Kaufmann/-frau - Büromanagement

Universität Graz Personalressort/Zentrale

8010 Graz,03.Bez.:Geidorf - Österreich

Kaufmann/-frau - Büromanagement Arbeit Vollzeit ab 01.03.2026

Beschreibung

Anstellungszeitraum: 1.3.2026-28.2.2027 bei Förderverlängerung weitere Anstellung möglich
Beschäftigung: Teilzeit/ 25 Wochenstunden
Einstufung IIIa/ KV Universität Graz (Grundstufe brutto 2.699.- Euro.- bei Vollzeit)
Arbeitsort: Harrachgasse 34/ 1. Stock, 8010 Graz

Aufgabenstellung
* Selbständig und eigenverantwortliche Projektadministration sowie organisatorische Unterstützung der Projektleitung
* Erledigung aller SAP Agenden (Rechnungen, Refundierungen, Anlagen,... ) Verantwortung über das Budgetcontrolling, monatliche Berichterstattung
* Ansprechperson für Künstler*innen, Pädagog*innen und Eltern in allen administrativen Angelegenheiten (Anmeldung, Abmeldung, Materialbeschaffung, Räumlichkeit, Zeit- und Terminpläne)
* Entwickeln von Formularen und Führen aller Dokumentationsunterlagen, laufende Berichterstattung an die Projektleitung, Führung von Fristenkalender
* Befüllen der Homepage /Text, Fakten und Bilder
* Eigenständige Verwaltung des Anmeldesystems ESRA Soft
* Administrative Veranstaltungskoordination (Raumressourcen, Catering, Materialien, Zeit- und Ablaufpläne, Teilnehmer*innenlisten, Feedbackbögen)
* Unterstützung bei der Vernetzungsarbeit zu Kooperationspartner*innen , zu Schulen und zu Sozialen Dienstleiter*innen
* Sekretariatsaufgaben wie Korrespondenz, Telefon- und E-Mail-Kommunikation, Terminverwaltung, Organisation von Besprechungen und Ablage
* Verantwortlich für die Darstellung der Zahlen und Fakten zu den Workshops und Veranstaltungen.
* Zuarbeit bei der Erstellung der Abschlussberichte (exakte Daten zu Budgetzahlen, Teilnahmezahlen, Bereitstellung aller Unterlagen zur fristgerechten Sicherstellung aller Dokumentationspflichten der Fördergeber

Anforderungsprofil
* Erfahrung in der Projektadministration und Dokumentation
* Erfahrung bei Projektabrechnungen und Kenntnisse der administrativen Agenden,
* Erfahrung und im Projektcontrolling (wünschenswert SAP Kenntnisse)
* Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook)
* Erfahrung oder Bereitschaft neue Programme zu erlernen (ESRA, Wix, SAP...)
* Sorgfältigkeit und Freude an genauer und verantwortungsbewusster Arbeit
* Zeitmanagementkompetenzen und Belastbarkeit in intensiven Projektphasen
* Freundliches und hilfsbereites Auftreten
* Geduld, Ausdauer und strukturierte Arbeitsweise

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Mag. Theres Hinterleitner, MSc Projektleitung
7.Fakultät, KinderKunstHochschule Steiermark
Harrachgasse 34, 8010 Universität Graz
www.kinder.kunsthochschule.at
Email: th.hinterleitner@uni-graz.at

Quelle: Bundesagentur für Arbeit - Rechtliche Hinweise zur Nutzung
Ob die Stelle noch verfügbar ist und weitere Informationen findest du direkt auf der Website der Bundesagentur für Arbeit. Bitte beachte: OPROMA ist nicht der Anbieter dieser Stelle und kann keine Auskünfte geben.