**Stellenbeschreibung: Bürokraft / Rezeptionistin (m/w/d) in der Kfz-Werkstatt**

**Über uns:**
Unsere Kfz-Werkstatt ist ein etabliertes Unternehmen, das sich auf Reparaturen und Wartungsarbeiten rund ums Auto spezialisiert hat. Wir legen großen Wert auf Qualität, Zuverlässigkeit und einen exzellenten Service für unsere Kunden. Als wachsendes Unternehmen suchen wir eine motivierte Bürokraft / Rezeptionistin (m/w/d), die sowohl administrative Aufgaben übernimmt als auch als freundliche Ansprechperson für unsere Kunden fungiert.

**Ihre Aufgaben:**
In dieser abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Position sind Sie die zentrale Anlaufstelle sowohl für unsere Kunden als auch für unser Werkstatt-Team. Ihre Hauptaufgaben umfassen:

- **Kundenempfang und -betreuung:**
Sie begrüßen unsere Kunden freundlich und professionell, sowohl persönlich als auch telefonisch. Sie sind der erste Kontaktpunkt und sorgen für eine angenehme Atmosphäre, indem Sie die Anliegen unserer Kunden aufnehmen und an die jeweiligen Fachabteilungen weiterleiten.
- **Auftragsannahme und Koordination:**
Sie nehmen Werkstattaufträge entgegen, erfassen diese in unserem System und koordinieren die Termine. Dabei behalten Sie stets den Überblick über die Werkstattkapazitäten und den Arbeitsaufwand.
- **Terminplanung und -organisation:**
Sie sind für die Planung und Organisation der Werkstatttermine verantwortlich. Dies beinhaltet die Abstimmung von Terminen für Reparaturen, Wartungsarbeiten und Inspektionen, sodass ein reibungsloser Ablauf gewährleistet ist.
- **Rechnungsstellung und Angebotserstellung:**
Sie erstellen für unsere Kunden auf Grundlage der durchgeführten Arbeiten Rechnungen und Kostenvoranschläge. Zudem kümmern Sie sich um die Verwaltung von Zahlungsmodalitäten und die Kommunikation bezüglich der Rechnungsstellung.
- **Verwaltung von Kundenanfragen:**
Sie nehmen Anfragen entgegen, sei es zu Reparaturstatus, Angeboten oder allgemeinen Anliegen. Bei Bedarf stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Fachkräfte die Anfragen schnell und kompetent beantworten.
- **Dokumentation und Büroorganisation:**
Sie verwalten alle relevanten Dokumente, wie Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Kundendaten. Sie sorgen für die ordnungsgemäße Ablage und Pflege der Akten und Daten, sowohl in digitaler als auch in Papierform.
- **Bestellwesen und Lagerverwaltung:**
Sie sind zuständig für die Bestellung von Ersatzteilen und anderen Werkstattmaterialien und überwachen den Lagerbestand. Bei Engpässen oder Nachbestellungen sind Sie die erste Anlaufstelle, um rechtzeitig für Nachschub zu sorgen.
- **Unterstützung des Teams:**
Sie unterstützen das Werkstatt-Team bei administrativen Aufgaben, indem Sie wichtige Informationen übermitteln, Abläufe koordinieren und so einen effizienten Arbeitsfluss gewährleisten.

**Ihr Profil:**
Wir suchen eine motivierte, zuverlässige und serviceorientierte Persönlichkeit, die sich sowohl in administrativen Aufgaben als auch in der direkten Kundenbetreuung wohlfühlt. Idealerweise bringen Sie folgende Qualifikationen mit:

- **Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung** (z. B. als Bürokauffrau/-mann, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation)
- **Berufserfahrung im Büro- und Verwaltungsbereich** von Vorteil, idealerweise in einem ähnlichen Umfeld wie einer Werkstatt oder einer Serviceeinrichtung
- **Kommunikationsstärke und Freundlichkeit:** Sie haben Freude am Umgang mit Menschen und sind in der Lage, sowohl persönlich als auch telefonisch professionell zu kommunizieren.
- **Organisationstalent:** Sie können mehrere Aufgaben gleichzeitig managen und behalten stets den Überblick, auch in stressigen Situationen.
- **Sicherer Umgang mit MS Office und Bürosoftware:** Sie sind versiert im Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook) und haben idealerweise Erfahrung im Umgang mit Werkstattsoftware oder bereit, sich schnell in neue Programme einzuarbeiten.
- **Interesse an der Automobilbranche:** Sie haben ein grundlegendes Interesse an Autos und technischen Abläufen und sind bereit, sich in die spezifischen Anforderungen der Kfz-Branche einzuarbeiten (keine technische Ausbildung erforderlich, aber vorteilhaft).
- **Selbstständige Arbeitsweise:** Sie sind eigenständig, aber arbeiten auch gerne im Team und tragen aktiv zu einem positiven Arbeitsklima bei.

**Wir bieten:**
Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem innovativen und dynamischen Arbeitsumfeld. Als Teil unseres Teams profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

- **Sicherer Arbeitsplatz:** Sie erwartet ein langfristiger Arbeitsplatz in einem stabilen Unternehmen mit Perspektiven.
- **Angenehmes Arbeitsumfeld:** In unserem Team herrscht ein kollegiales und respektvolles Miteinander. Wir fördern eine offene Kommunikation und ein positives Betriebsklima.
- **Leistungsgerechte Vergütung:** Sie erhalten eine faire und angemessene Bezahlung, die Ihrer Qualifikation und Erfahrung entspricht.
- **Weiterbildungsmöglichkeiten:** Wir bieten Ihnen die Möglichkeit zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung. Sie können Ihr Wissen erweitern und Ihre Fähigkeiten kontinuierlich ausbauen.
- **Flexibilität:** Wir bieten Ihnen eine Arbeitszeitgestaltung, die auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist (z. B. Teilzeit oder Vollzeit).

**Haben wir Ihr Interesse geweckt?**
Wenn Sie eine neue Herausforderung suchen und die Vielseitigkeit einer Bürokraft mit Kundenkontakt reizt, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! Senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen inklusive Lebenslauf.