Die Direktion Berlin sucht für den Geschäftsbereich Facility Management Neubau (BEFN) am Arbeitsort Berlin-Mitte zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/einen:



Mitarbeiterin / Mitarbeiter für das Betriebsmanagement (w/m/d)

(Entgeltgruppe 8 TVöD Bund / Besoldungsgruppe A 8 BBesG, Kennung: BEFN115001, Stellen-ID 1433976)


Die Einstellung erfolgt unbefristet.


Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) ist die Immobiliendienstleisterin des Bundes, die die immobilienpolitischen Ziele der Bundesregierung unterstützt und für fast alle Bundesbehörden die notwendigen Flächen und Gebäude zur Verfügung stellt. Dementsprechend sind wir in ganz Deutschland mit über 7.000 Beschäftigten vertreten und kümmern uns um ein sehr breites und buntes Immobilienportfolio sowie die ökologische Nutzung und Pflege von Naturflächen des Bundes. Für diese vielseitigen und verantwortungsvollen Aufgaben suchen wir innovative Köpfe, die nachhaltig denken und handeln.


Unser Geschäftsbereich Facility Management baut, betreibt und bewirtschaftet ein komplexes Portfolio mit spannenden und vielseitigen Objekten - von den Ministerien in Berlin und Bonn über Bundesgerichte und Forschungseinrichtungen bis zu den Gebäuden des Zolls, der Bundespolizei, der Bundeswehr oder der Bundesanstalt Technisches Hilfswerk (THW). Im Dialog mit unseren Kundinnen und Kunden gestalten wir den Weg zu einem klimaneutralen Immobilienmanagement.


Dafür brauchen wir Sie! Machen Sie mit uns BImA!


Für den Arbeitsplatz wird eine monatliche außertarifliche Zulage in Höhe von 200 Euro gewährt.


Der Fachbereich ist zuständig für die Betreuung von Sicherheitsbehörden.

Mitarbeit in Organisationsangelegenheiten bezüglich des technischen, kaufmännischen und infrastrukturellen Gebäudemanagements sowie in CAFM-Angelegenheiten, u. a.

Planung, Organisation von Besprechungen mit externen Teilnehmenden
Erstellung von Protokollen, Sachstandberichten und Dokumentationen
Terminkoordination, Termincontrolling
Recherche und Aufbereitung, Zusammenfassung von Informationen aus den Akten- und Planunterlagen im Bestand
Erstellen von einfachen Schreiben zu Verfahrens- bzw. Organisationsabläufen innerhalb der Abteilung nach Vorgabe durch die Leitung des Bereichs


Selbstständige Informationsbeschaffung von Nutzenden, der Bauverwaltung sowie Dritten

Sichten von Akten und Unterlagen, Zusammenstellung der Informationen
Fertigung von unterschriftsreifen Schreiben einfachereren Inhaltes entsprechend Vorgaben


Organisation, Entwicklung und Betreuung der VS-Registratur unter Einhaltung der VS-Anweisungen (VSA), Bereitschaft zur Bestellung zur/zum VS-Registrator/in (w/m/d)
Durchführung der Schlüsselverwaltung für alle Schlüssel des Objektmanagementteams u. a.

Organisation der Schließberechtigungen für elektronische Schließsysteme sowie der Zutritts- und Identifizierungskarten in enger Abstimmung mit dem Zutrittsmanagement und der Schlüsselverwaltung der Nutzenden
Prüfung der Zutrittsberechtigung


Organisation und Weiterentwicklung der Registratur des Objektmanagements (OMT) unter Beachtung der besonderen Vorgaben des Geheimschutzes u. a.

Führen und Bearbeiten eines Aktenverzeichnisses für alle Arbeitsgebiete der Liegenschaft
Einrichten, Ausgabe und Rücknahme von Akten und Vorgängen und Überwachung des Verbleibs


Unterstützung der OMT-Leitung bei der Qualitätssicherung der Erledigung von Pflichten im Verantwortungsbereich der BImA
Qualifikation:

Erfolgreich abgeschlossene 3-jährige Berufsausbildung mit kaufmännischem, immobilienwirtschaftlichem oder (bau-)technischem Schwerpunkt (z. B. Immobilienkauffrau/-kaufmann (w/m/d), Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement [w/m/d]) oder vergleichbare Qualifikation

Fachkompetenzen:


Mindestens drei Jahre einschlägige Berufserfahrung im beschriebenen Bereich innerhalb der letzten fünf Jahre sind wünschenswert
Vielseitige und gründliche Kenntnisse der folgenden Vorschriften und Gesetze sind wünschenswert:

Geheimschu...