Für unseren Kunden in Frankfurt am Main suchen wir einen Empfangs- und Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) in Teilzeit (30 Std./Woche)
Arbeitszeiten:
montags bis freitags
in der Zeit von 08.00 bis 14.00 Uhr

Das erwartet Sie an Ihrem zukünftigen Arbeitsplatz:

* Abwechslungsreiche Tätigkeiten in modern eingerichteten Büros
* Persönlicher Kontakt zu Besuchern und Mitarbeitern vor Ort
* Eigenverantwortliche Erledigung Ihrer täglichen Aufgaben
* ÖPNV in unmittelbarer Nähe
* je nach Einsatzort gibt es auch kostenlose Parkplätze




* Das bieten wir Ihnen bei ESD:
* Langfristige Festanstellung – unbefristeter Anstellungsvertrag
* festes Monatsgehalt
* Betriebliche Altersvorsorge nach der Probezeit möglich
* Mitarbeiterrabatte auf Produkte und Dienstleistungen namhafter Anbieter
* keine Nacht- und Wochenenddienste
* umfassende Einarbeitung
* abwechslungsreicher Arbeitsalltag
* Weiterbildung/Schulungen intern sowie extern
* Direkter Kontakt zur Teamleitung
*
Ihre Aufgaben:

* Freundliche Interaktion mit Besuchern und EIOPA Mitarbeitern auf Englisch und Deutsch
* Begrüßung und Identifikationskontrolle der Besucher
* Verwaltung von Teilnehmerlisten (z. B. Vorbereitung, Druck, Austeilen in Besprechungsräumen, Einsammeln, Scannen und Archivieren von Listen)
* Erfassung nicht vorangemeldeter Besucher im Besuchermanagementsystem
* Zuteilung von Parkplätzen an Besucher
* Erstellen, Ausgeben und Einsammeln von Besucherausweisen
* Erstellen, Druck, Schneiden von Namensschildern, Tischkarten und anderen Materialien für Besprechungen und Veranstaltungen
* Begleitung der Besucher zu den entsprechenden Tagungsräumen und – bei Bedarf – innerhalb der Räumlichkeiten der EIOPA
* Praktische Unterstützung der Besucher und Mitarbeiter (z. B. Bereitstellung von Informationen zu öffentlichen Verkehrsmitteln, Bestellung von Taxis, Ausgabe von Schreibwaren usw.)
* Unterstützung der Besucher bei der Nutzung von technischen Einrichtungen (z.B. grundlegende Anweisungen zu WLAN-Zugang, Videokonferenzsystemen, Projektoren usw.)
* Unterstützung von Besuchern in Notsituationen (z. B. bei Unfall, Krankheit, usw.)
* Unterstützende Catering-Tätigkeiten, u.a. Vorbereiten des Kaffee-Buffets, Nachfüllen von Erfrischungsgetränken für die Gäste
* Sicherstellen, dass sich der Empfangsbereich und die Tagungsräume jederzeit in einem repräsentativen Zustand befinden (Beseitigung von Geschirr, kleinere Reinigungsarbeiten)
* Sonstige unterstützende Tätigkeiten im Bereich des allgemeinen Empfangs- und Besuchermanagements.


* Ihr Profil:
* Abgeschlossene Berufsausbildung im bürokaufmännischem Umfeld, Gastgewerbe oder einem ähnlichen Dienstleistungsbereich bzw. abgeschlossenes Bachelor-Studium; oder
* Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position (z.B. Premium-Empfangsdienste, Büromanagement, Sekretariat, persönliche Assistenz)
* Konversationssichere Sprachkenntnisse in Wort und Schrift in Englisch und Deutsch (entsprechend dem Niveau B2 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen)
* Gute Kenntnisse gängiger EDV-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint (Erfahrung mit SharePoint sind von Vorteil)
* Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
* Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung
* Gute Kommunikationsfähigkeit
* Körperliche Befähigung leichte praktische Arbeiten auszuführen (z.B. Sortierung/Transport von Bürobedarf, Aufräumen von Konferenzräumen, Catering-bezogene Handreichungen usw.)
* Gepflegtes äußeres Erscheinungsbild
* Aktuelles polizeiliches Führungszeugnis.


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Für Rückfragen steht Ihnen Ihr persönlicher Ansprechpartner zur Verfügung:
Omar Said
+49 6196 78070-24