**Schwerpunkt: Kaufmännische Administration, Zahlungsverkehr & Organisation**

Zur langfristigen Unterstützung der Geschäftsleitung suchen wir eine **engagierte**, **strukturierte** und **zahlenaffine Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)**, die kaufmännische Prozesse sicher beherrscht, organisatorisch stark ist und aktiv zur Optimierung interner Abläufe beiträgt.

**Deine Position**

In dieser verantwortungsvollen Schlüsselrolle arbeitest Du direkt mit der Geschäftsführung zusammen. Du übernimmst zentrale kaufmännische, administrative und koordinierende Aufgaben und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft. Dabei behältst Du stets den Überblick über Zahlen, Fristen, Daten und Prozesse und fungierst als wichtige Schnittstelle zwischen internen Abteilungen, externen Partnern und der Geschäftsführung.

**Deine Aufgaben im Detail**

**Kaufmännische Administration**

- Koordination und Kommunikation mit internen Fachabteilungen sowie externen Lieferanten und Dienstleistern
- Sicherstellung einer fehlerfreien Datenübertragung zwischen Warenwirtschaftssystem, Vertriebssystemen und Zahlungswegen
- Prüfung von Ein- und Ausgangsrechnungen auf Vollständigkeit, Plausibilität und korrekte Konditionen
- Pflege, Aktualisierung und Kontrolle von Bestell-, Liefer- und Artikeldaten
- Nachverfolgung von Lieferterminen und Klärung von Abweichungen

**Zahlungsverkehr & Bankkontenabgleich**

- Durchführung, Überwachung und Dokumentation des laufenden Zahlungsverkehrs
- Regelmäßiger Abgleich der Bankkonten sowie Prüfung von Buchungen auf Richtigkeit
- Bearbeitung von Rückerstattungen und Gutschriften
- Kontrolle von Zahlungseingängen und -ausgängen hinsichtlich Beträgen, Fristen und Zuordnung
- Enge Abstimmung mit der Geschäftsführung bei Unstimmigkeiten oder Sonderfällen

**Offene Posten & Mahnwesen**

- Laufende Überwachung offener Forderungen und Verbindlichkeiten
- Erstellung, Versand und Nachverfolgung von Mahnungen gemäß interner Vorgaben
- Klärung von Zahlungsdifferenzen, Reklamationen und Abweichungen
- Direkte Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Vertriebspartner
- Bearbeitung von Anfragen zu Rechnungen, Zahlungen und Kontenständen

**Buchhaltungsvorbereitung & kaufmännische Abstimmung**

- Sorgfältige Vorbereitung aller buchhaltungsrelevanten Unterlagen für Steuerberater oder externe Buchhaltung
- Kontrolle, Sortierung und Zuordnung von Belegen, Rechnungen und Zahlungsvorgängen
- Abstimmung von Vertriebswegen mit Beschaffung, Fakturierung und Zahlungsströmen
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen
- Mitwirkung bei der Optimierung und Dokumentation kaufmännischer Prozesse

**Vertrieb & Produktdaten (Zuarbeit)**

- Unterstützung bei der Pflege, Aktualisierung und Anpassung von Produktdaten in verschiedenen Vertriebskanälen
- Zuarbeit bei Preisänderungen, Produkttexten und technischen Schnittstellen
- Sicherstellung einer konsistenten und korrekten Datenbasis über alle Systeme hinweg
- Unterstützung bei der Abstimmung zwischen Vertrieb, Einkauf und Warenwirtschaft

**Personalverwaltung (Zuarbeit)**

- Unterstützung bei administrativen Aufgaben der Personalverwaltung
- Pflege und Aktualisierung personalrelevanter Stammdaten
- Vorbereitung von Unterlagen für externe Stellen (z. B. Steuerberater, Behörden, Versicherungen)
- Allgemeine organisatorische Unterstützung im Personalbereich

**Arbeitssicherheit & interne Organisation**

- Zuarbeit zur Geschäftsführung im Bereich Arbeitssicherheit
- Unterstützung bei der Koordination von Maßnahmen, Schulungen und Terminen
- Pflege und Dokumentation relevanter Unterlagen
- Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher, behördlicher und interner Vorgaben

**Allgemeine Assistenz & Büroorganisation**

- Zentrale Bearbeitung der allgemeinen Info@-E-Mail-Postfächer
- Terminplanung, Koordination und administrative Unterstützung der Geschäftsführung
- Allgemeine Assistenz- und Organisationsaufgaben im operativen Tagesgeschäft
- Sorgfältige Pflege und Aktualisierung von Daten in allen relevanten Systemen
- Unterstützung bei internen Projekten und Sonderaufgaben

**Dein Profil**

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise aus dem Steuerfach, dem Bankenwesen oder dem Büromanagement
- Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz-, Verwaltungs- oder kaufmännischen Position von Vorteil
- Sehr sorgfältige, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Hohe Zahlenaffinität und Verständnis für kaufmännische Zusammenhänge
- Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnern
- Sicherer Umgang mit MS Office, idealerweise Erfahrung mit ERP- und Warenwirtschaftssystemen
- Hohe Diskretion, Zuverlässigkeit und Organisationsstärke

**Wir bieten**

- Eine langfristige, verantwortungsvolle Position in einem stabilen, familiengeführten Unternehmen
- Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und kurze Entscheidungswege
- Vielseitige Aufgaben mit hohem Gestaltungsspielraum
- Ein kollegiales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien
- Leistungsgerechte Vergütung und langfristige Perspektive