Mitarbeiter Backoffice (m/w/d)

Baltic Jobs GmbH

24143 Kiel - Deutschland

Bürokaufmann/-frau Arbeit Vollzeit ab 11.12.2025

Beschreibung

**Über uns**

**Baltic Jobs GmbH** ist ein etabliertes Personaldienstleistungsunternehmen mit Schwerpunkt auf Zeitarbeit und Arbeitnehmerüberlassung. Wir unterstützen Unternehmen aus der Schiffbau-Branche mit passgenauen Personal‑Lösungen und legen großen Wert auf Verlässlichkeit, Qualität und eine partnerschaftliche Zusammenarbeit.

Bei uns erwarten Sie strukturierte Prozesse, ein kollegiales Umfeld und die Möglichkeit, die Qualität unserer Dienstleistung aktiv mitzugestalten.
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**Aufgaben**

- Sie übernehmen die tägliche Bearbeitung der Personaladministration für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Zeitarbeit.
- Sie sind verantwortlich für die Erstellung und Pflege von Arbeitsverträgen, Dienstvereinbarungen und Einsatzdokumenten.
- Sie prüfen und verbuchen Stundennachweise sowie Reisekostenabrechnungen und stimmen diese mit den Einsatzbetrieben ab.
- Sie unterstützen die Lohnbuchhaltung durch fristgerechte Datenaufbereitung und enge Abstimmungen.
- Sie betreuen telefonische und schriftliche Anfragen unseres Mitarbeiter- und Kundenstamms inklusive der Koordination von Terminen und Einsätzen.
- Sie pflegen Personal‑ und Kundendaten in unseren Systemen.
- Sie wirken bei der Optimierung interner Prozesse mit und erstellen regelmäßige Auswertungen und Reports für die Geschäftsleitung.
- Sie überblicken das Thema Arbeitsschutz für unsere eingesetzten Mitarbeiter und kümmern sich um entsprechende Unterweisungen sowie die Umsetzung von arbeitsmedizinischen Untersuchungen.

**Profil**

- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Personaldienstleistungskaufmann/‑frau, Kaufmann/‑frau für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Sie bringen idealerweise Erfahrung in der Zeitarbeit, Personaladministration oder einem vergleichbaren Backoffice‑Bereich mit.
- Sie beherrschen MS Office, insbesondere Excel, sicher und haben Erfahrung im Umgang mit Personaldatenbanken wie z.B. zvoove.
- Sie arbeiten sorgfältig, strukturiert und behalten auch in hektischen Phasen den Überblick.
- Sie verfügen über ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, Dienstleistungsorientierung und Teamfähigkeit.
- Sie gehen verantwortungsbewusst mit sensiblen Informationen um und erfüllen die Anforderungen an Diskretion und Datenschutz.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift runden Ihr Profil ab. Kenntnisse in Polnisch wären wünschenswert.

**Unser Angebot**

- Eine verantwortungsvolle Tätigkeit in einem stetig wachsenden Unternehmen mit flachen Hierarchien.
- Leistungsgerechte Vergütung sowie transparente Entwicklungsperspektiven und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Moderne Arbeitsplätze mit Blick auf die Kieler Förde und ein kollegiales Betriebsklima.
- Strukturierte Einarbeitung und Unterstützung durch erfahrene Kolleginnen und Kollegen.

**Kontaktinformation**

Wenn Sie Interesse an dieser Position haben, freuen wir uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, relevante Zeugnisse). Bitte nutzen Sie dafür unser Online‑Bewerbungsformular oder senden Sie Ihre Unterlagen über den Bewerbungsweg, der in unserer Stellenanzeige beschrieben ist.

Nach Eingang Ihrer Unterlagen prüfen wir diese zeitnah und melden uns bei geeigneten Bewerberinnen und Bewerbern zur Vereinbarung eines persönlichen Kennenlernens.

Rückfragen zum Bewerbungsprozess können Sie an unsere Personalabteilung richten. Wir behandeln alle Bewerbungen vertraulich und im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

Quelle: Bundesagentur für Arbeit - Rechtliche Hinweise zur Nutzung
Ob die Stelle noch verfügbar ist und weitere Informationen findest du direkt auf der Website der Bundesagentur für Arbeit. Bitte beachte: OPROMA ist nicht der Anbieter dieser Stelle und kann keine Auskünfte geben.