Sekretärin Tätigkeitsbeschreibung

Ihre Aufgaben

- Telefonate qualifiziert und koordiniert bearbeiten
- Eingangs- und Ausgangspost bearbeiten, zuteilen und notwendige Terminsachen überwachen
- Begleitende kaufmännische Abwicklung unserer Projekte
- Abrechnungen inkl. aller Anlagen und Dokumentationen erstellen
- Disposition unserer Mitarbeiter und Fremdgewerke
- Führen und Unterweisen von Kollegen /Kolleginnen sowie der Auszubildenden
- Allgemeine Büroorganisation mit tiefgehenden EDV-Tätigkeiten
- Elektronische Kommunikation (E-Mails überwachen, weiterleiten, schreiben und versenden)
- Dokumente und Eingangspost scannen und elektronisch weiterleiten
- Korrespondenz, Berichte, Aktenvermerke und Protokolle nach Diktat, Manuskript,
- Stichworten oder selbstständig schreiben.   
- Prozesse begleiten und Niederschreiben
- Büroorganisation erstellen und festlegen und Niederschreiben
- Spülmaschine einordnen und ausräumen
- Kaffeemaschine auffüllen (Wasser/Kaffee)
- Seminare vorbereiten
- Telefongespräche entgegennehmen und weiterleiten sowie Telefonate selbstständig führen
- Terminkalender für Chef und für die Abteilung führen
- Sitzungen und Veranstaltungen vorbereiten, organisieren und betreuen
- Protokollführung in Sitzungen und bei Veranstaltungen
- Reisen organisieren – Reisekostenabrechnungen erstellen
- Sekretariatsablage selbstständig führen, vertrauliche Akten verwalten
- Informationen aus dem Internet beschaffen, auswerten und so weit wie nötig weiterleiten
- Präsentationsfolien für Chef und evtl. Mitarbeiter anfertigen (Power Point)
- Statistiken anlegen, führen und interpretieren
- Büromaterial und Werbegeschenke verwalten, teilweise auch beschaffen
- Bei Sachgebieten und Spezialaufgaben mitarbeiten oder Aufgaben selbstständig erledigen
- Dem Chef assistieren
- Bewirtung und Betreuung von Gästen, Chef und Mitarbeitern
- Sozial - Media Bereich Pflegen
- Newsletter erstellen
- Web-Seite Pflegen und News auf die Seite Implementieren
- Exposé s erstellen
- Immobilien Buchhaltung erstellen an den Steuerberater weiterleiten
- Unterlagen ins CMS einpflegen
- CRM verwalten und Pflegen/ Kundenbriefe / Serienbriefe erstellen / Controlling Kundendaten (Geburtstag, Jahrestage usw..).
- Unterlagen Erstellung und Beschaffung
- Ordnerverwaltung
- Erstellung von Demografie berichten.
- Termine festlegen organisieren und 1 Tag vorher anrufen und Termin bestätigen lassen.

Ziele der Stelleninhaberin:

- Alle in ihrem Bereich anfallenden Arbeiten sind sachlich richtig, termingerecht und wirtschaftlich zu erledigen
- Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben 
- Der Geschäftsführung muss jederzeit auf kompetente Art und Weise ein Überblick über den Stand und die Entwicklung einzelner Projekte und Unternehmensbereiche verschafft werden können
- Einzelne Projekte werden von der Stelleninhaberin koordiniert und geleitet 
- Die Stelleninhaberin hat für den reibungslosen Informationsfluss innerhalb der mit der Geschäftsführung verknüpften Stellen zu sorgen
- Die Stelleninhaberin hat Termine des Geschäftsführers zu koordinieren und vorzubereiten. Entsprechende Unterlagen hat die Stelleninhaberin frühzeitig beizubringen 
- Die Stelleninhaberin ist verantwortlich für die Termin- und Fristen Kontrolle. Hierbei hat sie die ihr angewiesenen Wiedervorlagenfristen zu beachten
- Die Stelleninhaberin hat die Zusammenarbeit mit anderen Stellen (Vertrieb, Einkauf) so zu gestalten, dass eine reibungslose, gute Zusammenarbeit gewährleistet ist

Im Anfragebereich

1.    Anfragen bearbeiten Entgegennahme, Eintragung in die Interessentenliste /entfällt mit der Umsetzung Software Flowfact) oder andere Software
2.    Besichtigungstermine festlegen, Koordination zwischen Interessentengruppen (Mieter, Makler, Eigentümer)
3.    Kunden qualifizieren (Eigennutzer/Kapitalanleger)
4.    Nachtelefonieren (Evaluieren)
5.    Termine legen für Bedarfsanalyse und Machbarkeitsstudie

Anforderungsprofil

•           gepflegtes Äußeres

•          sicheres, freundliches Auftreten

•          versiert im Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen (MS-Office, E- Mail-Programme, Präsentationsprogramme)

•          Verhandlungsgeschick beim Einkauf von z. B. Büromaterial

•          Organisationstalent

•          gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse

•          Kenntnisse in Sachbearbeiter Tätigkeiten (vorbereitende Buchhaltung)

•          Terminplanung und Koordinationsgeschick

•          Postbearbeitung, Telefonannahme, E-Mail-Bearbeitung