Am** MZES** ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teilzeitstelle als

# Fremdsprachensekretär\*in (m/w/d)

zu besetzen.

Die** Universität Mannheim** ist eine der führenden Hochschulen in Deutschland mit derzeit rund 12.000 Studierenden an fünf Fakultäten. Insbesondere die Wirtschafts- und Sozialwissenschaften gehören national und international zur Spitzengruppe. Ihren über 2.600 Beschäftigten bietet die Uni Mannheim ein spannendes Arbeitsumfeld mit zahlreichen Benefits.

Das Mannheimer Zentrum für Europäische Sozialforschung (MZES) erleichtert und ermöglicht hervorragender sozialwissenschaftliche Forschung über disziplinäre Grenzen hinweg. Die hohe Zahl an überwiegend drittmittelfinanzierten Forschungsprojekten am Institut belegt das eindrücklich. Erfolgreiche Forschung bedarf nationaler und internationaler Vernetzung, wie sie das MZES in unterschiedlichen Veranstaltungsformaten fördert. Dazu gehören insbesondere projektspezifische Workshops, die MZES „Speaker Series“ (Kolloquien mit auswärtigen Vortragenden), von Postdocs konzipierte Konferenzen, die „Public Lecture“ und das jährliche Treffen mit dem international besetzten wissenschaftlichen Beirat.

### Eckdaten

**Start**: nächstmöglicher Zeitpunkt

**Eingruppierung**: E 7 TV-L BW

**Stunden/Woche**: derzeit 25 Stunden (mittelfristig evtl. Option zur Aufstockung)

**Arbeitsort**: Mannheim, A5,6

**Bewerbungsfrist**: 10.01.2026

Das Mannheimer Zentrum für Europäische Sozialforschung (MZES) sucht für die Organisation und Betreuung seiner wissenschaftlicher Veranstaltungen sowie für die Betreuung des auf Kooperation ausgerichteten geteilten Arbeitsraumes „Open Research Lab“ des MZES eine*n neue*n Kolleg\*in.

### Ihre Aufgaben:

Die Tätigkeit besteht in der vollständigen organisatorischen Begleitung von Veranstaltungen am MZES und umfasst diese zusammenhängenden Schritte:

- Frühzeitige und vorausschauende Koordination mit den Veranstaltenden zur Vermeidung von Budget-, Termin- und Raumkonflikten oder administrativen Problemen.
- Schriftliche und mündliche (meist englischsprachige) Kommunikation mit den Teilnehmenden.
- Organisation der Unterbringung unter Beachtung der Hotelauslastung in der Konferenzstadt Mannheim.
- Organisation von Bewirtung/Catering unter Beachtung der Repräsentationsrichtlinie der Universität Mannheim.
- Koordination und Betreuung des Catering während der gesamten Veranstaltung.
- Eingabe der Veranstaltungstermine in die Datenbanken der MZESWebseite und des MZES-Intranets.
- Bereitstellung von Veranstaltungsmaterialien wie Namensschildern oder Programmen.
- Auskunft und Auskunftsbereitschaft während der Veranstaltungen, einschließlich grundlegender technischer Unterstützung (nach einer ITEinweisung).
- Haushaltsrechtliche Abrechnung nach den Veranstaltungen.

Weiterhin besteht die Tätigkeit in der nachhaltigen Betreuung des „Open Research Lab“ zur Erhaltung seiner Funktion, dazu gehören:

- Tägliche Zustandskontrolle der Räumlichkeiten.
- Einleitung von Gegenmaßnahmen bei Verschmutzung oder Vernachlässigung (ggf. Pflege der Grünpflanzen).
- Grundlegende Betreuung der und Auskunft zur Technik des „Open Research Labs“; dazu gehören u.a. Bewegungsangebote wie ein mobiles „Deskbike“ und ein Laufband für den Einsatz am Stehschreibtisch aber auch höhenverstellbares und umstellbares Mobiliar.
- Pflege der Informationen zum „Open Research Lab“ im MZES-Intranet (in Absprache mit der wissenschaftlichen Leitung des „Open Research Lab“).

Die Tätigkeiten sind nur im Ausnahmefall mit Telearbeit (Homeoffice) vereinbar.

### Ihr Profil:

- Sehr gute Kenntnisse der deutschen und der englischen Sprache in Wort und Schrift.
- Gute numerische Fähigkeiten (für die finanzielle Planung und Abrechnung von Veranstaltungen).
- Ausgeprägtes Organisations- und Kommunikationstalent.
- Bereitschaft, sich die relevanten Vorschriften anzueignen (insbesondere das Landesreisekostenrecht und die Repräsentationsrichtlinie der Universität Mannheim); einschlägige Vorkenntnisse sind von Vorteil.
- Technisches Verständnis und die Bereitschaft, sich in die jeweils relevante Technik einzuarbeiten (um z.B. nach Anleitung eine Zoom-Konferenz einzurichten).
- Sehr gute Office-Kenntnisse.

### Unser Angebot:

Es erwartet Sie eine abwechslungsreiche und vielseitige Tätigkeit in einem aufgeschlossenen Team. Die Arbeitszufriedenheit am MZES ist gemäß einer anonymen Beschäftigtenumfrage hoch.

Mittelfristig sind Möglichkeiten zur Erhöhung des Vertragsumfangs absehbar.

Fragen beantwortet gerne der Geschäftsführer des MZES, Dr. Philipp Heldmann (Mail: philipp.heldmann@uni-mannheim.de oder Tel. 0621-181-2868)

- Betriebliche Altersvorsorge für den öffentlichen Dienst
- Positives Arbeitsklima
- Familienfreundliche Hochschule
- Barrierefreiheit
- Diversität
- Internationalität

Bewerbungen von Schwerbehinderten werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die Universität Mannheim strebt die Erhöhung des Frauenanteils an und fordert daher entsprechend qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf.

Bei Interesse senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen **bis zum 10.01.2026** per E-Mail oder Post an:

**Universität Mannheim**
**MZES - Direktorat**
**68131 Mannheim**
[**mzes-direktorat@uni-mannheim.de**](https://mzes-direktorat@uni-mannheim.de/)

Für fachliche Fragen steht Ihnen Dr. Philipp Heldmann unter

[philipp.heldmann@uni-mannheim.de](https://philipp.heldmann@uni-mannheim.de/)

gerne zur Verfügung.

### Datenschutz

Die Informationen zur Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person nach Artikel 13 DSGVO können der Homepage der Universität entnommen werden: www.uni-mannheim.de/datenschutz-beibewerbungen.

Die Rücksendung der eingereichten Unterlagen erfolgt nur bei gleichzeitiger Übersendung eines ausreichend frankierten Rückumschlags. Andernfalls werden sie nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens nach den Vorgaben des Datenschutzrechts vernichtet. Elektronische Bewerbungen werden entsprechend gelöscht.

Bitte beachten Sie, dass eine Gefährdung der Vertraulichkeit und der unbefugte Zugriff Dritter bei einer Kommunikation per unverschlüsselter E-Mail nicht ausgeschlossen werden können.