Arbeitgeber: Amt Odervorland

Stellenausschreibung Das Amt Odervorland mit seinen 4 amtsangehörigen Gemeinden und rund 10.500 Einwohnern sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Mitarbeiter Sekretariat und Sitzungsdienst (m/w/d) In der folgenden Stellenausschreibung wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit ausschließlich die männliche Form verwendet. Die Stellenausschreibung richtet sich gleichermaßen an alle Menschen. Ihr Aufgabengebiet umfasst insbesondere: Aufgaben im Sekretariat: - Unterstützung des Amtsdirektors im operativen Tagesgeschäft, - Organisation sowie Vor- und Nachbereiten von Veranstaltungen/ Sitzungen/ Arbeitsberatungen/ Meetings inkl. Bewirtungs- und Verpflegungsorganisation, - Empfang und Betreuung von Besuchern, - Bearbeitung der Posteingänge und -ausgänge (auch beBPo), Beurteilung der Bedeutung (Dringlichkeit und Wichtigkeit) eingehender Post, E-Mails und Telefonate, - Verteilung und Organisation interner Umläufe, - Terminverfolgung von Vorgängen (Wiedervorlage), - Rechnungseingänge digital erfassen und an zuständige Fachbereiche weiterleiten, - Führung der Handkasse, - Führung und Organisation der Ablage, - Protokollführung bei Dienstberatungen und Sitzungen, - Übernahme kleinerer Rechercheaufträge. Aufgaben im Sitzungsdienst: - Vorbereitung und Unterstützung bei der Organisation von Sitzungen der verschiedenen Gremien, - Versand von Einladungen, Registratur von Rückmeldungen, - Fristensetzung und Fristenüberwachung, - Vorbereitung von Vorlagen für Ausschüsse und Gremien, - Druck-, Scan- und Vervielfältigungsaufgaben, - Sicherstellung der amtlichen Bekanntmachung, der Protokollführung und der Beschlusskontrolle, - Stammdaten im Sitzungsdienstprogramm pflegen. Ihr Profil: - Sie bringen folgende Qualifizierung mit: ◦ abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellten oder ◦ eine vergleichbare rechtlich geprägte Berufsausbildung (wie z.B. Justizfachangestellter, Rechtsanwaltsfachangestellter, Notarfachangestellter) oder ◦ eine vergleichbare Berufsausbildung (wie z.B. Kaufmann für Büromanagement), - wünschenswert Berufserfahrung, die zur Aufgabenwahrnehmung befähigt (z. B. im Sekretariat oder Terminmanagement), - wünschenswert Kenntnisse der Fachanwendungen HKR und SD.Net, - wünschenswert gute schreibtechnische Fähigkeiten (z.B. Zehnfingersystem mit mindestens 180 Anschlägen pro Minute) oder Stenografiekenntnisse, flexibler Einsatz auch am Abend im Rahmen des Protokolldienstes, sicherer Umgang mit den gängigen Office-Programmen, - ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift, Sprachniveau mindestens C2 GER, (z.B. durch Goethe-Zertifikat), - eine sehr gute sprachliche Ausdrucksfähigkeit und sicheres Sprachempfinden, - Belastbarkeit, Organisationsgeschick sowie Konfliktfähigkeit, - ein hohes Maß an Verschwiegenheit, Zuverlässigkeit sowie die Fähigkeit zum selbständigen Arbeiten, - Führerschein Klasse B, - einwandfreies Führungszeugnis. Unser Angebot: - ein befristetes Beschäftigungsverhältnis, bis zum 31.12.2027 mit der Option der Entfristung, mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden, - eine leistungsgerechte Vergütung bei entsprechender Voraussetzung bis zu EG 6 TVöD - VKA, (Überprüfung der Stellenbeschreibung sowie Stellenbewertung ist geplant), zzgl. der im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen (31 Tage Erholungsurlaub sowie die Möglichkeit der Nutzung von bis zu 3 Umwandlungstagen pro Jahr (ab 2027)), jährliches Entgeltgruppe, 6 Entwicklungsstufen Leistungsentgelt, Krankengeldzuschuss, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersversorgung bei dem kommunalen Versorgungsverband), Jahressonderzahlung, der in - ein vielseitiges anspruchsvolles Aufgabengebiet, - ein freundliches und hilfsbereites Team, das Sie vom ersten Tag an einbindet und unterstützt, flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten sowie mobile Arbeit im Rahmen der geltenden - Dienstvereinbarung, zielgerichtete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, kostenlose Pkw-Parkplätze. Ihre schriftliche Bewerbung (mit tabellarischem Lebenslauf, Tätigkeitsnachweis(en) und sonstigen aussagekräftigen Unterlagen) richten Sie bitte bis zum 3. November 2026 an das Amt Odervorland - Der Amtsdirektor - Bahnhofstraße 3 - 4 15518 Briesen (Mark) oder per E-Mail an personalwesen@amt-odervorland.de. Das Amt Odervorland verpflichtet sich, die berufliche Gleichstellung von Männern und Frauen zu fördern. Schwerbeschädigte Bewerber/innen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Von einer Zusendung Bewerbungsunterlagen aus Kostengründen nicht zurückgesandt werden. in Heftern oder Bewerbungsmappen ist abzusehen, da Die Datenverarbeitung erfolgt unter Berücksichtigung der Datenschutz-Grundverordnung i. V. m. dem § 26 Abs. 1 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes. Weitere datenschutzrechtliche Informationen finden Sie auf unserer Internetseite unter dem Stichwort Datenschutzerklärung. Dirk Meyer Amtsdirektor