Über uns In Baden-Württemberg bietet die Habila in 22 Städten und
Gemeinden für ca. 1600 Menschen mit Behinderung ein vielfältiges
Dienstleistungsangebot in den Bereichen Wohnen, Arbeiten, Bildung und
Freizeit an. Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) - Tübingen Mehr
Möglichkeiten mit der Habila GmbH Die Habila GmbH bietet in
Baden-Württemberg an zahlreichen Standorten für Menschen mit
Behinderung ein vielfältiges Dienstleistungsangebot in den Bereichen
Wohnen, Arbeiten, Bildung und Freizeit. Damit unsere Organisation
verlässlich, klar und wirksam gesteuert werden kann, suchen wir eine
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in unbefristeter
Vollzeitanstellung, die strukturiert arbeitet, vorausschauend mitdenkt
und Entscheidungen durch präzise Vorbereitung, Koordination und
Nachverfolgung unterstützt. Aufgaben Sie arbeiten in direkter Linie
mit dem Geschäftsführer zusammen und sorgen dafür, dass Themen,
Abstimmungen und Fristen konsequent gesteuert werden. Ihr Schwerpunkt
liegt weniger auf klassischer Sekretariatsarbeit, sondern auf der
strukturierten Vor- und Aufbereitung von Entscheidungen, der
Koordination bereichsübergreifender Zuarbeiten sowie dem
verlässlichen Maßnahmen- und Fristenmanagement. Die Position ist am
Standort Tübingen in Vollzeit angesiedelt. Diskretion,
Verlässlichkeit und eine klare Priorisierung sind in dieser
Vertrauensposition unerlässlich. Ihre Schwerpunkte: Steuerung &
Priorisierung: Eigenständige Strukturierung und Priorisierung des
Themenportfolios der Geschäftsführung (Themenliste, Fristen,
Entscheidungspunkte), inkl. konsequenter Wiedervorlagen und
transparenter Statussteuerung. Entscheidungsvorbereitung: Erstellen
prägnanter Kurzvorlagen, Vermerke und Statusübersichten (z. B. 1–2
Seiten) mit klaren Handlungsvorschlägen, Risiken und nächsten
Schritten; Aufbereitung von Informationen aus den Bereichen
Finanzen/Controlling, Personal und Organisation zur schnellen
Entscheidungsfähigkeit. Koordination & Nachverfolgung: Aktives
Nachhalten von Zuarbeiten und Maßnahmen aus Besprechungen;
strukturierte Abstimmung mit Führungskräften und Schnittstellen;
Eskalation bei Verzögerungen nach vereinbarten Regeln. Sitzungs- und
Gremienmanagement: Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen (Ziel,
Agenda, Unterlagen, Ergebnisdokumentation) sowie Maßnahmen-Tracking
bis zum Abschluss. Profil Qualifikation und Erfahrung: Abgeschlossene
kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung und/oder ein
Studium (z. B. BWL, Public Management, Sozialwirtschaft) oder eine
vergleichbare Qualifikation. Mehrjährige Berufserfahrung in einer
anspruchsvollen Assistenz-, Koordinations- oder Stabsfunktion –
idealerweise in einer komplexen Organisation. Sehr sicherer Umgang mit
Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, Word, Excel) sowie
professionelles Dokumenten-, Vorlagen- und Ablagemanagement. Sehr gute
schriftliche Ausdrucksfähigkeit und die Fähigkeit, komplexe Inhalte
prägnant, strukturiert und adressatengerecht darzustellen.
Arbeitsweise und Persönlichkeit: Ausgeprägte
Priorisierungskompetenz: Sie unterscheiden Wichtiges von Dringendem
und handeln entsprechend. Hohe Verlässlichkeit, Tempo und
Ergebnisorientierung – Sie liefern verbindlich und termintreu.
Souveränität im Umgang mit unterschiedlichen Interessenlagen und
Gesprächspartnern; klare, respektvolle Kommunikation. Diskretion,
Loyalität und Professionalität in einer Vertrauensposition. Mut zur
Klarheit: Sie benennen Risiken, Lücken und Unschärfen frühzeitig
und schlagen Lösungen vor. Wir bieten Bei uns erwartet Sie ein
Umfeld, in dem Sinn, Professionalität und moderne Arbeitsbedingungen
zusammenkommen – mit dem klaren Auftrag, Zusammenarbeit wirksam zu
organisieren und gute Entscheidungen zu ermöglichen.
Gestaltungsspielraum: Eine verantwortungsvolle Position in direkter
Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung mit hoher Wirkung auf die
Organisation. Arbeitsorganisation: Planbare Arbeitszeiten sowie –
nach der Einarbeitung – die Möglichkeit zum anteiligen Homeoffice,
soweit die Aufgaben dies zulassen. Einarbeitung & Entwicklung:
Strukturierte Einarbeitung, schrittweise Verantwortungsübernahme und
gezielte Fort- und Weiterbildungsangebote. Sicherheit & Vorteile:
Vergütung nach TVöD-B/VKA (inkl. Jahressonderzahlungen) sowie
betriebliche Altersversorgung/Zusatzversorgung. Weitere Benefits:
Corporate Benefits, Betriebliches Gesundheitsmanagement,
JobRad-Angebot, externe Mitarbeiterberatung sowie ein
Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programm. Bereit für die nächste
Aufgabe? Gestalten Sie an der Seite der Geschäftsführung die Zukunft
der Habila aktiv mit – durch klare Struktur, verlässliche Steuerung
und prägnante Entscheidungsgrundlagen. Wir freuen uns auf Ihre
Bewerbung über unser Bewerberportal. Für Fragen vorab steht Ihnen
Herr Oliver Cosalter gerne zur Verfügung: Telefon 07071 97559-100
(Diskretion ist selbstverständlich). Die Habila steht für
Chancengleichheit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig
von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Herkunft,
Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität.
Bewerbungen von Menschen mit Behinderung sind ausdrücklich
willkommen. Habila GmbH Bismarckstraße 72 72072 Tübingen