Eigenverantwortliche Organisation, Koordination und Durchführung administrativer sowie organisatorischer Sekretariats- und Assistenzaufgaben, einschließlich der Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Veranstaltungen und Terminen, auch in englischer Sprache Umfassende Unterstützung der Mitarbeitenden im Büro der Universitätsleitung (UL) sowie im Bereich S-Projekte bei der Koordination und Umsetzung laufender Aufgaben im Umfeld der Vizepräsidentinnen und Vizepräsidenten sowie der Leitung der Stabsabteilung Selbstständige Bewirtschaftung, Überwachung und Controlling der Budgets der Universitätsleitung einschließlich der haushaltsrechtlichen Prüfung und Abwicklung der dem Präsidenten sowie den Vizepräsidentinnen und Vizepräsidenten zugewiesenen Mittel Koordination von Informations- und Kommunikationsprozessen zwischen der Universitätsleitung, zentralen Einrichtungen sowie internen und externen Ansprechpersonen Erstellung, Aufbereitung und Verwaltung von Unterlagen, Berichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen für die Universitätsleitung Mitwirkung bei der Optimierung administrativer Abläufe und der Weiterentwicklung organisatorischer Prozesse im Büro der Universitätsleitung Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, vorzugsweise als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, oder eine vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Office-Management-Bereich, idealerweise in einer komplexen Organisationsstruktur Fundierte Erfahrung in der eigenverantwortlichen Organisation, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen Erfahrung in der Erstellung, Aufbereitung und Verwaltung von Unterlagen sowie in der professionellen schriftlichen und mündlichen Korrespondenz Kenntnisse in der Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen Sicherer Umgang mit Datenbanken und digitalen Verwaltungs- und Informationssystemen wünschenswert Idealerweise Erfahrung in der Mittelbewirtschaftung, Budgetverwaltung oder haushaltsrechtlichen Abwicklung von Finanzmitteln sowie in Beschaffungsprozessen Sicherer Umgang mit MS-Office Programmen (Word, Excel, PowerPoint und Outlook) Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau) sowie sehr gute Englischkenntnisse (mind. C1-Niveau) Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise Hohes Maß an Serviceorientierung, Diskretion und Verlässlichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen Sicheres und freundliches Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit Hohe Flexibilität, Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch bei wechselnden Anforderungen den Überblick zu behalten Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein sowie die Fähigkeit zum vernetzten und lösungsorientierten Denken Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten Umfassende Einarbeitung durch engagiertes Team Kollegiales Arbeitsumfeld mit sehr gutem Betriebsklima Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr