tRackIT Systems GmbH
35091 Cölbe - Deutschland
Bürokaufmann/-frau
Arbeit
Teilzeit Nachmittag
ab 01.03.2026
Beschreibung
Deine Rolle Du wirst das Rückgrat von trackIT Systems. Während wir Software und Geräte entwickeln und produzieren, sorgst du dafür, dass die administrativen Prozesse im Hintergrund reibungslos laufen. Du bist die Schnittstelle zwischen unserem High-Tech-Anspruch und der kaufmännischen Realität. Wir suchen keine reine Buchhaltungskraft, sondern einen organisationsstarken Allrounder, der Lust hat, die Strukturen eines wachsenden Deep-Tech Unternehmens aktiv mitzugestalten.
## Deine Aufgaben im De... weiter lesen
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Deine Rolle Du wirst das Rückgrat von trackIT Systems. Während wir Software und Geräte entwickeln und produzieren, sorgst du dafür, dass die administrativen Prozesse im Hintergrund reibungslos laufen. Du bist die Schnittstelle zwischen unserem High-Tech-Anspruch und der kaufmännischen Realität. Wir suchen keine reine Buchhaltungskraft, sondern einen organisationsstarken Allrounder, der Lust hat, die Strukturen eines wachsenden Deep-Tech Unternehmens aktiv mitzugestalten.
## Deine Aufgaben im Detail
### 1. Finanzen & Rechnungswesen (Dein Schwerpunkt)
- Du bist erste\*r Ansprechpartner\*in für unser Steuerbüro in allen buchhalterischen Fragen und bereitest die Buchhaltung vor, indem du Belege digital und physisch ablegst und kommentierst.
- Du behältst den Überblick über eingehende Rechnungen, tätigst Zahlungen eigenverantwortlich und forderst Rechnungen an.
- Du erstellst Angebote für unsere Hardware- und Softwarelösungen und schreibst Rechnungen.
- Du überwachst Zahlungseingänge und steuerst das Mahnwesen freundlich, aber bestimmt.
- Du assistierst unserem Finanz-Controlling und bereitest die Liquiditätsplanung vor (Runway-Monitoring), damit wir für Investitionen und Projekte gewappnet sind.
### 2. Backoffice
- Du kümmerst dich um alle internen Abläufe: Du verwaltest unsere Post, pflegst die digitale und physische Ablage, dokumentierst Prozesse und organisierst Betriebsabläufe. Außerdem planst du Dienstreisen, erstellst Mittelabrufe für unsere Förderer und übernimmst die dazugehörige Kommunikation.
- Du hältst unsere Community auf dem Laufenden: Du pflegst News (z.B. Workshop-Termine, Publikationen, Messeauftritte) auf unserer Website und im CMS ein.
- Du koordinierst Social Media Posts (z.B. Instagram, LinkedIn Updates zu neuen Projekten oder Awards).
- Du bereitest unsere Workshops vor und begleitest sie organisatorisch: von der Ankündigung über die Teilnehmerlisten bis zur Klärung praktischer Fragen.
### 3. Human Resources / People Operations
- Du begleitest den gesamten Employee Lifecycle für unser bunt gemischtes Team (vom Werkstudenten bis zum Senior Developer).
- Du erstellst Arbeitsverträge und bereitest Zeugnisse vor.
- Onboarding**:** Du sorgst dafür, dass neue Teammitglieder – egal ob für das Büro oder das Labor – am ersten Tag startklar sind (Hardware, Zugänge).
- Du gibst alle lohnsteuerrelevante Informationen (Zugänge, Austritte etc.) an unser Steuerbüro weiter und leistest dadurch wichtige Zuarbeit bei der Erstellung der Lohnabrechnungen.
## Deine Aufgaben im Detail
### 1. Finanzen & Rechnungswesen (Dein Schwerpunkt)
- Du bist erste\*r Ansprechpartner\*in für unser Steuerbüro in allen buchhalterischen Fragen und bereitest die Buchhaltung vor, indem du Belege digital und physisch ablegst und kommentierst.
- Du behältst den Überblick über eingehende Rechnungen, tätigst Zahlungen eigenverantwortlich und forderst Rechnungen an.
- Du erstellst Angebote für unsere Hardware- und Softwarelösungen und schreibst Rechnungen.
- Du überwachst Zahlungseingänge und steuerst das Mahnwesen freundlich, aber bestimmt.
- Du assistierst unserem Finanz-Controlling und bereitest die Liquiditätsplanung vor (Runway-Monitoring), damit wir für Investitionen und Projekte gewappnet sind.
### 2. Backoffice
- Du kümmerst dich um alle internen Abläufe: Du verwaltest unsere Post, pflegst die digitale und physische Ablage, dokumentierst Prozesse und organisierst Betriebsabläufe. Außerdem planst du Dienstreisen, erstellst Mittelabrufe für unsere Förderer und übernimmst die dazugehörige Kommunikation.
- Du hältst unsere Community auf dem Laufenden: Du pflegst News (z.B. Workshop-Termine, Publikationen, Messeauftritte) auf unserer Website und im CMS ein.
- Du koordinierst Social Media Posts (z.B. Instagram, LinkedIn Updates zu neuen Projekten oder Awards).
- Du bereitest unsere Workshops vor und begleitest sie organisatorisch: von der Ankündigung über die Teilnehmerlisten bis zur Klärung praktischer Fragen.
### 3. Human Resources / People Operations
- Du begleitest den gesamten Employee Lifecycle für unser bunt gemischtes Team (vom Werkstudenten bis zum Senior Developer).
- Du erstellst Arbeitsverträge und bereitest Zeugnisse vor.
- Onboarding**:** Du sorgst dafür, dass neue Teammitglieder – egal ob für das Büro oder das Labor – am ersten Tag startklar sind (Hardware, Zugänge).
- Du gibst alle lohnsteuerrelevante Informationen (Zugänge, Austritte etc.) an unser Steuerbüro weiter und leistest dadurch wichtige Zuarbeit bei der Erstellung der Lohnabrechnungen.
Ref-Nr.: 9400537
Aktualisiert:
19.02.2026
Quelle: Bundesagentur für Arbeit
weitere Infos Rechtliche Hinweise zur Nutzung
Ob die Stelle noch verfügbar ist und weitere Informationen findest du direkt auf der Website der Bundesagentur für Arbeit. Bitte beachte: OPROMA ist nicht der Anbieter dieser Stelle und kann keine Auskünfte geben.
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