Executive Assistant Direktionssekretariat (m/w/d)

Im Mittelpunkt unseres Handelns steht Ihre Zufriedenheit.

Die Herrmann GmbH Office + IT Service ist seit über 30 Jahren auf die
Vermittlung und Überlassung von Fach- und Führungskräften aus dem
kaufmännischen und IT-Bereich spezialisiert.

Nutzen auch Sie unsere hervorragenden Kontakte zu Konzernen und
renommierten mittelständischen Unternehmen. Wir garantieren Ihnen
eine kompetente und persönliche Betreuung sowie attraktive
Konditionen in unserem Hause.

UNSER KUNDE

Unser Kunde zählt zu den bedeutendsten Forschungs- und
Technologieeinrichtungen Deutschlands und entwickelt innovative
Lösungen für die Herausforderungen von morgen. Am Standort Bonn
entstehen in interdisziplinären Teams anspruchsvolle Projekte und
zukunftsweisende Lösungen in verschiedenen wissenschaftlichen und
technologischen Bereichen.

Seit vielen Jahren unterstützen wir unseren Kunden erfolgreich bei
der Überlassung und Vermittlung qualifizierter Fachkräfte. Es
erwartet Sie ein modernes Arbeitsumfeld mit innovativen Technologien,
spannenden Aufgaben und langfristigen beruflichen Perspektiven in
einer international anerkannten Forschungseinrichtung.

WIR BIETEN IHNEN

• Einsatz bei einer der führenden Forschungs- und

Technologieeinrichtungen Deutschlands in einem internationalen und
innovativen Arbeitsumfeld

• Flexible Arbeitsgestaltung mit der Möglichkeit zum mobilen

Arbeiten nach Absprache bei mindestens drei Präsenztagen pro Woche am
Standort Bonn-Oberkassel

• Geregelte Arbeitszeiten von Montag bis Freitag in der Regel von

08:00 Uhr bis 16:00 Uhr bei einer 39-Stunden-Woche

• Vergütung nach Entgeltgruppe EG 8 TVöD-Bund

• Spannende und abwechslungsreiche Aufgaben im internationalen Umfeld

einer renommierten Forschungs- und Technologieeinrichtung

• Persönliche Betreuung durch feste Ansprechpartner sowie

individuelle Unterstützung während des gesamten Einsatzes

• Bis zu 30 Urlaubstage pro Jahr sowie die Möglichkeit zur

Urlaubsnahme bereits während der Probezeit

• Exklusive Mitarbeitervorteile über Corporate-Benefits mit

Vergünstigungen bei zahlreichen namhaften Marken und Onlineshops

• Prämien im Rahmen unseres Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programms

IHRE AUFGABEN

• Sie verantworten die organisatorischen und administrativen Abläufe

im Direktionssekretariat und unterstützen den Direktor zuverlässig
bei der Koordination des Tagesgeschäfts

• Das Termin- und Kalendermanagement liegt in Ihren Händen –

interne und externe Termine planen, koordinieren und überwachen Sie
auch im internationalen Kontext

• Besprechungen, Tagungen und Videokonferenzen bereiten Sie

organisatorisch vor und nach und sorgen für die rechtzeitige
Bereitstellung aller benötigten Unterlagen

• Sie erstellen und bearbeiten Präsentationen, Berichte und weitere

Dokumente und führen Informationen aus unterschiedlichen
Fachbereichen strukturiert zusammen

• Die deutsch- und englischsprachige Korrespondenz bearbeiten Sie

selbstständig und behalten offene Vorgänge, Wiedervorlagen sowie
relevante Fristen zuverlässig im Blick

• Als zentrale Schnittstelle stehen Sie im regelmäßigen Austausch

mit internen Fachbereichen sowie externen Ansprechpartnern aus
Wissenschaft, Wirtschaft, Behörden und internationalen Organisationen

• In- und Auslandsdienstreisen organisieren Sie von der Planung und

Zusammenstellung der Reiseunterlagen bis zur anschließenden
Reisekostenabrechnung

• Sie koordinieren den Empfang nationaler und internationaler Gäste

und kümmern sich um die organisatorische Vorbereitung der jeweiligen
Besuche

• Darüber hinaus unterstützen Sie bei der Verwaltung von Budgets,

bearbeiten Bestellungen und Reiseanträge und sorgen für eine
strukturierte Pflege von Akten, Dateien und digitalen Vorgängen

• Im Rahmen des Bewerbungsmanagements koordinieren Sie eingehende

Bewerbungen und übernehmen die organisatorische Abstimmung von
Vorstellungsgesprächen

IHR PROFIL

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische

Berufsausbildung, beispielsweise als Kauffrau für Büromanagement
(m/w/d), Europasekretärin (m/w/d), Fremdsprachenkorrespondentin
(m/w/d) oder über eine vergleichbare Qualifikation

• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung, idealerweise als

Direktionsassistentin (m/w/d), Geschäftsführungssekretärin (m/w/d),
Executive Assistant (m/w/d) oder in einer vergleichbaren
anspruchsvollen Assistenzfunktion, bringen Sie bereits mit

• Die eigenständige Organisation eines Sekretariats oder

Assistenzbereichs ist Ihnen vertraut und Sie verfügen über
praktische Erfahrung im Terminmanagement, in der Korrespondenz sowie
in der Organisation von Besprechungen und Geschäftsreisen

• Mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen arbeiten Sie

routiniert und erstellen Präsentationen, Dokumente und schriftliche
Korrespondenz professionell und adressatengerecht

• Ihre verhandlungssicheren Deutschkenntnisse und guten

Englischkenntnisse in Wort und Schrift ermöglichen Ihnen eine
souveräne Kommunikation mit nationalen und internationalen
Ansprechpartnern

• Ein sehr gutes schriftliches und mündliches

Ausdrucksvermögen bringen Sie auch bei der Erstellung und
redaktionellen Bearbeitung anspruchsvoller Unterlagen ein

• Sie organisieren vorausschauend, setzen Prioritäten sicher und

behalten auch bei parallelen Terminen, Fristen und Vorgängen stets
den Überblick

• Auch bei vertraulichen und sensiblen Vorgängen handeln Sie

jederzeit umsichtig und wahren die erforderliche Diskretion

• Im Austausch mit unterschiedlichen Gesprächspartnern kommunizieren

Sie sicher und professionell und verstehen es, Ihre Anliegen
verbindlich zu vertreten

• Auch bei wechselnden Anforderungen und Prioritäten arbeiten Sie

zuverlässig und schätzen die Zusammenarbeit im Team

IN NUR 2 MINUTEN ZU IHREM NEUEN JOB:

Nutzen Sie unser Online-Formular und laden Ihre vollständigen
Bewerbungsunterlagen (gerne inklusive aussagekräftigen Lebenslauf,
Zeugnisse, Zertifikate, etc.) einfach hoch – ein Anschreiben ist
nicht erforderlich.

Für Fragen stehen Ihne