Mitarbeiter Sekretariat und Sitzungsdienst (m/w/d)

Stellenausschreibung Das Amt Odervorland mit seinen 4 amtsangehörigen Gemeinden und rund 10.500 Einwohnern sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Mitarbeiter Sekretariat und Sitzungsdienst (m/w/d) In der folgenden Stellenausschreibung wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit ausschließlich die männliche Form verwendet. Die Stellenausschreibung richtet sich gleichermaßen an alle Menschen.

Ihr Aufgabengebiet umfasst insbesondere: Aufgaben im Sekretariat:

• Unterstützung des Amtsdirektors im operativen Tagesgeschäft,

• Organisation sowie Vor- und Nachbereiten von Veranstaltungen/ Sitzungen/ Arbeitsberatungen/ Meetings inkl. Bewirtungs- und Verpflegungsorganisation,

• Empfang und Betreuung von Besuchern,

• Bearbeitung der Posteingänge und -ausgänge (auch beBPo), Beurteilung der Bedeutung (Dringlichkeit und Wichtigkeit) eingehender Post, E-Mails und Telefonate,

• Verteilung und Organisation interner Umläufe,

• Terminverfolgung von Vorgängen (Wiedervorlage),

• Rechnungseingänge digital erfassen und an zuständige Fachbereiche weiterleiten,

• Führung der Handkasse,

• Führung und Organisation der Ablage,

• Protokollführung bei Dienstberatungen und Sitzungen,

• Übernahme kleinerer Rechercheaufträge.

Aufgaben im Sitzungsdienst:

• Vorbereitung und Unterstützung bei der Organisation von Sitzungen der verschiedenen Gremien,

• Versand von Einladungen, Registratur von Rückmeldungen,

• Fristensetzung und Fristenüberwachung,

• Vorbereitung von Vorlagen für Ausschüsse und Gremien,

• Druck-, Scan- und Vervielfältigungsaufgaben,

• Sicherstellung der amtlichen Bekanntmachung, der Protokollführung und der Beschlusskontrolle,

• Stammdaten im Sitzungsdienstprogramm pflegen.

Ihr Profil:

• Sie bringen folgende Qualifizierung mit: ◦ abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellten oder ◦ eine vergleichbare rechtlich geprägte Berufsausbildung (wie z.B. Justizfachangestellter, Rechtsanwaltsfachangestellter, Notarfachangestellter) oder ◦ eine vergleichbare Berufsausbildung (wie z.B. Kaufmann für Büromanagement),

• wünschenswert Berufserfahrung, die zur Aufgabenwahrnehmung befähigt (z. B. im Sekretariat oder Terminmanagement),

• wünschenswert Kenntnisse der Fachanwendungen HKR und SD.Net,

• wünschenswert gute schreibtechnische Fähigkeiten (z.B. Zehnfingersystem mit mindestens 180 Anschlägen pro Minute) oder Stenografiekenntnisse, flexibler Einsatz auch am Abend im Rahmen des Protokolldienstes, sicherer Umgang mit den gängigen Office-Programmen,

• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift, Sprachniveau mindestens C2 GER, (z.B. durch Goethe-Zertifikat),

• eine sehr gute sprachliche Ausdrucksfähigkeit und sicheres Sprachempfinden,

• Belastbarkeit, Organisationsgeschick sowie Konfliktfähigkeit,

• ein hohes Maß an Verschwiegenheit, Zuverlässigkeit sowie die Fähigkeit zum selbständigen Arbeiten,

• Führerschein Klasse B,

• einwandfreies Führungszeugnis.

Unser Angebot:

• ein befristetes Beschäftigungsverhältnis, bis zum 31.12.2027 mit der Option der Entfristung, mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden,

• eine

leistungsgerechte Vergütung bei entsprechender Voraussetzung bis zu
EG 6 TVöD - VKA, (Überprüfung der Stellenbeschreibung sowie Stellenbewertung ist
geplant),
zzgl. der im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen (31 Tage Erholungsurlaub sowie die
Möglichkeit der Nutzung von bis zu 3 Umwandlungstagen pro Jahr (ab 2027)),
jährliches
Entgeltgruppe,
6 Entwicklungsstufen
Leistungsentgelt, Krankengeldzuschuss, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche
Altersversorgung bei dem kommunalen Versorgungsverband),

Jahressonderzahlung,

der

in

• ein vielseitiges anspruchsvolles Aufgabengebiet,

• ein freundliches und hilfsbereites Team, das Sie vom ersten Tag an einbindet und unterstützt, flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten sowie mobile Arbeit im Rahmen der geltenden

• Dienstvereinbarung, zielgerichtete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, kostenlose Pkw-Parkplätze.

Ihre schriftliche Bewerbung (mit tabellarischem Lebenslauf, Tätigkeitsnachweis(en) und sonstigen aussagekräftigen Unterlagen) richten Sie bitte bis zum 3. November 2026 an das Amt Odervorland

• Der Amtsdirektor - Bahnhofstraße 3 - 4

15518 Briesen (Mark)

oder per E-Mail an personalwesen@amt-odervorland.de.

Das Amt Odervorland verpflichtet sich, die berufliche Gleichstellung von Männern und Frauen zu fördern. Schwerbeschädigte Bewerber/innen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.
Von einer Zusendung Bewerbungsunterlagen aus Kostengründen nicht zurückgesandt werden.

in Heftern oder Bewerbungsmappen ist abzusehen, da Die Datenverarbeitung erfolgt unter Berücksichtigung der Datenschutz-Grundverordnung i. V. m. dem § 26 Abs. 1 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes. Weitere datenschutzrechtliche Informationen finden Sie auf unserer Internetseite unter dem Stichwort Datenschutzerklärung.
Dirk Meyer Amtsdirektor