Wo: ÖJAB- Zentrale in 1060 Wien

Ausmaß: Teilzeit (20 Wochenstunden)

Wann: ab sofort


DAS SIND DEINE AUFGABEN
* Du bist erste Ansprechperson für Besucher:innen und Gäste. Mit deinem Organisationstalent sorgst du für einen professionellen und reibungslosen Ablauf
* Du arbeitest gerne selbstständig und zuverlässig, bist gut organisiert und behältst auch bei mehreren Aufgaben den Überblick -dazu gehört auch, dass du regelmäßig Brief- und Paketwege planst, den Posteingang verwaltest und entsprechende Versand- bzw. Empfangsprozesse sicherstellst.
* Du koordinierst eingehende Anrufe, leitest Anfragen strukturiert weiter und stellst sicher, dass Informationen zuverlässig an der richtigen Stelle ankommen.
* Du verantwortest den Empfangsbereich und achtest darauf, dass dieser einladend, gut organisiert und repräsentativ wirkt.
* Du verantwortest den Postein- und -ausgang, nimmst Lieferungen an und behältst den Überblick über laufende Bestellungen für Büro- und Küchenbedarf.
* Du übernimmst die Organisation und sorgfältige Pflege unserer Datenbank und stellst sicher, dass relevante Daten aktuell und strukturiert erfasst sind.
* Dabei gilt: Bewährtes darf bleiben - gleichzeitig freuen wir uns über deine Ideen, wenn es darum geht, Prozesse sinnvoll weiterzuentwickeln und zu vereinfachen.

Stellenanforderungen
* Du trittst freundlich und professionell auf und hast Freude am Kontakt mit Menschen.
* Die Kommunikation in Wort und Schrift fällt dir leicht und du verfügst über ausgezeichnete Kenntnisse der deutschen Sprache sowie gute Englischkenntnisse für die telefonische und schriftliche Kommunikation.
* Du verfügst über grundlegende EDV-Kenntnisse (z.B. E-Mail, Textverarbeitung, Datenbankpflege) und bist offen, dich in neue Programme einzuarbeiten.
* Du denkst Lösungsorientiert, erkennst, wo etwas gebraucht wird, und packst pragmatisch an.
* Erfahrung im Empfangs- oder Office-Bereich ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung - wichtiger sind uns Verantwortungsbewusstsein, Genauigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise.
* Deine Neugier macht dich offen für die Zusammenarbeit mit unseren unterschiedlichen Abteilungen. Du bist ein:e Teamplayer:in mit Integrationsfreude im Sinne der Diversität. Deine Handlungen sind reflektiert und mit deinen Kolleg:innen gut abgestimmt.

DAS ERWARTET DICH
* Eine Arbeitgeberin, bei der die Menschen tatsächlich im Mittelpunkt stehen. Mehr dazu hörst du https://open.spotify.com/show/10ePmEpDPi6YBlPHBmrQJC in unserem ÖJAB-Podcast Gemeinsam Zukunft Gestalten. 
* Ein Job mit Sinn in einem familiären Arbeitsumfeld voller Wertschätzung und der Möglichkeit mitzugestalten.
* Ein spannendes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit viel Raum für Verantwortung und selbständiges Arbeiten.
* Die Mitarbeit in einer wertebeständigen, nachhaltigen und an der Basis der Zivilgesellschaft tätigen österreichischen NGO.
* Interdisziplinäre und interkulturelle Teams, die loyal, neugierig und zuverlässig zusammenarbeiten.
* Das Arbeiten im Homeoffice auf Basis einer vertrauensvollen Teamzusammenarbeit wird nach der Einarbeitungsphase tageweise möglich sein.
* Teilnahme an zahlreichen Fort- und Weiterbildungsinitiativen, Teamentwicklungs- und Vernetzungsveranstaltungen sowie vereinsübergreifenden gesellschaftlichen und sportlichen Events.
* Exklusive Einkaufsvorteile für ÖJAB-Mitarbeiter:innen, geförderte Zukunfts- und Gesundheitsversicherung.
* Eine Vielzahl an freiwilligen Sozialleistungen und gesundheitsfördernden Initiativen.

Für diese Position ist laut SWÖ-Kollektivvertrag ein Bruttomonatsgehalt von mind. € 2.676,40 auf Vollzeitbasis (37 Wochenstunden) vorgesehen. Du hast mehr als das Minimum zu bieten? Wir auch! Abhängig von deiner Qualifikation und Erfahrung ist eine Überzahlung für uns selbstverständlich!

Jetzt bewerben: https://oejab.recruitee.com/o/front-office-organisation