**Standort:** Tönisvorst
**Arbeitszeit:** Teilzeit
**Eintritt:** Zum nächstmöglichen Zeitpunkt

### **Wer wir sind**

Wir sind ein etabliertes und wachsendes **Bauunternehmen**, das für Qualität, Zuverlässigkeit und strukturierte Prozesse steht. Neben der Baustelle legen wir großen Wert auf eine **saubere Administration, transparente Finanzprozesse und eine gut organisierte interne Struktur**.
Unser Team arbeitet kollegial, lösungsorientiert und auf Augenhöhe – kurze Wege, klare Zuständigkeiten und gegenseitige Unterstützung sind für uns selbstverständlich.

Zur Verstärkung unseres Backoffice suchen wir eine **strukturierte, zuverlässige und zahlenaffine Persönlichkeit**, die administrative und buchhalterische Prozesse souverän begleitet.

## **Ihre Aufgaben**

### **Post-, Dokumenten- und Informationsmanagement**

- Empfang, Öffnen und Sortieren eingehender Papierkorrespondenz
- Erfassung sämtlicher eingehender Post in einem Register (Eingangsdatum, Absender, zuständiges Unternehmen/Objekt, Kurzinhaltsangabe)
- Scannen und Prüfen eingehender Dokumente auf Qualität und Lesbarkeit
- Strukturierte Archivierung und Speicherung gemäß internen Dokumentenflussregeln
- Sicherstellung einer logischen Dokumentenstruktur nach Unternehmen, Objekt und Zeitraum
- Personalisierte Weiterleitung relevanter Informationen und Dokumente per E-Mail an zuständige Stellen

### **Fristen- und Zahlungsüberwachung**

- Überwachung von Dokumentenfristen (Antworten, Weiterleitungen, Zahlungen)
- Identifizierung von Rechnungen, Mahnungen und Zahlungsaufforderungen
- Überwachung regelmäßiger und geplanter Zahlungen
- Rechtzeitige Information der zuständigen Personen bei Fristen und überfälligen Zahlungen

### **Buchhaltungs- & DATEV-Unterstützung**

- Vorbereitung buchhalterischer Belege für das Steuerbüro / Finanzamt
- Zeitnahe und vollständige Übertragung der Unterlagen in DATEV
- Dokumentation und Statusüberwachung übertragener Belege
- Kontrolle der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
- Überwachung von Gegenzahlungen, Verrechnungen und Korrekturen
- Unterstützung bei buchhalterischen Zahlungen und Prüfung der Zahlungszwecke
- Regelmäßige Abstimmung der DATEV-Daten mit der internen Buchhaltung

### **Kommunikation & Schnittstellen**

- Kommunikation mit Steuerbüro, Finanzamt, Behörden und Institutionen
- Bereitstellung von Erläuterungen und Unterlagen auf Anfrage
- Vorbereitung und Übermittlung von Daten für die Gehaltsabrechnung
- Unterstützung bei der Erstellung und Abwicklung der Jahresabschlüsse

### **Allgemeine Kontrolle & Organisation**

- Sicherstellung der Transparenz administrativer und finanzieller Prozesse
- Frühzeitige Meldung von Abweichungen, Risiken oder Unstimmigkeiten an die Geschäftsleitung
- Pflege und Überwachung der OneDrive-Struktur (Ordner, Zugriffsregeln, Datenaktualität)

## **Ihr Profil – das bringen Sie mit**

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau, Steuerfachangestellte:r o. ä.)
- Erfahrung im administrativen Bereich, idealerweise mit **buchhalterischem Bezug**
- **Sehr gute Strukturierungs- und Organisationsfähigkeit**
- Sicherer Umgang mit **DATEV** (wünschenswert) und MS Office, insbesondere Outlook und Excel
- Sorgfältige, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise
- Verständnis für Fristen, Zahlen und Dokumentenprozesse
- Kommunikationsstärke im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
- Selbstständiges Arbeiten und Teamfähigkeit
- Zusatzsprachen von Vorteil: Russisch, Ukrainisch
- Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

## **Was Sie bei uns erwartet**

- Ein **sicherer Arbeitsplatz** in einem etablierten Bauunternehmen
- Ein **kollegiales, wertschätzendes Team** mit kurzen Entscheidungswegen
- Strukturierte Einarbeitung und klare Zuständigkeiten
- Abwechslungsreiche Tätigkeit mit Verantwortung
- Moderne Arbeitsmittel und digitale Prozesse
- Leistungsgerechte Vergütung
- Langfristige Perspektive in einem wachsenden Unternehmen

## **Interesse geweckt?**

Dann freuen wir uns auf Ihre **aussagekräftige Bewerbung** inklusive Lebenslauf und möglichem Eintrittstermin per E-Mail.