Das Deutsche Zentrum für Integrative Biodiversitätsforschung Halle-Jena-Leipzig
- iDiv ist ein weltweit führendes Zentrum der Biodiversitätswissenschaft und
konzentriert sich auf das Verständnis der biologischen Vielfalt auf unserer
Erde. Gegründet im Jahr 2012 ist iDiv inzwischen auf über 300 Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter aus fast 50 verschiedenen Ländern sowie 170 Mitglieder zum
‚Hotspot in Biodiversity Science‘ gewachsen. iDiv wird vornehmlich aus
öffentlichen Mitteln der drei Universitäten in Halle, Jena und Leipzig,
unterstützt durch die Bundesländer Sachsen-Anhalt, Sachsen und Thüringen, wie
auch dem Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung – UFZ finanziert. Mehr
Informationen unter:www.idiv.de.

Als zentrale Ansprechperson unseres Forschungszentrums suchen wir in der
Geschäftsstelle des iDiv e.V. zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n:

Mitarbeiter:in Empfang und Einkauf (Office Manager:in) (m/w/d)

Arbeitszeit:Vollzeit (40 h pro Woche); eine Verkürzung der Arbeitszeit
(Teilzeit) ist grundsätzlich möglich. Bitte gib dein Interesse daran bereits in
deiner Bewerbung an.
Vertragsart: unbefristet nach einer Probezeit von 6 Monaten
Vergütung:bis Entgeltgruppe 9a TV-L entsprechend den persönlichen
Voraussetzungen, inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung
(„Weihnachtsgeld“)

Deine Aufgaben
• Du bist der Erstkontakt für die am iDiv tätigen Mitarbeitenden und Gäste
(ca. 300 Personen) und bearbeitest deren Anfragen persönlich wie auch per
Telefon und Email auf Deutsch und auf Englisch
• Du unterstützt die iDiv-Verwaltung wie auch unsere Forschungsgruppen und
wissenschaftsunterstützenden Bereiche bei organisatorischen und
infrastrukturrelevanten Fragen (z.B. Raumplanung, Arbeitsplatzverwaltung,
Gebäudereinigung, Fuhrparkverwaltung, Gerätewartungen)
• Du bist verantwortlich für den Bereich Einkauf des iDiv e.V. und berätst und
unterstützt darüber hinaus iDiv-Forschungsgruppen in Beschaffungsfragen,
einschließlich der Koordinierung mit den für die Beschaffung zuständigen
Stellen der Trägereinrichtungen (Martin-Luther-Universität Halle/Wittenberg,
Friedrich-Schiller-Universität Jena, Universität Leipzig und Helmholtz-Zentrum
für Umweltforschung - UFZ)
• Du pflegst Stammdaten im iDiv-eigenen ERP-System (Sage) und entwickelst
digitale Prozesse für deinen Bereich weiter
• Du unterstützt bei Bedarf die Geschäftsstelle des iDiv e.V. bei allgemeinen
Verwaltungsaufgaben

Dein Profil
• Du hast mindestens zwei Jahre relevante Berufserfahrung im Bereich
Verwaltung, Empfang oder Assistenz gesammelt, mit mindestens einem Jahr
Erfahrung im Beschaffungswesen
• Wünschenswert ist eine Ausbildung als Fremdsprachenassistenz oder ein
Bachelorabschluss in den Bereichen Verwaltungswissenschaften,
Wirtschaftswissenschaften, Jura, Sozial- oder Geisteswissenschaften oder eine
vergleichbare abgeschlossene Verwaltungs- oder kaufmännische Berufsausbildung
• Du sprichst und schreibst fließend auf Deutsch und Englisch
• Idealerweise hast du Erfahrung im öffentlichen Dienst gesammelt und kennst
dich mit Verwaltungsvorschriften, Haushalts- und Vergaberecht gut aus
• Du bist selbstbewusst, kommunikationsstark und scheust dich nicht vor
persönlichem Kontakt mit hochrangingen Gästen aus Politik, Wissenschaft und
Wirtschaft
• Du bist in der Lage, neue und komplexe Sachverhalte schnell zu verstehen und
dich ohne Probleme in neue Prozesse einzuarbeiten
• Auch wenn viele Arbeiten gleichzeitig zu erledigen sind, behältst du den
Überblick, priorisierst deine Aufgaben und zeigst, dass du selbstständig
arbeiten kannst

Unser Angebot
• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem modernen, internationalen
Forschungszentrum
• Ein Arbeitsort unweit des Leipziger Stadtzentrums mit hervorragender
Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr, eigenem Parkplatz und überdachtem
Fahrradstellplatz
• Ein sicherer und gut ausgestatteter Arbeitsplatz in einem Forschungsneubau
• Flexible Arbeitszeiten und ein familienfreundliches Arbeitsumfeld mit der
Möglichkeit zu mobiler Arbeit
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr sowie zwei arbeitsfreie Tage am 24.
und 31.12.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung bis zum 25. Februar 2026, bevorzugt über
unser Bewerbungsportal aufhttps://apply.idiv.de. Postalische Bewerbungen können
gern an folgende Adresse gesendet werden: Deutsches Zentrum für integrative
Biodiversitätsforschung Halle-Jena-Leipzig – iDiv e.V., Personalabteilung,
Puschstraße 4, 04103 Leipzig. Die Bewerbungsunterlagen werden nicht
zurückgesandt, bitte reiche daher nur Kopien ein. Vorstellungskosten können wir
leider nicht übernehmen.

iDiv ist bestrebt, eine diverse und inklusive Gemeinschaft aufzubauen und zu
erhalten, die zusammen unsere Mission, großartige Wissenschaft zu betreiben,
unterstützt und umsetzt. Wir begrüßen, rekrutieren, entwickeln und fördern
talentierte Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen aus unterschiedlichen Kulturen und
mit verschiedenen Hintergründen.

Bei gleicher Eignung werden schwerbehinderte Menschen oder nach SGB IX
Gleichgestellte bevorzugt eingestellt.

Datenschutzhinweise für Bewerber:innen
Verantwortliche:r für die Datenverarbeitung im Bewerbungsverfahren im Sinne
der DSGVO ist: Deutsches Zentrum für integrative Biodiversitätsforschung
Halle-Jena-Leipzig – iDiv e.V., Puschstraße 4, 04103 Leipzig, Geschäftsführung:
Dr. Anne Wesemann, Tel.: 0341-97 33101, anne.wesemann@idiv.de,
Vereinsregisternr.: 8088
Wir verarbeiten im Bewerbungsverfahren nur die personenbezogenen Daten, die du
uns mit deiner Bewerbung zusendest. Die von dir mitgeteilten Daten verarbeiten
wir zur Prüfung deiner Bewerbung und deiner Eignung für die ausgeschriebene
Stelle sowie zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Rechtsgrundlage ist
insoweit § 26 BDSG. Zudem kann es erforderlich sein, dass deine Daten ggf. zur
Verteidigung bzw. Durchsetzung von Rechtsansprüchen verarbeitet werden. In
diesem Zweck liegt auch unser berechtigtes Interesse. Rechtsgrundlage ist für
diese Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Sofern in deinen
Bewerbungsunterlagen besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9
Abs. 1 DSGVO enthalten sind, verarbeiten wir diese im Rahmen des
Bewerbungsverfahrens zur Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von Pflichten
aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz.
Rechtsgrundlage ist insoweit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO i.V.m. Art. 9 Abs.
2 lit. b DSGVO und § 26 Abs. 3 BDSG. Deine Bewerberdaten werden lediglich an
die Stellen bzw. Personen im Forschungszentrum weitergegeben, die diese zur
Durchführung des Bewerbungsprozesses und zur Prüfung der Bewerbungen benötigen.
Deine Daten werden spätestens 6 Monate nach Ende des Bewerbungsprozesses für
die Stelle, auf die du dich beworben hast, gelöscht, sofern wir dich nicht
eingestellt haben. Haben wir mit dir einen Arbeitsvertrag geschlossen, werden
deine Bewerbungsdaten in die Personalakte aufgenommen.
Als Betroffene:r der Datenverarbeitung stehen dir die nachfolgenden Rechte zu.
Sofern du von diesen Rechten Gebrauch machen willst, wende dich hierzu bitte
an: Dr. Anne Wesemann
▪ Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO
▪ Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
▪ Recht auf Löschung deiner Daten nach Art. 17 DSGVO
▪ Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung nach Art. 18 DSGVO
▪ Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
Zudem hast du nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus
deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung deiner
personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt,
Widerspruch einzulegen. Der Widerspruch ist in diesem Fall zu begründen. Wenn
du der Ansicht sind, dass die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten gegen
Datenschutzrecht verstößt, hast du nach Art. 77 Abs. 1 DSGVO das Recht, dich
beim Sächsischen Datenschutzbeauftragten zu beschweren.