr Kerngeschäft

Sie behalten den Überblick über offene Themen, Deadlines, Projekte, Zahlungen und vereinbarte Punkte. Sie erinnern, haken nach und sorgen dafür, dass nichts liegen bleibt – ohne dass die Geschäftsführung Sie daran erinnern muss, und holen selbstständig aktiv Rückmeldungen bei internen Ansprechpartnern ein.

2.         Kommunikation im Namen der Geschäftsführung

Sie lesen eingehende Mails, erkennen was wichtig ist, beantworten Routinethemen selbstständig und bereiten Relevantes strukturiert vor. Interne Ansprechpartner aus verschiedenen Gesellschaften werden von Ihnen klar und verbindlich informiert.

3.         Struktur & Dokumentenmanagement

Sie bauen Ordnung auf und pflegen sie. Ablagen, Übersichten, Statuslisten – Sie wissen wo alles liegt und sorgen dafür, dass andere es auch finden.

4.         Kalender & Terminkoordination

Sie steuern den Kalender der Geschäftsführung, koordinieren Termine mit internen und externen Parteien und bereiten Meetings mit den nötigen Unterlagen vor.

5.         Wöchentliche Reports & Teamkommunikation

Eingehende Updates aus den operativen Gesellschaften werden von Ihnen gelesen, bestätigt und wo nötig kommentiert.

6.         Administrative Themen (Holding & Privat)

Koordination mit dem Steuerberater, Vorbereitung von Unterlagen, Überblick über laufende Verträge, Fristen und Zahlungen. Kein tiefes Buchhaltungswissen nötig – aber Sorgfalt und Zuverlässigkeit schon.

Ziel der Position

•           Entlastung des CEOs von operativen und organisatorischen Aufgaben

•           Schaffung von Struktur, Übersicht und Klarheit im Tagesgeschäft

•           Sicherstellung, dass keine relevanten Themen liegen bleiben

•           Verbesserung der internen Kommunikation und Effizienz

Ihr Profil

•           Mindestens 2 Jahre relevante Berufserfahrung (z. B. Assistenz, Organisation, Projektkoordination, Office Manager o. Ä.)

•           Sehr strukturierte und eigenständige Arbeitsweise

•           Proaktive Arbeitsweise – Sie sehen selbst, was zu tun ist

•           Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Entscheidungen vorzubereiten

•           Hohe Zuverlässigkeit und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein

•           Diskretion und Vertrauenswürdigkeit

•           Sehr gute schriftliche Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch

•           Sicherer Umgang mit gängigen Office-Tools (Outlook, Excel, etc.)

•           Freundliches, aber bestimmtes Auftreten

Was uns besonders wichtig ist

•           Sie bleiben konsequent an Themen dran und lassen Aufgaben nicht liegen. Follow-up ist für dich kein Aufwand, sondern Selbstverständlichkeit

•           Sie haben kein Problem damit, aktiv nachzufassen und Themen einzufordern

•           Sie behalten auch bei vielen parallelen Themen den Überblick

•           Sie arbeiten strukturiert und schaffen Ordnung in komplexen Situationen

Was die Rolle besonders macht

•           Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und internen Führungspositionen

•           Zentrale Rolle in mehreren Unternehmen und Geschäftsbereiche

Arbeitszeit & Rahmenbedingungen

•           Teilzeit (16 - 25 h / Woche; Mo - Do))

•           Standort: Leverkusen

Bewerbung

Schicken Sie uns Ihren Lebenslauf – kein ausführliches Anschreiben nötig.

Beantworten Sie stattdessen kurz diese eine Frage: Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie mehrere Themen parallel koordiniert und konsequent nachverfolgt haben – was war die größte Herausforderung?

Bewerbung an: fns@fns-ventures.com