Back office supporter (m/w/d)

Hays Professional Solutions GmbH

Mainz am Rhein - Deutschland

Bürokaufmann/-frau Arbeit Vollzeit ab 08.06.2026

Beschreibung

### Ihre Vorteile:

- 30 Tage Urlaub
- Arbeit in einem internationalen Unternehmen

### Ihre Aufgaben:

- Erfassung und Pflege relevanter Daten zu Veranstaltungen, Projekten und Vertragsanforderungen im CRM für unterschiedliche Stakeholder
- Sicherstellung eines reibungslosen, fehlerfreien und fristgerechten Freigabeprozesses unter Berücksichtigung aller internen und externen Vorgaben einschließlich Compliance-Aspekten
- Strukturierte Kommunikation mit Initiator sowie crossfunktionalen Ansprechpartner über verschiedene Kanäle zu Prozessen und benötigten Systemlösungen
- Beratung und Unterstützung interner Kundengruppen über Telefon, Video-Call, E-Mail und Chat
- Übernahme prozessnaher administrativer Aufgaben, um einen einheitlichen, termingerechten Service auf hohem Qualitätsniveau sicherzustellen und alle Compliance-relevanten Themen zuverlässig zu bearbeiten
- Bearbeitung von Rechnungen im Zusammenhang mit Außendienstaktivitäten, inklusive interner Abstimmung und revisionssicherer Dokumentation
- Aktive Mitarbeit bei der Pilotierung neuer Servicebereiche sowie beim Ausbau und der Weiterentwicklung des Supports

### Ihre Qualifikationen:

- Abgeschlossene kaufmännische, medizinische oder pharmazeutische Ausbildung, ergänzt durch relevante Berufserfahrung
- Einschlägige Erfahrung im Online- bzw. telefonischen Kundenservice sowie in der strukturierten Datenpflege
- Fundierte Kenntnisse im Bereich Accounting, insbesondere in der Bearbeitung von Veranstaltungs- und Bewirtungsabrechnungen
- Sie sind sicher im Umgang mit M365-Anwendungen sowie CRM-Systemen
- Idealerweise verfügen Sie über Erfahrung im Pharmaumfeld, im Gesundheitswesen oder in einem stark regulierten, compliancegetriebenen Arbeitsumfeld
- Sie zeichnen sich durch hohe Eigenverantwortung, ausgeprägte Eigeninitiative sowie eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise aus
- Starkes organisatorisches Geschick, ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein sowie Genauigkeit bei der Dokumentation von Arbeitsschritten zählen zu Ihren Fähigkeiten
- Auch in einem dynamischen und schnelllebigen Umfeld arbeiten Sie effizient und zuverlässig
- Sie haben Freude an der Zusammenarbeit im Team ebenso wie an eigenständigem Arbeiten
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie ein sicheres und professionelles Auftreten im Austausch mit internen Ansprechpartner
- Sie besitzen gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

### Über Hays:

Mit über 15 Jahren Erfahrung in der klassischen Pharmaindustrie, Biotechnologie, Chemie und Medizintechnik kennen wir die entscheidenden Kontaktpersonen, die anspruchsvolle Aufgaben mit Potenzial ausschreiben. Die hohe Personalnachfrage eröffnet spannende Möglichkeiten für engagierte Fach- und Führungskräfte, um sich beruflich zu entwickeln und an der eigenen Karriere zu arbeiten. Als spezialisierte Personalberatung mit einem internationalen Netzwerk bieten wir Ihnen entscheidende Vorteile - und das völlig kostenfrei für Sie. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten.

Ref-Nr.: 11163802

Aktualisiert: 10.06.2026

Quelle: Bundesagentur für Arbeit
weitere Infos Rechtliche Hinweise zur Nutzung
Ob die Stelle noch verfügbar ist und weitere Informationen findest du direkt auf der Website der Bundesagentur für Arbeit. Bitte beachte: OPROMA ist nicht der Anbieter dieser Stelle und kann keine Auskünfte geben.

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