Assistenz für Büroorganisation & Personal (M/W/D)

Festanstellung, Vollzeit · Düsseldorf


Deine Aufgaben

In deiner Funktion dreht sich alles um die Büroorganisation und die Unterstützung unseres HR-Bereichs in unserer Agentur am Standort Düsseldorf.


Du sorgst für einen reibungslosen Büroalltag, bist erste Ansprechperson und unterstützt Kolleg*innen bei alltäglichen Herausforderungen vor Ort.
Du koordinierst externe Dienstleister, bearbeitest die Post, behältst den Überblick über Büro- und Raumausstattung und kümmerst dich um Ordnung und funktionierende Technik in allen Büro- und Meetingräumen.
Du unterstützt bei alltäglichen technischen Fragen sowie Verwaltung der technischen Geräte (z. B. Drucker, kleinere Geräteprobleme, Ersatzgeräte) und nutzt Office-Tools als Teil der Standortorganisation.
Du supportest bei Reisebuchungen, Umbuchungen und Preisvergleichen.
Du betreust organisatorisch unsere Fortbildungsformate und kümmerst dich um alles, was rundherum benötigt wird - vor Ort im Büro wie auch administrativ.
Du behältst stets den Überblick: ob Fristen, Abläufe, Dokumente oder organisatorische Details - du weißt, was ansteht und regelst es proaktiv.
Du bist gerne vor Ort im Büro und reagierst flexibel & schnell auf das, was der Tag an Fragestellungen mit sich bringt.
Im HR-Bereich unterstützt du im Tagesgeschäft bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben und arbeitest eng mit unserer Head of HR zusammen: Bewerbungs- und Terminmanagement, pflege von Personaldokumenten und arbeiten in Personio.
Du begleitest On- und Offboardings, bereitest Unterlagen vor, organisierst die technische Ausstattung und sorgst dafür, dass neue Kolleg*innen gut bei uns ankommen.



Das bringst du mit

Eine abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung.
Praktische Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder im HR-Umfeld.
Sicherer Umgang mit Microsoft Office Anwendungen (Outlook, Word, Excel, Microsoft Teams) und idealerweise erste Erfahrung mit Personio.
Zuverlässigkeit und ein sicherer Umgang mit sensiblen Daten und Informationen.
Organisationstalent, serviceorientierte Persönlichkeit und effiziente Arbeitsweise, sowie eine hohe Eigenverantwortung und Hands-on-Mentalität.
Sehr gute deutsche Sprachkenntnisse in Wort und Schrift.
Klare, offene Kommunikation und ein professionelles Auftreten sowie Freude daran, Kolleg*innen im Alltag zu unterstützen.
Technikaffinität und ein pragmatischer Umgang mit kleineren Büroproblemen.
Du arbeitest gerne vor Ort und übernimmst als verlässliche Ansprechperson eine aktive Rolle im Büroalltag.


Das erwartet dich bei uns

Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis
Deutschlandticket oder Fahrtkostenzuschuss 
Company Bike Programm
Regelmäßige Teamevents
Die Möglichkeit zu Fortbildungen (intern und extern) sowie Entwicklungs- & Feedbackgespräche 
Home Office nach Absprache möglich
Eine Unternehmenskultur mit kurzen und offenen Kommunikations- und Entscheidungswegen, in die du dich aktiv einbringen kannst
Ein kollegiales, respektvolles Miteinander
Und ja: Wir feiern unsere Erfolge gemeinsam!


Über uns

Wir sind navos Public Dialogue Consultants. Als Kommunikationsagentur sind wir darauf spezialisiert, Dinge zu erklären und Dialoge zu prägen.
Gerade wenn es schwierig wird. Wir sind überzeugt: Veränderung gelingt nur im Dialog. Unsere 100 Kolleg*innen mögen herausfordernde, komplexe Themen. Von der industriellen Transformation über die Energiewende bis zu neuen Arbeitswelten bieten wir strategische Kommunikationsberatung und starke Umsetzung. Über alle Kanäle. Im Gespräch mit den unterschiedlichsten Stakeholdergruppen. Lokal, regional, global.  Das machen wir remote sowie an unseren Hubs in Berlin, Düsseldorf und Hamburg.
Und vor allem zusammen als ein Team, das Lust hat, Veränderung zu gestalten und Zukunft zu kommunizieren.



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