Das Planungsamt erarbeitet in den drei Abteilungen Verkehrsplanung, gesamtstädtische Planung sowie Städtebau und Stadterneuerung die planerischen Grundlagen für die künftige räumliche Entwicklung, Erneuerung und Gestaltung der Stadt Witten. In enger Zusammenarbeit werden die Rahmenbedingungen für eine moderne, lebens- und liebenswerte Stadt geschaffen. Bei den unterschiedlichen Planungsprozessen gilt es eine Vielzahl von Belangen aus Fachverwaltungen, Öffentlichkeit und Politik zu erfassen und in die Planung einzustellen. Entsprechend stehen die Maßnahmen dabei im öffentlichen und politischen Fokus, sodass dem Austausch mit der Bevölkerung sowie der Kommunikation und Beschlussfassung in den politischen Gremien eine hohe Bedeutung zu kommt.

**Bei der Stadt Witten** ist zum **nächstmöglichen Zeitpunkt** unbefristet die Stelle

**der Assistenz im Vorzimmer (m/w/d)**

**im Planungsamt**

in Vollzeit extern zu besetzen.

Eine Teilzeitbeschäftigung ist möglich sofern der Stundenumfang insgesamt abgedeckt wird.

**Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen folgende Bereiche:**

- Aktive und professionelle Unterstützung der Amts- und Abteilungsleitungen in allen administrativen und organisatorischen Aufgaben

**Assistenz- und Schreibtätigkeiten:**

- Professionelle interne sowie externe Kommunikation in Wort und Schrift
- Postsortierung und Pflege des Amtspostfaches
- Aufbereitung, Weiterleitung und Versenden von Unterlagen und Dokumenten
- Standardisierung und Erstellung von Schreiben
- Amtsinterne Pflege der EDV (z.B. Homepage, Enaio, Share-File)
- Vorlagenerstellung und Prüfung in Session, Einholung von Mitzeichnungen, Workflowkontrolle bis Freigabe BM
- Terminkoordination und Wiedervorlagenverwaltung
- Vorbereitung von Besprechungen (einschl. Raumbuchung, Ausstattung mit Medien, Bewirtung etc.)
- Gäste- und Besucherbetreuung

**Verwaltungstätigkeiten:**

- Mitwirkung bei der Abwicklung von Maßnahmen in Programmgebieten (Stadterneuerung)
- Mündliche und schriftliche Abstimmung mit externen Dienstleistern wie Planungs- und Beratungsbüros sowie den Stadtteilbüros
- Mitwirkung bei der Erstellung von Präsentationen (u.a. mit PowerPoint)
- Fahrtenbuchabrechnung und Wegstreckenentschädigung
- Materialbestellungen
- Fortbildungs- und Dienstreiseangelegenheiten (Anmeldung, Abrechnung, Organisation)
- Amtsinterne Koordination und Beantwortung von Anfragen anderer Ämter/Organisationseinheiten der Stadtverwaltung sowie externer Stellen und Weitergabe der Ergebnisse an das Baudezernat
- Mitarbeit bei der Abwicklung von Verwaltungsakten (Durchführung von gesetzl. vorgeschriebenen Beteiligungsschritten, Veröffentlichungen von Unterlagen etc.)
- Mitwirkung und Controlling der Ausschussarbeit für ASUK und MoVe (Vor- und Nachbereitung der Sitzungen, Fertigen der Beschlussausfertigungen und dessen Versand, Controlling bei der Beantwortung der Anträge)
- Interne Beratung der Ausschussmitglieder der Ausschüsse ASUK und MOVE
- Koordination und Beantwortung von Anfragen aus Politik und Bürgerschaft

**Folgende Anforderungen sind von Ihnen zu erfüllen:**

- Laufbahnbefähigung für die Laufbahngruppe 1 – Einstiegsamt 2 (vormals Befähigung zum mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst) bzw. erfolgreicher Abschluss des Verwaltungslehrgangs I (vormals Angestelltenlehrgang I)
- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten
- Fundierte Kenntnisse in allen büroorganisatorischen Abläufen
- Sehr gute Kenntnisse im Anwenderprogramm Session
- Sicherer Umgang in der Microsoft-Office-Standardsoftware (Outlook, Word, Excel, PowerPoint etc.) und die Bereitschaft, die Anwendung weiterer Fachprogramme schnellstmöglich zu erlernen
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Flexibilität und Belastbarkeit
- Verbindliches und freundliches Auftreten
- Ausgeprägte Serviceorientierung
- Team- und Kommunikationsfähigkeit
- Diskretion, Loyalität und Zuverlässigkeit
- Als Trägerin des Prädikats Total E-Quality – Engagement für Chancengleichheit erwarten wir von unseren Mitarbeitenden ein ausgeprägtes Verständnis für Gleichstellungsthemen

**Wir bieten Ihnen:**

- Eine Vergütung nach Entgeltgruppe E 9a TVöD bzw. BesGr. A 9 LG 1.2 LBesO (im Rahmen der besoldungsrechtlichen und stellenplanmäßigen Möglichkeiten)
- Einen sicheren Arbeitsplatz, weil wir mit Ihnen in die Zukunft gehen möchten
- Flexible Arbeitszeiten
- Die Möglichkeit, den Arbeitsbereich mit viel Gestaltungsspielraum und Entwicklungsmöglichkeiten aktiv mitzugestalten
- Sowohl persönliche als auch fachliche Fortbildungsmöglichkeiten und Wissenstransfer - damit wir uns gemeinsam weiterentwickeln
- Eine vielseitige, interessante Tätigkeit und die selbständige, eigenverantwortliche Arbeit in einem kollegial agierenden Team
- Eine familienfreundliche Arbeitgeberin, die die Vereinbarkeit von Beruf und privaten Lebenswelten fördert und schätzt
- Betriebliches Gesundheitsmanagement
- Eine gleichstellungsbewusste Arbeitgeberin die sich für die Chancengleichheit und Gleichstellung aktiv einsetzt.

Die Stadt Witten hat sich selbst verpflichtet, den Anteil von Frauen in Leitungsfunktionen und Berufsbereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, zu erhöhen. Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung werden Frauen nach den Bestimmungen des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt. *  *

**Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie uns bitte**

**bis zum 01.03.2026     **

**ausschließlich** über die Onlineplattform [www.interamt.de](http://www.interamt.de/) **(Stellen-ID **1412461**)** zukommen lassen. **Bewerbungen, die nicht über Interamt eingehen, können für das weitere Auswahlverfahren leider nicht berücksichtigt werden.**

Sollten Sie Fragen zum Online-Bewerbungsverfahren haben oder bei Schwierigkeiten nähere Informationen diesbezüglich benötigen, besuchen Sie gerne unsere Homepage [www.witten.de](http://www.witten.de/)

Alle wichtigen Informationen rund um die Karrieremöglichkeiten bei der Stadt Witten finden Sie unter [https://www.witten.de/rathaus-service/karriere/](https://www.witten.de/rathaus-service/karriere/)