Das Unternehmen befindet sich in der Aufbau- und Wachstumsphase, weshalb die Position neben klassischen Assistenzaufgaben auch eine aktive Mitwirkung bei der Strukturierung und Organisation des Unternehmens umfasst.

Tätigkeit:
* Unterstützung der Geschäftsleitung in organisatorischen, administrativen und projektbezogenen Belangen
* Koordination und Organisation von Terminen, Besprechungen und Baustellenbesuchen der Geschäftsleitung und Bauleitung
* Vorbereitung von Besprechungen, Bauprojekten, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen
* Protokollführung bei Projekt- und Geschäftsbesprechungen sowie Nachverfolgung von vereinbarten Maßnahmen
* Kommunikation und Korrespondenz mit Auftraggeber_innen, Planer_innen, Behörden, Lieferant_innen, Subunternehmer_innen und Mitarbeiter_innen
* Unterstützung bei der administrativen Abwicklung von Bauprojekten (Angebote, Aufträge, Dokumentation, Ablage, Rechnungen)
* Organisation und Verwaltung von Projektunterlagen, Verträgen, Plänen und Schriftverkehr
* Unterstützung bei der Angebots- und Auftragsverwaltung sowie bei Ausschreibungen
* Mitwirkung bei der Vorbereitung und administrativen Begleitung von Bauprojekten und Baustellenorganisation
* Aufbereitung von projektbezogenen Auswertungen, Übersichten und Berichten für die Geschäftsleitung
* Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Bauleitung, Technik, Büro und externen Projektbeteiligten
* Unterstützung bei der Koordination von Subunternehmer_innen und Lieferant_innen aus administrativer Sicht
* Organisation interner Abläufe sowie Unterstützung bei der Weiterentwicklung der Unternehmensorganisation
* Verwaltung und Strukturierung von Unternehmensdokumenten und digitalen Ablagesystemen
* Unterstützung bei Marketingmaßnahmen, Projektpräsentationen und Referenzdokumentationen

Zusätzlich unterstützt die Assistenz der Geschäftsleitung die Unternehmensführung aktiv beim Aufbau und der Weiterentwicklung der internen Unternehmensstruktur. Dazu gehören insbesondere:
* Mitwirkung bei der Entwicklung effizienter Büro-, Kommunikations- und Verwaltungsstrukturen
* Aufbau und Pflege geordneter Dokumentations-, Ablage- und Organisationssysteme
* Unterstützung bei der Einführung und Strukturierung interner Prozesse und Arbeitsabläufe
* Organisatorische Unterstützung beim Wachstum des Unternehmens sowie bei der Weiterentwicklung interner Standards und Strukturen

Fachliche Kenntnisse und Qualifikationen:
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK, HLW, Bürokauffrau_mann oder vergleichbare Ausbildung)
* Mehrjährige Erfahrung im Office Management oder als Assistenz der Geschäftsführung von Vorteil
* Grundkenntnisse der Bauwirtschaft bzw. Bauadministration von Vorteil (Angebote, Ausschreibungen, Baustellenorganisation)
* Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
* Erfahrung mit Dokumentenmanagement und digitaler Ablage
* Grundkenntnisse in Buchhaltungsvorbereitung und Rechnungsprüfung
* Erfahrung in Termin- und Projektkoordination
* Kenntnisse im Umgang mit Behörden, Kund_innen und Geschäftspartner_innen
* Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
* Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
* Organisationsstärke und hohe Diskretion
* Erfahrung im Aufbau von administrativen Strukturen in kleinen Unternehmen von Vorteil

Soft Skills:
* Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
* Kommunikationsfähigkeit und professionelles Auftreten
* Eigenständigkeit und Verantwortungsbewusstsein
* Flexibilität und Belastbarkeit
* Proaktive Denkweise und Hands-on-Mentalität

Wir bieten:
* Ein spannendes Umfeld in einem jungen, wachsenden Unternehmen
* Eigenverantwortliches Arbeiten und die Möglichkeit, Strukturen aktiv mitzugestalten
* Abwechslungsreiche Aufgaben zwischen Administration, Organisation und Projektunterstützung
* Kurze Entscheidungswege in einem motivierten Team

Bewerbung:
Wir freuen uns auf Ihre schriftliche Bewerbung an: office@dxb-stilbau.atoffice@dxb-stilbau.at