Universität Heidelberg

- Beschäftigte*r im Verwaltungsdienst (w/m/d)

Ihre Aufgaben

- Ihre wichtigste Aufgabe wird die eigenständige Mittelverwaltung aller Zweit- und Drittmittel sowie des Aversums der von Ihnen betreuten Arbeitsgruppen sein. Das umfasst nicht nur die Abwicklung sämtlicher Zahlungen, sondern v. a. die Entscheidung über die optimale Nutzung der Ressourcen unter Beachtung der verschiedenen Richtlinien und Rahmenbedingungen
- Zudem werden Sie alle Personalangelegenheiten der Arbeitsgruppen überwachen und bearbeiten. Neben allgemeinen Sekretariatsaufgaben wie Terminvereinbarungen, Postbearbeitung, Reiseplanung und Bestellungen, werden Sie den Forschungsgruppenleiter*innen zuarbeiten, deren internationale Teams betreuen und sich um alle verwaltungstechnischen Belange kümmern
- Zusammenarbeit mit der BZH-Verwaltung und den anderen Sekretariaten des BZH

Ihr Profil

- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit dem Office-Paket (v. a. Excel), Mail und Internet
- Offenheit für Digitalisierung (online-Meetings mit Webex, Zoom, HeiCONF; elektronische Rechnungsbearbeitung, digitale Ablagen)
- Mehrjährige Berufserfahrung, vorzugsweise im Verwaltungs-/Sekretariatsbereich (idealerweise an der Universität). Quereinsteiger*innen mit einem akademischen Abschluss und starkem Interesse an Verwaltungs- und Organisationsaufgaben in der Wissenschaft werden auch berücksichtigt
- Fähigkeit zu sorgfältigem, selbstständigem und vorausschauendem Arbeiten
- Freude am Umgang mit Zahlen und möglichst Vorkenntnisse in der Mittelverwaltung
- Kommunikatives Auftreten und Freude an der Arbeit in einem Team mit Mitarbeiter*innen aus aller Welt
- Schnelle Auffassungsgabe, Engagement, Belastbarkeit, Durchsetzungsfähigkeit und Organisationstalent

Wir bieten

- Eine zunächst auf bis zu 19,75 Wochenstunden (50 %) begrenzte Tätigkeit in der Arbeitsgruppe von Frau Prof. Dr. Cristina Paulino. Langfristig ist eine Aufstockung der Stelle bis hin zur Vollzeitbeschäftigung möglich und erwünscht
- Eine Vergütung nach Entgeltgruppe 9a TVL
- Die Möglichkeit auf eine anschließende unbefristete Beschäftigung mit langfristiger, verlässlicher Perspektive im sicheren öffentlichen Dienst
- Fundierte Einarbeitung durch die derzeitige Stelleninhaberin und die anderen Sekretariate des BZH
- Einbindung in internationale Teams
- Es handelt sich um einen sehr interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz, der besonders viel Raum für selbstständiges Handeln lässt. Das BZH wird dezentral verwaltet, und die Verwaltung der Finanzen und Personalia erfolgt, in Zusammenarbeit mit Einheiten der zentralen Universitätsverwaltung, sehr unabhängig und eigenverantwortlich
- Eine ausgesprochen gute Arbeitsatmosphäre, die sich durch gegenseitige Hilfsbereitschaft, Unterstützung, Wertschätzung und eine gruppenübergreifend sehr konstruktive Zusammenarbeit der Verwaltungskräfte auszeichnet
- Vielfältige universitäre Angebote (Weiterbildungsmöglichkeiten, bezuschusstes Deutschlandticket, Hochschulsport etc.)

Die Stelle ist zunächst bis zum 30.06.2027 befristet. Eine anschließende unbefristete Beschäftigung wird angestrebt.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis zum 06.03.2026 an Frau Prof. Dr. Cristina Paulino, Biochemie-Zentrum der Universität Heidelberg, Im Neuenheimer Feld 328,Heidelberg oder per E-Mail an senden (bitte zusammengefasst in einer PDF-Datei mit Ihrem Namen). Wir bitten um Verständnis, dass eingegangene Bewerbungsunterlagen nicht zurückgesandt werden.

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter