Executive Assistant (m/w/d)

Ihre Aufgaben

• Unterstützung des Vorstands in allen organisatorischen und administrativen Angelegenheiten

• Verantwortung für die professionelle Organisation und Weiterentwicklung der Assistenzmanagements

• Sicherstellung effizienter Abläufe sowie kontinuierliche Optimierung administrativer Prozesse

• Koordination und Steuerung übergreifender Aufgaben innerhalb des Assistenzbereiches

• Ansprechperson (m/w/d) für interne und externe Schnittstellen sowie Sicherstellung einer reibungslosen Kommunikation

• Reiseplanung und -buchung sowie -abrechnung für den zuständigen Vorstand

• Terminkoordination und Terminplanung für den zuständigen Vorstand

• Erstellung und Aufbereitung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Management-Reports

• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Management-Meetings, Workshops und Veranstaltungen

• Übernahme von Sonderprojekten im Auftrag des Vorstands

• Sicherstellung einer einheitlichen und serviceorientierten Unterstützung der Geschäftsleitung

• Förderung des fachlichen Austauschs und der Zusammenarbeit innerhalb des Assistenznetzwerks

Ihre Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position

• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Vertrauenswürdigkeit, Organisationstalent, sowie die Fähigkeit Prioritäten zu setzen

• Diskretion, Loyalität und gute Umgangsformen sind für Sie eine Selbstverständlichkeit

• Souveränes, verbindliches Auftreten im Kontakt mit Vorgesetzten, Kolleg:innen und Geschäftspartnern, sowie Teamgeist und Zuverlässigkeit

• Effektives, strukturiertes, selbständiges und eigeninitiatives Arbeiten, Engagement, schnelle Auffassungsgabe gepaart mit der Fähigkeit, den Vorgesetzten zu entlasten und initiativ zu unterstützen

• Verhandlungssichere Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse, Kenntnisse weiterer Fremdsprachen (Französisch oder Italienisch) wären von Vorteil

• Professioneller Umgang mit gängigen MS Office Tools (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)