Beschreibung
Die VIO GmbH mit Sitz in Hannover ist ein innovatives Unternehmen, das sich auf den Großhandel von Bodenbelägen, Fliesen, Baustoffen und Bauchemie spezialisiert hat, wobei wir eine eigene Produktionslinie für Vinyl-Böden haben. Unser Team legt großen Wert auf Qualität und Innovation, um unseren Kunden maßgeschneiderte Lösungen zu bieten. Unsere Expertise erstreckt sich über verschiedene Branchen, in denen wir durch unsere zukunftsweisenden Produkte und Dienstleistungen überzeugen. Die Zufriedenh...
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Die VIO GmbH mit Sitz in Hannover ist ein innovatives Unternehmen, das sich auf den Großhandel von Bodenbelägen, Fliesen, Baustoffen und Bauchemie spezialisiert hat, wobei wir eine eigene Produktionslinie für Vinyl-Böden haben. Unser Team legt großen Wert auf Qualität und Innovation, um unseren Kunden maßgeschneiderte Lösungen zu bieten. Unsere Expertise erstreckt sich über verschiedene Branchen, in denen wir durch unsere zukunftsweisenden Produkte und Dienstleistungen überzeugen. Die Zufriedenheit unserer Kunden steht dabei stets im Mittelpunkt unseres Handelns. Wir setzen auf ein dynamisches und kreatives Arbeitsumfeld, das unseren Mitarbeitenden die Möglichkeit bietet, ihre Fähigkeiten kontinuierlich weiterzuentwickeln. Teamgeist und eine offene Unternehmenskultur sind zentrale Bestandteile unseres Erfolgs.
## Büro-Allroundkraft (m/w/d)
### 1) Ziel der Position
Die Büro-Allroundkraft unterstützt die reibungslose Organisation und Administration des Tagesgeschäfts. Ziel ist die effiziente Bearbeitung administrativer Abläufe, die Sicherstellung einer zuverlässigen Bürokommunikation sowie die Unterstützung in kaufmännischen und organisatorischen Themen.
### 2) Hauptaufgaben (Kernaufgaben)
**Office-Organisation & Administration**
- Allgemeine Büroorganisation, Termin- und Fristenmanagement
- Posteingang/-ausgang (E-Mail, Briefpost), Dokumentenmanagement und Ablage (digital/physisch)
- Erstellen, Bearbeiten und Formatieren von Schriftstücken (z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Protokolle, Schreiben)
- Datenpflege in Systemen (CRM/ERP/Excel-Listen), Stammdatenpflege
**Kommunikation & Koordination**
- Telefonzentrale und allgemeine Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten und Dienstleistern
- Terminabstimmung und Koordination interner/externer Ansprechpartner
- Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings (Agenda, Protokoll, Unterlagen)
**Kaufmännische Unterstützung**
- Unterstützung bei Rechnungseingang/-ausgang, Belegprüfung, Ablage und Vorbereitung für Steuerbüro/Buchhaltung
- Pflege von offenen Vorgängen (z. B. Mahnläufe nach Vorgabe), Nachverfolgung von Rückmeldungen
- Bestellwesen: Bürobedarf, Verbrauchsmaterial, ggf. Dienstleisterkoordination
**Sonderaufgaben (je nach Bedarf)**
- Reisekosten-/Spesenunterlagen vorbereiten
- Organisation von Veranstaltungen/Schulungen
- Unterstützung im Personalbereich (z. B. Unterlagen, Onboarding-Checklisten, Terminierung)
### Anforderungen (Qualifikation)
**Fachlich**
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) oder vergleichbare Erfahrung
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook); idealerweise Erfahrung mit CRM/ERP-Systemen
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englisch wünschenswert (je nach Umfeld)
**Persönlich**
- Organisationsstärke, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
- Serviceorientierung, Kommunikationsstärke, Diskretion
- Belastbarkeit und Flexibilität im wechselnden Tagesgeschäft
- Teamfähigkeit und Eigeninitiative
### 5) Arbeitsweise & Schnittstellen
- Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Vertrieb, Buchhaltung/Steuerbüro, ggf. HR
- Schnittstelle zu Kunden, Lieferanten und externen Dienstleistern
- Arbeitsweise: selbstständig, proaktiv, lösungsorientiert; Einhaltung von Fristen und Qualitätsstandards