Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) in der Verwaltung / Sekretariat

Karlsruher Institut für Technologie Universitätsbereich

76131 Karlsruhe, Baden - Deutschland

Betriebswirt/in (Hochschule) Arbeit Vollzeit ab 19.12.2025

Beschreibung

# Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) in der Verwaltung / Sekretariat

## Organisationseinheit

Institut für Produktionstechnik (WBK)

## Ihre Aufgaben

Sie unterstützen die Institutsleitung des wbk Institut für Produktionstechnik und insbesondere die Sprecherin im Sonderforschungsbereich (SFB 1574) im administrativen und organisatorischen Projektmanagement des SFB und sind für das operative Tagesgeschäft der Sprecherin verantwortlich.

Sie bereiten Sitzungen und Entscheidungsprozesse in enger Zusammenarbeit mit den zugeordneten Abteilungen des Instituts und unter Verknüpfung vielfältiger interner und externer Partner vor.

Zu Ihren Aufgaben gehört das verlässliche Termin- und Reisemanagement der Sprecherin sowie die reibungslose Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern und die Vor- und Nachbereitung von Konferenzen, Veranstaltungen, Workshops und Meetings.

Ein maßgeblicher Teil Ihrer Aufgaben besteht in der Unterstützung der Institutsleitung in administrativen Belangen des Förderprojektes, für deren Verfolgung und Umsetzung von Entscheidungen Sie verantwortlich sind.

## Eintrittstermin

zum nächstmöglichen Zeitpunkt

## Ihre Qualifikation

- Sie verfügen über ein erfolgreich abgeschlossenes Studium im Bereich BWL oder vergleichbare Ausbildung und relevante Berufserfahrungen im Assistenzbereich.
- Sie sind selbständig und sicher im Umgang mit dem PC.
- Insbesondere verfügen Sie über sehr gute Kenntnisse in MS-Office-Programmen (Outlook, Word und Excel).
- Absolute Zuverlässigkeit, Bereitschaft zur Übernahme von Verantwortung und ein stilsicherer Umgang mit der deutschen Sprache werden vorausgesetzt.
- Sie überzeugen durch ausgeprägte kommunikative und organisatorische Fähigkeiten, ein freundliches und verbindliches Auftreten sowie eine sehr ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung.
- Gute englische Sprachkenntnisse sowie eine selbständige, eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise mit hoher Einsatzbereitschaft runden Ihr Profil ab.

## Das bieten wir Ihnen

Werden auch Sie Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.

## Entgelt

EG 9a TV-L, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

## Vertragsdauer

befristet auf zwei Jahre

## Bewerbungsfrist bis

18.01.2026

## Fachliche Ansprechperson

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Frau Prof. Gisela Lanza, Tel. +49 721 608-44017.

Bitte bewerben Sie sich **online** über den unten stehenden Button für die Ausschreibungsnummer 1363/2025.

Ausschreibungsnummer: 1363/2025

Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.

## Kontakt

**Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung:**
Personalservice (PSE) - Personalbetreuung
Frau Kehrer
Telefon: 0721 608-45415,

Institut für Produktionstechnik (WBK)

Quelle: Bundesagentur für Arbeit - Rechtliche Hinweise zur Nutzung
Ob die Stelle noch verfügbar ist und weitere Informationen findest du direkt auf der Website der Bundesagentur für Arbeit. Bitte beachte: OPROMA ist nicht der Anbieter dieser Stelle und kann keine Auskünfte geben.