# **Büroleiter-/in (m/w/d)**

Allgemeine Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Der Büroleiter-/in übernimmt eine Vielzahl von Aufgaben, die das Clubleben und die Büroorganisation betreffen. Als zentrale Ansprechperson für sämtliche Büroangelegenheiten sorgt er für einen reibungslosen Ablauf und eine professionelle Kommunikation innerhalb des Clubs.

Der Büroleiter-/in hat die Möglichkeit, Mitarbeitende für die Erledigung seiner Aufgaben einzusetzen.

Büroorganisation

• Erstellung und Überwachung des Dienstplans für das Büro, um eine optimale Besetzung zu gewährleisten.

• Bearbeitung des Mailverkehrs sowie telefonischer Anfragen, um Mitglieder und externe Interessenten umfassend zu betreuen.

• Verwaltung des Timetables für PC-Caddie (PCC), Carts und Schulungen, um eine effiziente Planung und Durchführung zu ermöglichen.

• Regelmäßige Bestandsprüfung und Bestellung von Getränken, Snacks, Pro-Shop-Artikeln, Organisationsmaterial und Bürobedarf.

• Abstimmung mit dem Vorstand bei erhöhtem Bestellbedarf, um Transparenz und Kontrolle zu sichern.

• Koordination der technischen Instandsetzung des Clubhauses in enger Zusammenarbeit mit dem technischen Leiter.

• Kommunikation mit Greenkeepern, um optimale Platzbedingungen zu gewährleisten.

• Erstellung von Rechnungen und Betreuung externer Partner wie Hotels, PinHigh, Leasure Break sowie Werbepartnern und weiteren Dienstleistern.

• Prüfung der Eingangsrechnungen auf sachliche und rechnerische Richtigkeit, ggf. in Abstimmung mit dem Head-Greenkeeper.

• Erfassung (inkl. Vorkontierung) der Eingangsrechnungen in DATEV Unternehmen online.

• Geordnete Ablage von Geschäftsunterlagen (Verträge, Schriftverkehr, Buchhaltungsunterlagen)

• Erstellung von Spendenbelegen

Mitgliederverwaltung/-betreuung

• Betreuung bestehender und neuer Mitglieder von der ersten Kontaktaufnahme bis zur erfolgreichen Integration in den Club.

• Versand und Nachfassaktion der Aufnahmeunterlagen, um einen zügigen und reibungslosen Aufnahmeprozess zu gewährleisten.

Golfclub Repetal Südsauerland e.V., Repetalstraße 220, 57439 Attendorn, Tel. 02721.71 80 32,

www.golfclub-repetal.de, vorstand@gc-repetal.de, mobil: +49 170 82 22 968

Vertretungsberechtigt: Thomas Schrüllkamp, Markus Ostermann, Torsten Gerlach, Bastian Schuster

• Identifikation und Bearbeitung von Problemfeldern im Mitgliederbereich in Zusammenarbeit mit relevanten Ansprechpartnern.

• Erfassung und Pflege von Mitgliederdaten in den Mitgliederverwaltungssystemen. Zur Zeit wird hierfür PC Caddie und MS Outlook eingesetzt.

• Bestätigung der Aufnahme und Bestellung von Mitgliedsausweisen.

• Begleitung von Schnuppermitgliedern und Überführung in reguläre Mitgliedschaften; ggf. Benennung von Paten zur Unterstützung.

• Bereitstellung von Rechnungen zur Zahlung sowie Überprüfung und Einzug von Mitgliedsbeiträgen in Zusammenarbeit mit dem Schatzmeister des Clubs.

Turnierorganisation

• Anlage von Turnieren in PCC und Erstellung der zugehörigen Ausschreibungen sowie Aushänge, die etwa 14 Tage vor dem Turnier veröffentlicht werden.

• Aufnahme der Teilnehmer in PCC, Erstellung von Startlisten und Druck der Scorekarten.

• Erfassung der Ergebnisse und Erstellung von Ergebnislisten zur transparenten Kommunikation.

• Vorbezeichnete Aufgaben werden durch die sportliche Leitung des Clubs unterstützt.

• Aktive Unterstützung für Turnierevents und ähnlichen Veranstaltungen

Gästebetreuung

• Betreuung und Einweisung von Gästegruppen, Einholung von Feedback und Motivation zu Google-Bewertungen.

• Koordination des 18-Loch Platzes, Abstimmung mit dem Turnierplan sowie Organisation von Startzeiten, Cartverleih und Turnieren.

• Betreuung des 6-Loch Kurzplatzes inkl. Schlägerverleih und Abstimmung mit dem Marshall.

• Koordination der Cartnutzung und technische Überwachung der Carts in Zusammenarbeit mit den Greenkeepern.

Kommunikation und Akquisition

• Kontakt und Zusammenarbeit mit Schulen, Firmen, Institutionen und Jugendämtern zur Förderung des Clublebens und Organisation von Feriencamps (in Kooperation mit der Golfschule).

Marketing und Vertrieb

• Erarbeitung von Konzepten zur Gewinnung und Bindung von Mitgliedern, Sponsoren und Partnern (z.B. Schulen).

• Verbesserung der Außenwirkung des Clubs (Öffentlichkeitsarbeit, Imagepflege)

• Fördermittelgewinnung

• Erarbeitung und Durchführung von Spendenkampagnen