Die Stadt Herne sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz/Sekretariat (w/m/d)

(Kennziffer 51/0025)

für die Fachbereichsleitung im Fachbereich Umwelt und Stadtplanung.

Der Fachbereich Umwelt und Stadtplanung beschäftigt sich mit der räumlichen
Entwicklung der Stadt sowie der Sicherung einer lebenswerten Umwelt. Die
vielfältigen, manchmal gegensätzlichen privaten und öffentlichen Interessen
sowie sozialen, ökologischen und ökonomischen Anforderungen werden dabei in
Einklang gebracht und gerecht abgewogen.

Wir bieten Ihnen:


- Neben attraktiven und spannenden Aufgabeninhalten ein unbefristetes
Beschäftigungsverhältnis in Vollzeit (39 Wochenstunden)
- eine leistungsgerechte Vergütung nach vorliegender Qualifikation bis zur
Entgeltgruppe EG 8 TVöD
- eine betriebliche Altersvorsorge (VBL)
- eine hohe Arbeitsplatzgarantie und Planbarkeit einer sicheren beruflichen
Zukunft
- eine gute Vereinbarkeit von Familie, Freizeit und Beruf durch flexible
Arbeitszeiten im Rahmen des Gleitzeitmodells der Stadt Herne
- ein gutes Angebot an persönlichen und fachlichen Fort- und
Weiterbildungsmöglichkeiten und eine umfassende Einarbeitung
- die grundsätzliche Möglichkeit von Homeoffice bzw. zur mobilen Arbeit
- eine vielseitige, verantwortungs- und anspruchsvolle Tätigkeit in einem
motivierten Arbeitsumfeld
- ein betriebliches Gesundheitsmanagement mit umfangreichem Programm
- vielfältige Rabatte durch Corporate Benefits
- es besteht das Angebot der Finanzierung eines Fahrrades durch eine zinslose
Gehaltsvorauszahlung sowie des Fahrradleasings im Rahmen der Entgeltumwandlung
- temporäre Nutzung von Dienstfahrzeugen oder Dienst-E-Bikes zur Verrichtung
von Dienstfahrten
- mit dem Technischen Rathaus in der Nähe des Wanne-Eickeler Hauptbahnhofes
einen modernen und gut erreichbaren Arbeitsplatz (moderne Büro- und
Besprechungsraumtechnik, Kantine, Duschen, gesicherte
Fahrradabstellmöglichkeiten)

Ihre Aufgabenschwerpunkte:


- Bearbeitung der Postein- und -ausgänge
- Auskünfte an Bürger*innen und interne Ratsuchende
- Annahme, Weiterleitung und Terminüberwachung des Beschwerdemanagements
- Erledigung der Korrespondenz der Fachbereichsleitung selbstständig und nach
Diktat
- selbstständiges Terminmanagement für die Fachbereichsleitung
- selbstständige Vorbereitung von Sitzungs- und Besprechungsterminen
- inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Terminen, Anfertigung von
Besprechungsprotokollen
- allgemeine Verwaltungsaufgaben, z.B. Verwaltung von Daten und
Schriftstücken (Akten-, Literatur-, Telefonbuch-, Dienstfahrzeugverwaltung)
- Urlaubs- und Fehlzeitangelegenheiten
- Vorbereitung und Vorprüfung der Vergabe von Planungsaufträgen unterhalb der
Schwellenwerte
- Mitwirkung bei der Vergabe von Planungsaufträgen
- Erteilen von Auskünften zu bauplanungsrechtlichen Grundfragen für
Dritte/Bürger*innen
- Koordinierung der Bandbreite anfallender Themen
- Koordinierung des politischen Sitzungsdienstes
- Vor- und Nachbereitung von Gesprächsterminen insbesondere des BÜRGERDIALOGs
- Vorbereitung von und Teilnahme an Abteilungsleitungsbesprechungen
- Sonderaufgaben der Fachbereichsleitung wie z.B. selbständige Bearbeitung
des zentralen Verwaltungsmanagements
- Erledigung von abteilungsübergreifenden Arbeitsaufträgen aus diversen
Terminen und Arbeitsgesprächen
- Sekretariatsaufgaben für die SEG, Stadtentwicklungsgesellschaft Herne mbH &
Co. KG

Diese Voraussetzungen müssen Bewerber*innen erfüllen:


- eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/Kauffrau für
Bürokommunikation (Vorgängerausbildungen miteingeschlossen) oder
- eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r
oder
- einen erfolgreich abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder
- die Laufbahnbefähigung der Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt für den
allgemeinen Verwaltungsdienst (vormals mittlerer nichttechnischer Dienst)
- einschlägige Berufserfahrung
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, mindestens auf dem
Sprachniveau C1 (GER) (bitte Nachweis mit einreichen)
- hohe Einsatzbereitschaft, Flexibilität, Belastbarkeit sowie Entscheidungs-
und Durchsetzungsvermögen
- hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Selbständigkeit und Initiativkraft
- Organisationsfähigkeit – Sie koordinieren Ihre Aufgaben und Projekte
effektiv. Dies umfasst die Planung von Ressourcen und Zeitmanagement sowie die
Sicherstellung, dass alle Projekte reibungslos ablaufen
- Bereitschaft zur fachlichen Fortbildung durch die Arbeitgeberin im Rahmen
der geforderten Tätigkeiten

Hinsichtlich der zu übernehmenden Aufgaben sollen folgende Kompetenzprofile
besonders ausgeprägt sein:


- Werthaltung
- Diversity- und Kommunikationskompetenz, kognitive Kompetenz
- Konfliktfähigkeit
- Soziale Sensibilität

Grundlage unserer Erwartungen ist das Kompetenzmodell der Stadt Herne, das
Sie unterwww.herne.de/kompetenzmodell einsehen können.

Die Besetzung der Vollzeitstelle ist grundsätzlich in Teilzeitform
(Job-Sharing) möglich. Bei der Funktionsübertragung auf zwei in Teilzeit
beschäftigte Mitarbeitende können nach Absprache aller Beteiligten bestimmte
Arbeitszeitmodelle festgelegt werden.

Die Stadtverwaltung Herne definiert sich als moderne Arbeitgeberin, die
Chancengleichheit und die Vielfalt der Lebensentwürfe ihrer Mitarbeitenden
fördert und dadurch Perspektiven schafft. Für ihr beispielhaftes Handeln wurde
die Stadtverwaltung Herne 2025 zum dritten Mal in Folge mit dem Prädikat „Total
E-Quality“ ausgezeichnet. Ihr erklärtes Ziel ist es, dass sich die
Stadtgesellschaft auch in ihrer Belegschaft widerspiegelt.

Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Sie werden bei gleicher
Qualifikation im Rahmen der gesetzlichen Regelungen bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungen von Menschen mit Behinderung sind willkommen.

Werden auch Sie Teil des Teams und prägen zusammen mit rund 3.000
Mitarbeitenden die Zukunft der Stadt Herne.

Bewerben Sie sich ganz einfach online auf unserer Homepage unter
www.herne.de/Rathaus/Stellen-und-Ausbildung/ bis zum 19.02.2026.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

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Kontakt:

Als Ansprechperson steht Ihnen für inhaltliche Fragen aus dem Fachbereich
Umwelt und Stadtplanung der Fachbereichsleiter Herr Wixforth (02323/16-3005)zur
Verfügung. Für verfahrenstechnische Fragen wenden Sie sich an Frau Graf vom
Personaleinsatzmanagement (02323/16-2541). Weitere Informationen zur Stadt
Herne finden Sie im Internet unterwww.herne.de.