Geschäftsführungs- und Teamassistenz (m/w/d)

Nürnberg, Mittelfranken - Deutschland

Kaufmann/-frau - Büromanagement Arbeit Teilzeit Nachmittag Homeoffice ab 21.01.2026

Beschreibung

Stellenbeschreibung Geschäftsführungs- und Teamassistentin (m/w/d)

Rollenprofil

Die Position der Team- und Geschäftsführungsassistenz ist als Remote-Stelle konzipiert und unterstützt das Unternehmen durch die eigenständige Organisation, Priorisierung und Koordination operativer und administrativer Abläufe.

Die Rolle erfordert ein hohes Maß an Selbstorganisation, Kommunikationsstärke und die Fähigkeit, Prozesse vorausschauend zu steuern.

Aufgabenbereiche

1. Event- und Projektorganisation

Verantwortung für die Planung, Durchführung und Nachbereitung von jährlich ca. 50 Veranstaltungen, darunter:

•eigenständige Organisation der 2-mal jährlich stattfindenden Erfa-Tagungen (Kundentagungen)

•Planung und Koordination von neuen/zusätzlichen Erfa-Tagungen, Seminaren, Sondertagungen und Workshops

•Auswahl von Hotels und Veranstaltungsorten inkl. Preisverhandlung, Vertragsgestaltung und Terminabstimmung

•Organisation von Rahmenprogrammen in Abstimmung mit den Moderator\*innen (Ringleitenden)

•Kommunikation mit Dienstleistern, Hotels und Teilnehmenden

•Überwachung von Buchungsfristen, Vertragsoptionen und Deadlines

2. Assistenz der Geschäftsführung

•Termin- und Reisemanagement der Geschäftsführung und Consultants (DB, Flug-, Hotel-, Mietwagenbuchungen)

•eigenständige Korrespondenz und Kommunikation mit Geschäftspartnern

•Koordination von Besprechungen, Abstimmungen und Prioritäten

•Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen

•Unterstützung in operativen und organisatorischen Prozessen

3. Teamassistenz & Büromanagement

•zentrale Steuerung der Büroorganisation und virtuellen Assistenzstrukturen

•Betreuung der Telefonzentrale sowie Kommunikation mit Kund\*innen und Partnern

•Pflege des internen E-Mail-Postfachs, Posteingangs/-ausgangs (digital)

•Verwaltung von Verträgen, Fristen, Dokumenten und Archivsystemen

•Pflege und Auswertung der Kundendatenbank (Moco)

•Bestellung und Verwaltung von Büromaterial

4. Rechnungswesen & Administration

•Erstellung und Prüfung von Ausgangsrechnungen

•Überwachung des Zahlungseingangs und Durchführung des Mahnwesens

•Kostenstellen- und Kostenträgerzuordnung

•Kassenführung

•Schnittstelle zur Buchhaltung / DATEV-online

Digitale Tools

Sicherer Umgang mit modernen digitalen Arbeits- und Kollaborationstools, insbesondere:

•MS Office 365

•Adobe Acrobat

•DATEV-Online

•Moco

•Miro

•Web-/CMS-Editor Elementor

•Zusätzliche Anforderungen

• eigenständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise

• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Prozesse parallel zu steuern

• hohe Kommunikationssicherheit (schriftlich und mündlich)

• Verantwortungsbewusstsein und Verschwiegenheit

• Bereitschaft zu gelegentlichen Reisen (z. B. Stuttgart)

Teilnahme an Veranstaltungen

Die Teilnahme an der 2x jährlichen Consultant-Tagung, der Weihnachtsfeier sowie an weiteren Teamevents ist obligatorisch.

Ref-Nr.: 8853202

Aktualisiert: 21.01.2026

Quelle: Bundesagentur für Arbeit
weitere Infos Rechtliche Hinweise zur Nutzung
Ob die Stelle noch verfügbar ist und weitere Informationen findest du direkt auf der Website der Bundesagentur für Arbeit. Bitte beachte: OPROMA ist nicht der Anbieter dieser Stelle und kann keine Auskünfte geben.

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