Im Vorzimmer des Bürgermeisters und der Ersten Stadträtin ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als
Assistenz- und Vorzimmerkraft (m/w/d)

zu besetzen.

Ihre Aufgaben:


- In dieser Position gestalten Sie den Arbeitsalltag im unmittelbaren Umfeld der Verwaltungsleitung aktiv mit. Mit Ihrem Organisationstalent und Ihrer Flexibilität tragen Sie dazu bei, dass die internen Abläufe im Vorzimmer des Bürgermeisters und der Ersten Stadträtin reibungslos funktionieren. Sie sind zentrale Ansprechperson für interne und externe Kontakte und sorgen mit Übersicht und u. a. folgende Aufgaben:
- Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufs im Vorzimmer als zentrale organisatorische Schnittstelle zwischen Verwaltungsleitung, Fachbereichen, Politik, Bürger*innen und Besuchenden
- Koordination und Organisation aller Termine der Verwaltungsleitung einschließlich Priorisierung, Wiedervorlagenmanagement und Reiseplanung
- Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen einschließlich Fristenüberwachung
- inhaltliche Vorrecherche zu Themen und strukturierte Zusammenstellung entscheidungsrelevanter Informationen
- regelmäßige Teilnahme an Sitzungen und Übernahme des Protokolldienstes, bei Bedarf auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten
- Koordination der telefonischen und digitalen Kommunikation sowie Weiterleitung von Anliegen
- Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, der elektronischen Rechnungen sowie der Aktenführung
- Unterstützung der Verwaltungsleitung im gesamten administrativen und organisatorischen Tagesgeschäft
- freundlicher, souveräner und serviceorientierter Empfang sowie Betreuung sämtlicher Besuchender
- Unterstützung bei der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, insbesondere beim Entwurf von Pressemitteilungen und der Beantwortung von Medienanfrage


Eine Änderung des Aufgabenbereichs bleibt vorbehalten.

Ihr Profil:

Voraussetzung für die Übernahme der Tätigkeiten ist eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten oder ein erfolgreicher Abschluss des Angestelltenlehrgangs I.

Im Auswahlverfahren werden außerdem Bewerber*innen gleichermaßen berücksichtigt, die über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z. B. Kaufleute für Büromanagement oder Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r) verfügen, wenn diese für den genannten Aufgabenbereich förderlich ist.

Darüber hinaus erwarten wir:


- ausgeprägte Serviceorientierung sowie ein freundliches, verbindliches und professionelles Auftreten
- Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Personen
- Flexibilität, Belastbarkeit und Bereitschaft, sich auf wechselnde Situationen sowie auf Termine außerhalb üblicher Arbeitszeiten einzustellen
- hohes Maß an Organisationsgeschick, Priorisierungsfähigkeit und strukturierter Arbeitsweise auch bei parallel laufenden Vorgängen
- Selbstständigkeit, Verantwortungsbewusstsein und absolute Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen
- gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit sowie ein ausgeprägtes Sprachgefühl
- sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen (insbesondere Outlook, Word und Excel) sowie allgemein hohe digitale Kompetenz


Wir bieten:


- Einstellung in ein unbefristetes Vollzeitarbeitsverhältnis mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden
- Bezahlung nach Entgeltgruppe 8 TVöD bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen
- gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
- Sicherheit und Kollegialität - Wir bieten Ihnen einen sicheren Arbeitsplatz mit einem attraktiven Arbeitsumfeld und freundlichen Kolleg*innen
- 30 Tage Jahresurlaub sowie eine bezahlte Freistellung am 24. und 31. Dezember
- Altersvorsorge über die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
- Gewährung einer Jahressonderzahlung
- Möglichkeit zur Teilnahme an der leistungsorientierten Bezahlung (LOB)
- Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements
- exklusive Mitarbeitendenrabatte und Vergünstigungen über Corporate Benefits
- Teilnahme am betrieblichen Gesundheitsmanagement (Hansefit)
- Teilnahme am Fahrradleasing


Interesse?

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis spätestens zum 29.03.2026. Ihre Bewerbungsunterlagen einschließlich der erforderlichen Qualifikationsnachweise (u. a. Ausbildungs- und Prüfungszeugnisse) reichen Sie bitte über unser Online-Bewerbungsportal unter Betätigung der Schaltfläche "Jetzt bewerben" ein.

Bei Fragen zum Auswahlverfahren steht Frau Schulte vom Bereich 10 - Zentrale Verwaltung - gerne zur Verfügung. Sie erreichen sie telefonisch unter 04491/9293-406.

Die Stadt Friesoythe strebt in allen Bereichen und Positionen an, Unterrepräsentanzen im Sinne des Niedersächsischen Gleichstellungsgesetzes (NGG) abzubauen. Bewerbungen von Männern sind daher ausdrücklich erwünscht.

Ebenso begrüßen wir Bewerbungen von Menschen mit einer Behinderung. Dieser Personenkreis wird bei gleicher fachlicher und persönlicher Eignung im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt. Bitte fügen Sie zur Wahrung Ihrer Interessen der Bewerbung einen Nachweis über eine bestehende Schwerbehinderung oder Gleichstellung bei.