Zentraleinrichtung Botanischer Garten und Botanisches Museum

Eventmanager*in (m/w/d)

mit 50 %-Teilzeitbeschäftigung
unbefristet
Entgeltgruppe 9b TV-L FU
Kennung: BO Berlin_11-2025_Eventmanagement

Sie sind kreativ, motiviert und begeistern sich für Veranstaltungsformate, die Wissenschaft, Natur und Menschen zusammenbringen? Dann sind Sie bei uns genau richtig! Werden Sie Teil unseres engagierten Teams in der Stabsstelle Kommunikation und Marketing im Botanischen Garten Berlin – als Eventmanager*in (m/w/d).

Der Botanische Garten Berlin (BO Berlin) – im grünen Südwesten Berlins gelegen – ist nicht nur ein Ort der biologischen Vielfalt, Forschung und Bildung, sondern auch ein international bedeutendes Kulturgut. BO Berlin ist das Wissenszentrum der Botanik und als Zentraleinrichtung der Freien Universität Berlin (FU) Teil einer Spitzenuniversität, die zu den mehrfach ausgezeichneten Exzellenzuniversitäten in Deutschland gehört.

Mit über 20.000 Pflanzenarten, 43 Hektar Gartenanlage und dem einzigartigen Botanischen Museum gehört er zu den renommiertesten botanischen Einrichtungen weltweit. Jährlich begeistern wir mehr als 400.000 Besucher*innen – mit Ausstellungen, Veranstaltungen, Wissenschaft und eindrucksvoller Natur.

Das zum BO Berlin gehörige Botanische Museum ist eines der wenigen in Europa und weltweit. Es wird z. Zt. baulich ertüchtigt und neu konzipiert. Das Museum widmet sich der Vielfalt der Pflanzenwelt, ihrer Bedeutung und der Darstellung ihrer Kultur- und Naturgeschichte.

Die Stabsstelle Kommunikation und Marketing konzipiert und steuert die Kommunikations- und Öffentlichkeitsmaßnahmen, die Marketingaktivitäten und die Programmgestaltung für den Botanischen Garten und das Botanische Museum Berlin. Gemeinsam mit diversen Veranstaltungspartnern richtet sie das ganze Jahr über Veranstaltungen aus – von großen Publikumsevents wie der Christmas Garden über Pflanzenschauen (z. B. Kakteentage Berlin) und Ausstellungs-Vernissagen bis hin zu wissenschaftlichen Fachveranstaltungen oder Begleitprogrammen für das neue Besuchszentrum.

Wir haben einiges zu bieten:

* Einen der schönsten Arbeitsplätze Berlins – so grün nur 20 Minuten von Berlin-Mitte
* ein hoch motiviertes Team mit viel Raum für Eigeninitiative und Kreativität
* ein wertschätzendes Umfeld und sehr gutes Miteinander
* Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie in einer familiengerechten Universität
* spannende Themen und Projekte – von Wissenschaft, über Bildung bis Kunst
* Die angenehmen Seiten des Öffentlichen Dienstes: Sicherer Arbeitsplatz, flexible Arbeitszeitmodelle (Gleitzeit), Angebot zum partiellen Mobilem Arbeiten, Angebote des betrieblichen Gesundheitsmanagements, die Möglichkeit eines Jobtickets zu Sonderkonditionen, zusätzliche betriebliche Altersversorgung (VBL)



Aufgabengebiet:

Ihre Aufgaben umfassen insbesondere:
Als Eventmanager*in unterstützen Sie das Team der Stabsstelle. Der Schwerpunkt Ihrer Tätigkeiten liegt bei der Konzeption, Umsetzung und Koordination von innovativen vielfältigen Veranstaltungen und Projekten. Zu Ihren Aufgaben zählen insbesondere:

* Entwicklung von Veranstaltungskonzepten und Programmideen
* Budgetplanung, -kalkulation und -controlling für Veranstaltungen des Botanischen Gartens oder Kooperationsveranstaltungen in Kommunikation mit der Verwaltung des Bo Berlin
* Vorbereitung, Organisation und Umsetzung von Veranstaltungen
* Erstellung von Moderationsleitfäden und inhaltlichen Briefings
* Entwicklung von Einsatz-/Ablaufplänen, Stellplänen oder Aufbauskizzen
* Vergabeplanung, Recherche, Angebotseinholung und Auftragsvergabe nach haushalts- und vergaberechtlichen Aspekten des öffentlichen Dienstes an Dienstleister der Event-, Catering- und Technik-Branche – im Austausch mit der Verwaltung des Bo Berlin (Schnittstelle)
* Gestaltung und/oder Betreuung der Entwicklung der visuellen Gestaltungselemente zu den Veranstaltungen
* Ansprechpartner*in für die interne Kommunikation und Organisation zu allen Events sowie für externe Partner und Dienstleister
* Kontakt und Aufbau von Netzwerken im Umfeld Behörden, Institutionen, Kooperationspartner*innen, Künstler*innen, Medien sowie naturwissenschaftliche und gesellschaftliche Gruppen
* Sicherstellen von simultanen Event-Informationen auf allen digitalen Kanälen
* Pflege des Online Ticketings für BO-Events
* Betreuung der Event Kontakt-E-Mail (Sichten und Beantwortung von Veranstaltungsangeboten, Erstellen, Pflegen und Verwalten von Datenbanken zu Künstler*innen und Dienstleistern)



Einstellungsvoraussetzungen:

* Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor) in einer tätigkeitsbezogenen Fachrichtung (z. B. Eventmanagement) oder vergleichbare Fachkenntnisse und Erfahrungen



(Berufs-)Erfahrung:
Eine geeignete, den Anforderungen entsprechende mindestens dreijährige hauptberufliche Tätigkeit

Erwünscht:

Wir freuen uns auf Ihr:

* breites Erfahrungsspektrum in Bezug auf Veranstaltungsformate – vom Publikumsevent über künstlerische Projekte bis hin zu Wissenschaftsveranstaltungen sowie Ihre
* Erfahrung in der Organisation und Durchführung größerer Veranstaltungen (200 PAX+)
* Erfahrung im Projektmanagement
* Kenntnisse im Vergaberecht des öffentlichen Dienstes
* Kenntnisse in der Gestaltung von Werbe- und Promotion Materialen (Flyer, Broschüren, Anzeigen o. ä.) / Grafikprogramme der Creative Suite (InDesign, Illustrator, Photoshop)
* Erfahrung im Umgang mit Datenbanksystemen
* Erfahrung im Umgang mit CAD-Programmen o. ä.
* sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* ausgeprägte Kommunikationskompetenz und ausgeprägtes Organisationstalent
* Freude an der Arbeit im Team und eine sehr gute Auffassungsgabe
* Von Vorteil sind Kenntnisse protokollarischer Anschriften, Anreden und Rangfolgen sowie über der Aufbau- und Ablauforganisation in Einrichtungen des öffentlichen Dienstes.
* Die Wahrnehmung der Stelle erfordert eine Flexibilität hinsichtlich