KOS KLIMA Anlagenbau Projektierung und Service GmbH

Deine Aufgaben

Projektorganisation & Steuerung

- Anlage und Pflege von Projekten im ERP-System
- Erstellung von Arbeitsaufträgen und Abgleich mit Angeboten
- Vorbereitung von Projektmappen inkl. Massenlisten & Systembeschreibungen
- Teilnahme an KickOff-Meetings & Projektsitzungen
- Termin- und Meilensteinplanung in Abstimmung mit Projektleitung
- Unterstützung bei Budget-, Termin- und Ressourcenübersichten
- Vorbereitung von Projektauswertungen und Statusreports

Auftrags-, Material- & Lieferantenmanagement

- Erstellung von Aufträgen, Bestellungen und Auftragsbestätigungen
- Erstellung und Bereitstellung von Lieferscheinen
- Kontrolle von Materialbuchungen & Warenbewegungen
- Nachverfolgung von Lieferterminen inkl. Eskalation bei Abweichungen
- Prüfung von Mehrungen, Änderungen und Aufmaßen

Kommunikation & Koordination (B2B/B2C)

- Telefonische und schriftliche Projektabstimmungen
- Terminvereinbarungen mit Kunden, Lieferanten und Montageteams
- Koordination technischer Rückfragen zwischen Projektleitung und Baustelle
- Erstellung und Dokumentation von Aktennotizen
- Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses

Dokumentation & Qualitätssicherung

- Erstellung von Dokumentationsordnern, Anlagenprüfbüchern & Systemunterlagen
- Pflege der Anlagenstammdaten
- Zusammenstellung vollständiger Dokumentensätze (audit-ready)
- Vorbereitung und Pflege projektbezogener Checklisten
- Unterstützung bei internen Prüf- und Abnahmeprozessen
- Kundenzufriedenheitsabfragen & Follow-up-Kommunikation

Reporting & Prozessoptimierung

- Unterstützung bei KPI-Dashboards und Projektübersichten
- Pflege eines strukturierten Digitalarchivs
- Erstellung von Statusupdates und Kommunikationsvorlagen
- Mitwirkung bei Lessons-Learned-Analysen
- Aktive Mitgestaltung und Verbesserung von Projektprozessen

Organisation & Zentrale

- Postbearbeitung
- Pflege von Kunden- und Lieferantenstammdaten
- Annahme eingehender Anrufe
- Empfang & Betreuung von Besuchern
- Erstellung und Versand unseres Kunden-Newsletters

Qualifikation

Was du mitbringst

Fachlich

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Industriekaufmann/-frau)
- Erfahrung in Projektassistenz oder vergleichbarer Funktion
- Technische Affinität - idealerweise Erfahrung im Anlagenbau / Handwerksumfeld
- Sicher im Umgang mit MS Office & ERP-Systemen
- Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise

Persönlich

- Du behältst auch bei mehreren Projekten den Überblick
- Du arbeitest verbindlich, lösungsorientiert und eigenverantwortlich
- Du kommunizierst klar und kundenorientiert
- Du denkst mit – und bringst eigene Ideen zur Prozessverbesserung ein
- Du bleibst auch unter Belastung ruhig und organisiert

Benefits

Was dich bei uns erwartet

Innovation. Pragmatismus. Persönlichkeit.

- Sicherer Arbeitsplatz in einem wachsenden Unternehmen
- Moderne Arbeitsmittel und strukturierte Prozesse
- Kurze Entscheidungswege
- Direkte Zusammenarbeit mit Bereichsleitung und Geschäftsführung
- Betriebliche Altersvorsorge & Zusatzleistungen
- Jobrad
- Betriebliches Gesundheitsmanagement
- Kollegiales Umfeld mit echtem Teamgedanken

Bereit, mehr zu sein als "nur Assistenz"?

Du willst nicht einfach verwalten. Du willst verstehen, mitdenken, strukturieren - und echten Einfluss auf den Projekterfolg haben. Du möchtest in einem technischen Umfeld arbeiten, in dem Organisation, Präzision und Kommunikation über Erfolg entscheiden?

Du liebst es, wenn viele Fäden bei dir zusammenlaufen - und am Ende alles funktioniert? Dann bist du bei uns genau richtig.

Bei KOS KLIMA bekommst du keine Nebenrolle.

Du wirst Teil eines wachsenden Bereichs, übernimmst Verantwortung und gestaltest Prozesse aktiv mit. Deine Arbeit sorgt dafür, dass Projekte reibungslos laufen, Teams effizient arbeiten und Kunden begeistert sind.

Wenn du Lust hast, in einem innovativen, familiengeführten Unternehmen mitzuwachsen, Verantwortung zu ü