Kauffrau/-mann für Büromanagement (m/w/d) für Verbandgeschäftsstelle

Kauffrau/-mann für Büromanagement (m/w/d) für Verbandgeschäftsstelle - Teilzeit 30 Std.

Verband der Fachplaner Gastronomie - Hotellerie - Ge- meinschaftsverpflegung e.V.

Berlin - Deutschland

Kaufmann/-frau - Büromanagement Arbeit Teilzeit Abend ab 11.12.2025

Beschreibung

### Kauffrau/-mann für Büromanagement in der Geschäftsstelle des Verbandes ( m/w/div )

**Büroverwaltung, Mitgliederbetreuung, Social Media, Veranstaltungsmanagement **

**Langhansstr. 1, 13086 Berlin**
**ab Februar 2026**
**1 Jahr befristet als Elternzeitvertretung**
**Montag - Freitag,**
**30 Std. pro Woche**

###

### Voraussetzungen:

- idealerweise abgeschlossene Ausbildung zur/m Kauffrau/mann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
- Sicherer Umgang mit den MS-Office-Produkten
- Organisationsgeschick

### Aufgaben:

**1. Allgemeine Sekretariatsaufgaben:**

- Erledigung aller anfallenden Arbeiten satzungsgemäß
- Erledigung Postein- und -ausgang
- Entgegennahme und Bearbeitung aller Anrufe und Emails
- Ablage und Archivierung sämtlichen Schriftguts
- Adress- und Datenpflege im CRM-System
- Aktualisierung der Daten und Branchentermine für Tagungen, Seminare, Messen usw. im Internet
- Kontaktpflege zu Partnern in der Branche
- Terminkontrolle zu verbandsinternen Projekten
- Vorbereitung von Geschäftsreisen
- Vertretung des VdF (Standbetreuung auf Messen u.a. Veranstaltungen)
- Vorbereitung/Organisation von Vorstandssitzungen
- Vorbereitung/Organisation der jährlichen Mitgliederversammlung
- Teilnahme und Protokollführung zu Vorstandssitzungen/ Mitgliederversammlungen

**2. Mitgliederbetreuung:**

- Bearbeitung der Anfragen von Mitgliedern
- Aktualisierung und Pflege der Mitgliederdaten
- Bearbeitung von Aufnahmeanträgen und Kündigungen Rechnungswesen

**3. Rechnungswesen:**

- Bearbeitung entsprechend Festlegung Satzung und Geschäftsordnung
- Ordnungsgemäße Registrierung sämtlicher Rechnungen
- Ein- und Ausgänge erfassen
- Zahlungserinnerung/Mahnwesen
- Kontierung sämtlicher Belege (in Vorbereitung für die Buchung durch Steuerberater)
- Vorbereitung der Unterlagen für den Jahresabschluss
- Überwachung und Einhaltung von Zahlungsterminen

**4. Seminar- und Tagungsvorbereitungen/ Betreuung:**

- Einholen von Hotelangeboten
- Gewinnung von Referenten, Abstimmung zu Inhalten, Honoraren und vertragliche Bindung
- Feinabstimmung mit Hotels zum Ablauf, Budget, Technik
- Vorbereitung des Rahmenprogramms und der Ablaufplanung nach Festlegung des Vorstands
- Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs der Veranstaltung
- Teilnehmerbetreuung vor, während und nach den Veranstaltungen

**5. Social Media (LinkedIn, Facebook, Instagram):**

- Materialsammlung (Fotos, Videos)
- erstellen, planen und Veröffentlichen von Content/Beiträgen auf allen Social-Media-Kanälen
- Betreuung und Pflege der Social-Media-Kanäle
- Performance-Analyse

### Wir bieten:

- vielseitiges Tätigkeitsfeld in einem engagierten und freundlichen Team flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
- Urlaubs-/Weihnachtsgeld
- Homeoffice möglich
- gute Verkehrsanbindung
- Tiefgaragenplatz

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann schicken Sie uns bitte Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe des Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung per E-Mail.

E-Mail info@vdfnet.de

Telefon +49 (0)30 50176-101

Website www.vdfnet.de

Quelle: Bundesagentur für Arbeit - Rechtliche Hinweise zur Nutzung
Ob die Stelle noch verfügbar ist und weitere Informationen findest du direkt auf der Website der Bundesagentur für Arbeit. Bitte beachte: OPROMA ist nicht der Anbieter dieser Stelle und kann keine Auskünfte geben.