Mitarbeiter:in Gremienmanagement (w/m/d)

Bewerbungsfrist 24.04.2026 | Ab sofort l Vollzeit oder Teilzeit l
unbefristete Festanstellung l Berlin

Was Du bewegen kannst: Deine Aufgaben im Überblick

* Du organisierst und begleitest die Sitzungen des Vorstandes, Verwaltungsrates und weiteren Gremien - von der Vorbereitung über die Vorlagenerstellung und Protokollierung bis hin zur Nachverfolgung von Beschlüssen.
* Du erstellst und koordinierst die Sitzungsunterlagen und gewährleistet deren fristgerechte Bereitstellung unter Einhaltung regulatorischer und satzungsrechtlicher Vorgaben.
* Du bist zentrale Schnittstelle zwischen Vorstand, Gremienmitgliedern, Fachbereichen und externen Stakeholdern und koordinierst insbesondere den Schriftverkehr mit den Senatsverwaltungen.
* Du wirkst bei der Konzeption und Umsetzung von Governance-Themen im Gremienkontext mit.
* Du stellst die fristgerechte Übermittlung sämtlicher Organmeldungen nach § 24 KWG und angrenzenden Anzeige- und Meldepflichten sicher.
* Du begleitest und koordinierst den Prozess zur Ausschreibung und Bestellung des Jahresabschlussprüfers.
* Du analysierst bestehende Prozesse kritisch und treibst deren Optimierung voran - auch durch den gezielten Einsatz moderner Arbeitsweisen und Technologien.



Was Du mitbringst: Fachwissen und Soft-Skills

* Du verfügst über ein abgeschlossenes Studium, z. B. Wirtschafts-, Rechts- oder Verwaltungswissenschaften oder eine vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger Berufserfahrung.
* Du kennst Dich mit regulatorischen Anforderungen (KWG, MaRisk) und organisatorischen Vorgaben im Gremienumfeld sehr gut aus und gehst diskret mit vertraulichen und sensiblen Informationen um.
* Du arbeitest eigenständig, strukturiert und zuverlässig und gestaltest die Zusammenarbeit stets lösungsorientiert und zielführend.
* Du organisierst Dich souverän und behältst auch bei komplexen Abstimmungen mit engen Fristen den Überblick und bewahrst selbst in intensiven Phasen Ruhe.
* Du kommunizierst verbindlich und empfängerorientiert mit allen internen und externen Partner:innen auf allen Ebenen.
* Du denkst analytisch und hast Freude daran, Prozesse und digitale Anwendungen kontinuierlich weiterzuentwickeln.
* Du gehst neue und herausfordernde Dinge engagiert an und erarbeitest selbstständig Lösungen.



Du erfüllst nicht alle Anforderungen? Kein Problem. Überzeuge uns mit Motivation und
Lernbereitschaft. Wir unterstützen dich mit Weiterbildungsmaßnahmen, auch über die Einarbeitung hinaus.

Was Dich in der IBB erwartet: Unsere Benefits für Dich

* Unbefristete Anstellung mit tariflicher Vergütung
* Gleitzeitrahmen von 6-20 Uhr ohne Kernarbeitszeiten mit bis zu 60% mobilem Arbeiten
* Einstieg in Vollzeit (38 Stunden) oder nach individueller Teilzeitvereinbarung. Die Kapazität kann nach Absprache jederzeit erhöht oder reduziert werden.
* 30 Tage Urlaub, einen Freizeittag pro Jahr sowie 24. & 31.12. als Bankfeiertage
* Nachhaltige Mobilitätsangebote (Kostenloses Deutschlandticket Job, VBB, Leasing eines Fahrrades, E-Bikes, Lastenfahrrades, Pedelecs oder E-Rollers)



Klingt spannend? Weitere Benefits & Informationen findest Du auf unserer Karriereseite.


Wir stehen für Gleichstellung und DiversitätUnsere Vielfalt macht uns stark! Dabei treten wir für die Gleichberechtigung von Frauen und Männern ein und streben in den Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, eine Erhöhung des Frauenanteils an. Daher sind Bewerbungen von Frauen von besonderem Interesse. Ebenso stehen für uns Menschen mit Behinderung und Menschen mit Migrationsgeschichte im Fokus. Anerkannt schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung – auch auf Englisch, sofern Deutschkenntnisse auf B2-Niveau vorhanden sind!

Du möchtest es werden? Bewirb Dich jetzt!


Bei der IBB kannst Du aktiv etwas für Berlin bewirken. In unserem Bewerbungsportal findest Du nochmal
alle wichtigen Informationen und kannst Deine Bewerbung direkt hochladen.


Du hast weitere Fragen? Dann steht Dir Ute Bernert (Recruitierin, Tel. 030-2125/6283) gern zur Verfügung.


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