Ihr neuer Arbeitgeber Für unsere Mandantin, ein in Berlin ansässiges
Venture-Capital- und Investmentunternehmen, suchen wir eine engagierte
und organisationsstarke Executive Assistant (m/w/d) . Das Unternehmen
investiert begleitet junge Start-ups in sehr frühen Phasen ihres
Wachstums. Das international aufgestellte Team arbeitet in einer
schlanken, kollaborativen Struktur und unterstützt Gründer:innen aus
den Bereichen Food Tech, Green Tech und Climate Tech – von
alternativen Lebensmitteltechnologien bis hin zu Lösungen für
Klimaschutz, Kreislaufwirtschaft und regenerative Landwirtschaft. In
dieser verantwortungsvollen Rolle sind Sie eine zentrale Schnittstelle
im Tagesgeschäft und tragen maßgeblich dazu bei, dass das dynamische
Umfeld effizient, strukturiert und professionell funktioniert. Ihr
Aufgabenbereich enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung sowie
eigenständige, vorausschauende Steuerung des Termin- und
Kalendermanagements, inklusive Priorisierung, Koordination
unterschiedlicher Anspruchsgruppen und proaktivem Umgang mit
Terminkonflikten Organisation und Abwicklung von Geschäftsreisen
(Flug- und Hotelbuchungen) inklusive Reisekostenabrechnung,
Belegmanagement und Nachbereitung Vorbereitung von Präsentationen,
Unterlagen und Entscheidungsvorlagen für interne und externe Termine
zentrale Kommunikationsschnittstelle zu externen Partner:innen,
Investor:innen und weiteren Stakeholdern Korrespondenz in deutscher
und englischer Sprache, überwiegend im internationalen Kontext
Planung, Organisation und Koordination interner und externer
Veranstaltungen inklusive Einladungsmanagement und Location Scouting
Strukturierung, Pflege und Weiterentwicklung administrativer Abläufe
sowie die Arbeit mit digitalen Tools und Systemen (u. a. Notion)
allgemeines Office Management, z. B. Koordination von Dienstleistern,
Büroorganisation, vorbereitende Buchhaltung, Bestellwesen etc.)
eigenverantwortliche Betreuung von Projekten Betreuung der Social
Media Kanäle (alle 2 Wochen ein Post) eventuell Übernahme von
Personalthemen Damit punkten Sie abgeschlossene kaufmännische
Ausbildung oder vergleichbarer Hintergrund mehrjährige
Berufserfahrung als Assistenz, idealerweise in einem dynamischen,
unternehmerisch geprägten Umfeld (z. B. Beratung, Start-up, VC,
Agentur) sehr gute Organisations- und Koordinationsfähigkeiten sowie
eine strukturierte, vorausschauende Arbeitsweise Sie nehmen eine
wichtige Vertrauensstellung ein hohes Maß an Eigenständigkeit,
Verlässlichkeit und Verantwortungsbewusstsein Professionalität und
Diskretion sind essentiell ausgeprägte Kommunikationsstärke und
professionelles Auftreten gegenüber unterschiedlichen
Anspruchsgruppen sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und
Schrift hohe digitale Affinität sowie sicherer Umgang mit gängigen
Tools und Systemen (z. B. MS Office, Notion) Belastbarkeit,
Flexibilität und Freude an einem Umfeld mit hohem Tempo und sich
verändernden Anforderungen Interesse an wirtschaftlichen
Zusammenhängen sowie Offenheit für neue Themen im
Venture-Capital-Umfeld Resilienz und unternehmerisches Denken Das wird
geboten Büro im Herzen Berlins (4 min. Fußweg vom Rosenthaler Platz)
kleines, international aufgestelltes, interdisziplinäres Team
kollegiales Arbeitsumfeld mit überwiegend Mitarbeitenden im Alter
zwischen 30-45 Jahren Vertrauensarbeitszeit mit maximal einem Tag
Homeoffice kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien
eigenverantwortliches Arbeiten und Agieren Mitgestaltung von Prozessen
und Strukturen Kontakt Ihre persönliche Ansprechpartnerin Carola
Hoffmann freut sich auf Ihre Bewerbung! Mail:
hoffmann@az-personalberatung.de Spannende Vakanzen für kaufm. Fach-
und Führungskräfte: https://az-personalberatung.de/