Assistenz der kaufmännischen Geschäftsführung/Personalassistenz (m/w/d)

Zuhause in der Königsklasse der Messtechnik: Wo Stahl fließt, Glas glüht und Temperaturen von 1000 °C herrschen, sorgt unsere Technik für Zuverlässigkeit unter Extrembedingungen: Seit 1992 entwickeln wir hochspezialisierte Messtechniklösungen für die Gießerei-, Stahl- & Glasindustrie. Mit Standorten in Japan, den USA und Südafrika sind wir weltweit im Einsatz – und trotzdem fest in Thüringenverwurzelt. Arbeite an Projekten, die die Industrie sicherer machen und entwickle dich zum global gefragten Spezialisten.

Ihre Aufgaben als Assistenz der Kaufmännischen Geschäftsführung:

• Operative Unterstützung: Entlastung der kaufmännischen Geschäftsführung im Tagesgeschäft sowie administrative Vor- und Nachbereitung von Terminen und Entscheidungen

• Termin- & Reisemanagement: Eigenverantwortliche Terminplanung, Priorisierung sowie Reisebuchung und Reisekostenabrechnung

• Kommunikation & Korrespondenz: Professionelle Schnittstelle zu internen Fachbereichen, externen Partnern, Dienstleistern und Behörden

• Berichtswesen & Dokumentation: Erstellung von Präsentationen, Berichten, Auswertungen und Entscheidungsvorlage, Recherche zu Rechtsfragen

• Projekte: Mitwirkung bei (kaufmännischen) Sonderprojekten und Prozessoptimierungen

• Unterstützung des Marketings bei der Organisation von Firmenveranstaltungen und Messen

• Allgemeine Büroorganisation + Mitglied der Telefonzentrale

Ihre Aufgaben als Personalassistenz & HR-Administration:

• Bewerbermanagement: Betreuung des gesamten Recruiting-Prozesses (Schalten von Stellenanzeigen, Sichten von Bewerbungen, Terminierung von Vorstellungsgesprächen)

• Onboarding & Offboarding: Vorbereitung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen und Ein- bzw. Austrittsunterlagen

• Stammdatenpflege: Verwaltung und Aktualisierung der digitalen Personalakten sowie Pflege des Zeiterfassungssystems

• Ansprechpartner/in für Mitarbeiter/innen bei administrativen Fragen und Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung

• Mitarbeiterbetreuung/Personalentwicklung & HR-Events: Organisation von Teamevents, Gesundheitstagen und Schulungen

Das bringen Sie mit:

• Ausbildung & Erfahrung: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Personalkaufmann/-frau) oder ein vergleichbares betriebswirtschaftliches Studium.

• Berufserfahrung: Mehrjährige relevante Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion und/oder im HR-Bereich.

• IT-Kenntnisse: Sehr guter Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen (Excel, Word, PowerPoint, Teams). Erfahrung mit CorelDRAW von Vorteil.

• Persönlichkeit:

• Hohe Diskretion, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Vertrauenswürdigkeit.

• Organisationstalent, strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise.

• Empathie, Kommunikationsstärke und ein freundliches, verbindliches Auftreten.

• Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse

Was wir Ihnen bieten:

• Verantwortung & Gestaltungsspielraum: Eine abwechslungsreiche Position mit vielfältigen Aufgaben an einer zentralen Schnittstelle im Unternehmen.

• zukunftsträchtige/langfristige Perspektive in einem stetig wachsenden, familiengeführten Unternehmen

• Strukturierte Einarbeitung und persönliche Ansprechpartner

• flache Hierarchien, schnelle und kurze Entscheidungswege

• leistungsorientierte Entlohnung mit Erfolgsbeteiligung

• pünktliche Vergütung

• Handlungs- und Gestaltungsspielraum

• Selbstständiges Arbeiten und Verantwortung

• Bereichsübergreifende Projekt- und Teamarbeit

• Familiäres Arbeitsklima in einem kollegialen Team

• Gemeinsame Team- und Firmenevents

• Unbefristeter Arbeitsvertrag

• Urlaubs- und Weihnachtsgeld

• Sachbezugskarte auf Wunsch

• interne und externe Weiterbildungs-Möglichkeiten

• betriebliche Altersvorsorge

• flexible Arbeitszeiten

• betriebliches Gesundheitsmanagement (Dienstradleasing BusinessBike, Gesundheitstage, Obstkorb uvm.)

• gepflegtes Betriebsgebäude und helle Büroräume sowie moderne Arbeitsausstattung

• Beteiligung an KITA-Gebühren

• Saveway Ideenprozess (betriebliches Vorschlagswesen) - Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen Mitgestaltung der Prozesse, Ziele und Vorgehensweisen

• Firmenfuhrpark

• Kostenfreie Parkplätze

• kostenlose Heißgetränkeversorgung