**PLEASE SUBMIT ONLY MOTIVATION LETTERS AND CVs/RESUMES IN ENGLISH!**

**Job Title:** Part-Time Back Office Support / Office Manager (10h/week)

**Location:** Kiel

**About Us:**
We are looking for a detail-oriented and proactive professional to join Windsy in a part-time capacity. While most accounting topics are handled by our Nordics service organization, this role is crucial for ensuring smooth back-office operations, supporting project management, and assisting with reporting and administrative tasks.

**Key Responsibilities:**

- **Simus Normal Closing Tasks:**
- Timesheet monitoring and validation
- Expense claims processing
- Wages closing and annual leave balance management
- Invoicing and supplier invoice handling
- **Project & Invoicing Support:**
- Mission / project creation and intra-group project setup (supported by Group sales admin team)
- User creation and system access management
- Aged debtors balance tracking
- Flexi hours balance management
- Project margin export and cash flow follow-up
- **Purchase & Payment Oversight:**
- Purchase invoice follow-up (controlling and payment coordination with accounting team)
- Support on project review and consultant follow-up
- **Reporting & Analysis:**
- Preparation of monthly reports and providing bookkeeping inputs to external accounting firm
- Group reporting support (headcount, revenue estimates, cash-flow, Capex, quarterly consolidation)
- Preparation of board meeting material
- Ad-hoc analysis and support as needed
- **Payroll & Year-End Support:**
- Payroll preparation (inputs provided to payroll consultant)
- Year-end closing support (inputs to tax consultant, controlling, query handling)
- **Budgeting & Forecasting:**
- Support the budgeting and forecasting process
- Assist with cash collection and payments as required
- **Employee & Administrative Support:**
- Address ad-hoc requests from employees
- Handle various administrative matters
- **Administration of incoming post**

**Requirements:**

- First experience in back-office functions
- Strong understanding of accounting and financial processes
- Proficiency in relevant systems (Simus, ERP, or similar)
- Excellent organizational and communication skills
- Ability to work independently and prioritize tasks in a part-time setup

**What We Offer:**

- Part-time role (10 hours/week)
- Flexible working environment / hybrid working model
- Opportunity to work in a dynamic international group
- Exposure to both operational and financial management tasks

**How to Apply:**
Please send your CV and a brief motivation letter to career@windsy.de

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**Stellentitel:** Teilzeit Back-Office Support / Office Manager (10 Std./Woche)

**Standort:** Kiel

**Über uns:**
Wir suchen eine zuverlässige, sorgfältige und proaktive Person, die unser Windsy-Team in Teilzeit unterstützt. Während ein Großteil der buchhalterischen Aufgaben von der nordischen Serviceorganisation der Gruppe übernommen wird, spielt diese Position eine zentrale Rolle für einen reibungslosen Ablauf unserer Back-Office- und administrativen Prozesse sowie für die Unterstützung im Projekt- und Reportingbereich.

**Ihre Aufgaben:**

- **Administrative Aufgaben & tägliche Abläufe:**
- Verwaltung der eingehenden Post
- Allgemeine Office-Organisation und Unterstützung der Mitarbeitenden
- Bearbeitung verschiedener ad-hoc Anfragen
- **Simus Normal Closing:**
- Kontrolle und Freigabe der Stundennachweise
- Bearbeitung von Spesenabrechnungen
- Unterstützung beim Monatsabschluss der Löhne
- Pflege von Urlaubs- und Abwesenheitssalden
- Rechnungsstellung und Bearbeitung von Lieferantenrechnungen
- **Projekt- & Invoicing-Unterstützung:**
- Anlage von Missionen/Projekten sowie Einrichtung von konzerninternen Projekten (in Zusammenarbeit mit dem Group Sales Admin Team)
- Erstellung neuer Benutzerzugänge
- Überwachung offener Debitoren
- Verwaltung von Gleitzeitkonten
- Export der Projektmargen
- Cashflow-Überwachung
- **Einkaufs- & Zahlungsprozesse:**
- Nachverfolgung von Eingangsrechnungen (inkl. Kontrolle und Übergabe der Zahlungsinformationen an das Buchhaltungsteam)
- Unterstützung bei Projektreviews und Follow-up mit Consultants
- **Reporting & Analyse:**
- Vorbereitung der monatlichen Auswertungen und Bereitstellung aller buchhalterischen Unterlagen für die externe Steuerkanzlei
- Unterstützung beim Konzernreporting (Headcount, Umsatzschätzungen, Cashflow, Capex, Quartalskonsolidierung etc.)
- Erstellung von Unterlagen für Board Meetings
- Durchführung von ad-hoc Analysen
- **Payroll & Jahresabschluss:**
- Vorbereitung der monatlichen Lohnabrechnungsdaten zur Weitergabe an den Payroll-Dienstleister
- Unterstützung beim Jahresabschluss (Bereitstellung von Informationen für den Steuerberater, Klärung von Rückfragen)
- **Budgetierung & Forecasting:**
- Mitarbeit im Budget- und Forecasting-Prozess
- Unterstützung beim Cash Collection Prozess
- Koordination von Zahlungen

**Ihr Profil:**

- Erfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren Back-Office-Funktion
- Kenntnisse in administrativen und buchhalterischen Prozessen
- Erfahrung mit ERP-/Zeiterfassungssystemen (z. B. Simus oder vergleichbar)
- Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
- Hohe Zuverlässigkeit, Kommunikationsstärke und Organisationstalent
- Bereitschaft, Verantwortung in einem breit gefächerten Aufgabenbereich zu übernehmen
- Fähigkeit, Aufgaben effizient in einem Teilzeitumfang zu priorisieren

**Wir bieten:**

- Teilzeitstelle mit ca. 10 Stunden pro Woche
- Flexibles Arbeitsumfeld /Hybrid-Modell
- Arbeit in einem internationalen Umfeld
- Abwechslungsreiche Aufgaben in den Bereichen Administration, Projekte und Finanzen

**Bewerbung:**
Bitte senden Sie Ihren Lebenslauf sowie ein kurzes Motivationsschreiben an career@windsy.de.